Gestión documental
Documentos, registros y procesos en un solo lugar.
La gestión documental en Apexloop no es solo almacenamiento de archivos. Cada documento puede tener sus propios metadatos, archivos adjuntos, enlaces a registros, contenido de texto enriquecido, historial, responsables, pasos de aprobación y automatizaciones.
- 1
- lugar para los documentos
- ∞
- campos personalizados
- 0
- personalizadores externos
Qué puedes gestionar en la gestión documental
Modelo de datos para la gestión documental
| Oblast | Co řeší | Příklad |
|---|---|---|
| Documento | El registro principal de la base de datos. Puede tener su propio ID, estado, responsable, plazos, archivos adjuntos, contenido de texto enriquecido y relaciones. | Contrato n.º SML-2026-001, factura, política, propuesta |
| Metadatos | Cualquier columna del documento. Texto, número, divisa, fecha, persona, booleano, dirección, selección, selección múltiple o HTML. | Tipo de documento, importe, válido hasta, propietario, archivado |
| Contenido del documento | Página de texto enriquecido mediante referencia a página PlateJS o celda de texto enriquecido en un popover. | Texto del contrato, política interna, notas de reunión |
| Archivos adjuntos | Adjuntos almacenados directamente en el registro u obtenidos desde el correo. | Contrato en PDF, escaneo, adjunto XLS, imagen |
| Relaciones | Las columnas de selección, selección múltiple, registro y vista enlazan el documento con otras bