Gestión de pedidos y contratos

Pedidos y contratos

De la consulta a la factura, gestionado en un solo sistema.

Gestiona todo el ciclo de vida del pedido (consultas, presupuestos, aprobaciones, contratos, entregas y facturación) en un sistema conectado a tu CRM, proyectos y documentos. Sin hojas de cálculo aisladas, sin retecleo entre herramientas.

1: fuente única de verdad por pedido
0: retecleo entre sistemas
∞: pasos del proceso personalizables

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Lo que puedes gestionar en pedidos

Ciclo de vida del pedidoSigue cada pedido desde la consulta hasta la confirmación, entrega y cierre.

Contratos y documentosContratos, acuerdos de confidencialidad, modificaciones y documentos relacionados almacenados en el registro del pedido.

AprobacionesFlujos de aprobación multietapa para presupuestos, contratos, solicitudes de cambio y órdenes de compra.

AutomatizacionesTransiciones de estado automáticas, notificaciones, borradores de factura y creación de proyectos.

InformesValor de pedidos, pipeline, tasa de cumplimiento, pedidos atrasados e ingresos por periodo.

Datos conectadosPedidos vinculados a clientes, productos, proyectos, facturas y equipos.

Modelo de datos

Construye el proceso de pedidos que se ajuste a tu negocio

Tú diseñas el modelo de datos. Los pedidos pueden incluir cualquier campo que tu negocio necesite, desde simples líneas de producto hasta contratos de proyecto complejos en varias fases.

ClientesEmpresas, contactos, direcciones de facturación, gestores de cuenta e historial de comunicación.

PedidosRegistros de pedido con número, estado, valor, plazo, responsable y registros relacionados.

Productos y serviciosCatálogo de productos con precios, unidades, categorías y variantes vinculados a las líneas del pedido.

ContratosDocumentos contractuales con partes, valor, vigencia, adjuntos y estado de aprobación.

FacturasRegistros de factura vinculados a pedidos, con importes, fechas de vencimiento y estado de pago.

ProyectosProyectos creados a partir de pedidos, con tareas, hitos, equipos y seguimiento de presupuesto.

Ciclo de vida

Etapas típicas de un pedido

Las etapas son totalmente configurables. A continuación se muestra un ciclo de vida de ejemplo; tu negocio puede tener más o menos pasos.

Consulta recibida

El cliente la envía mediante formulario o el equipo de ventas crea el registro manualmente.

Presupuesto preparado

El presupuesto se elabora a partir de la base de datos de productos, se aprueba y se envía al cliente.

Pedido confirmado

El cliente acepta el presupuesto. El estado del pedido pasa a confirmado.

Entrega en curso

Se crea el proyecto, se notifica al equipo, se asignan tareas y se sigue el progreso.

Facturado

Se genera la factura a partir del pedido y se envía al cliente.

Cerrado

Pago recibido, pedido cerrado, datos disponibles para informes.

Estructura de la base de datos de pedidos

Oblast	Co řeší	Příklad
Número de pedido	ID generado automáticamente con prefijo y secuencia.	ORD-2026-001, PRO-042
Cliente	Enlace a la base de datos de clientes: empresa, contacto de facturación, gestor de cuenta.	ACME S.L., contacto: Juan Pérez
Estado	Etapa actual en el ciclo de vida del pedido.	Consulta, Presupuestado, Confirmado, En entrega, Facturado, Cerrado
Valor del pedido	Valor total del pedido: moneda, importe, gestión de impuestos.	12.500 € sin IVA
Productos / líneas	Registros de producto vinculados con cantidad, precio unitario y total.	Producto A × 10 a 125 € = 1.250 €
Contrato	Enlace al documento de contrato con vigencia, adjuntos y estado de aprobación.	Contrato n.º CON-2026-001, firmado
Proyecto	Proyecto de entrega vinculado con tareas, hitos y equipo.	Proyecto de implementación T3 2026
Factura	Registros de factura vinculados al pedido: importe, fecha de vencimiento, estado de pago.	Factura F2026-001, vencimiento: 30 días, pagada
Responsable	Comercial o gestor de cuenta responsable del pedido.	Sara Jiménez
Plazo	Plazo de entrega o de contrato con recordatorios automáticos.	2026-09-30

De la consulta al trato cerrado

1ConsultaEl cliente la envía mediante formulario o ventas la crea manualmente. El CRM se actualiza automáticamente.
2PresupuestoEl presupuesto se elabora a partir de la base de datos de productos. Se aprueba internamente y luego se envía por correo.
3Confirmación del pedidoEl cliente confirma. El estado cambia a 'Confirmado'. Comienza la entrega.
4EntregaSe crean automáticamente el proyecto, las tareas y los hitos. El equipo sigue el progreso.
5FacturaciónSe genera la factura a partir de los datos del pedido. Se envía al contacto de facturación.
6CierreSe registra el pago, el pedido se cierra. Los datos pasan a los paneles de informes.

Permisos

Cada rol ve lo que necesita

Ventas ve el pipeline, entrega ve las tareas, finanzas ve las facturas, con los datos sensibles ocultos según el rol.

Ventas

Gestión de pedidos

Valor del pedidoEditar

Margen internoOculto

Contactos del clienteEditar

Entrega

Ejecución del proyecto

Proyecto y tareasEditar

Importes de facturaOculto

Plazo del pedidoSolo lectura

FIN

Finanzas

Facturación y pagos

Estado de facturaEditar

Valor del pedidoSolo lectura

Notas internasOculto

Comunicación

Toda la comunicación permanece en el pedido

Correos, presupuestos, contratos y notas internas están vinculados al registro del pedido, no dispersos en hilos de correo.

Comunicación con el cliente

Envío de presupuestos y contratos por correo
Hilos de correo vinculados al registro del pedido
Confirmaciones y recordatorios automatizados

Coordinación interna

Notificaciones de aprobación de presupuestos
Alertas de cambio de estado al equipo de entrega
Recordatorios de plazo antes del vencimiento

Automatización

Qué ocurre automáticamente en el proceso de pedidos

1
Pedido confirmado → proyecto creado
El cambio de estado a 'Confirmado' activa la creación automática del proyecto con tareas e hitos estándar.
2
Entrega completada → factura en borrador
Cuando el estado de entrega llega a 'Completado', se crea un borrador de factura a partir de los datos del pedido.
3
Presupuesto enviado → recordatorio de seguimiento
Si no hay respuesta en 5 días, el comercial recibe un recordatorio de seguimiento automático.
4
Plazo próximo → alerta
3 días antes del plazo de entrega, el responsable y el líder de entrega reciben una alerta.
5
Factura enviada → seguimiento de pago
La fecha de vencimiento del pago se establece automáticamente. Las facturas atrasadas activan un escalado.

Comparación

Gestión de pedidos en Apexloop frente a herramientas fragmentadas

Funkce	Apexloop	CRM + herramientas aparte
Conexión de datos
Pedido vinculado a cliente, proyecto y factura		enlaces manuales
Contrato almacenado en el registro del pedido		DMS aparte
Factura generada a partir de los datos del pedido		retecleo
Automatización
Proyecto creado al confirmar el pedido		manual
Borrador de factura al completar la entrega		manual
Recordatorios de plazo		solo calendario
Informes
Valor de pedidos por etapa, periodo y comercial		exportar a Excel
Panel de facturas pendientes		contabilidad aparte
Métricas de rendimiento de entrega		manual

Impacto operativo

Gestión de pedidos: fragmentada frente a conectada

Comparación ilustrativa para un equipo que procesa más de 50 pedidos al mes en varias herramientas.

Herramientas fragmentadas

CRM + herramienta de proyectos + facturación + DMS

Datos retecleados entre sistemascada pedido

Estado poco claro entre herramientasconfusión diaria

Factura creada manualmente a partir de notaspor pedido

Informe elaborado a partir de varias exportacionescarga semanal

Coste administrativo ocultohoras por pedido

Cada traspaso entre herramientas crea riesgo de errores y pérdida de contexto.

Pedidos de Apexloop

Un sistema para todo el ciclo de vida

El pedido es el registro únicov ceně

Estado visible para todos los rolesv ceně

Factura generada por automatizaciónv ceně

Paneles siempre actualizadosv ceně

Carga administrativamínima

El equipo se centra en los clientes y la entrega, no en coordinar datos.

Informes

Informes de pedidos sin exportaciones

Gráficos, agregaciones y paneles construidos directamente sobre tu base de datos de pedidos, mostrando siempre datos actuales.

Pipeline por etapaValor y número de pedidos en cada etapa: ve dónde se quedan atascados los tratos.

Ingresos en el tiempoTendencia de ingresos mensual, trimestral o anual a partir de pedidos cerrados.

Rendimiento por comercialPedidos cerrados, valor y tamaño medio del trato por comercial.

Rendimiento de entregaTasa de entrega a tiempo, días medios hasta el cierre, pedidos atrasados.

Facturas pendientesTotal pendiente, vencimiento esta semana, atrasadas y tendencia de pago.

Ingresos por productoQué productos y servicios generan más valor de pedido.

Implementación

Primeros pasos con la gestión de pedidos

1
Configura la base de datos de pedidos
Crea la base de datos principal de pedidos con campos de estado, valor, enlace a cliente, responsable y plazo.
2
Conecta los productos
Construye un catálogo de productos/servicios y enlázalo a las líneas del pedido.
3
Añade bases de datos relacionadas
Conecta clientes, proyectos, contratos y facturas como bases de datos relacionadas.
4
Configura las automatizaciones
Configura la creación de proyectos, el borrador de facturas, los recordatorios y las notificaciones de estado.
5
Construye vistas por rol
Ventas obtiene un kanban de pipeline, entrega obtiene un calendario de tareas, finanzas obtiene una tabla de facturas.
6
Crea paneles
Construye paneles de gestión con métricas de pipeline, ingresos y entrega.

Gestiona todo el ciclo de vida del pedido en un solo sistema

Desde la primera consulta hasta la factura final, con automatizaciones, aprobaciones, proyectos conectados e informes en tiempo real. Sin hojas de cálculo, sin retecleo, sin cambiar de herramienta.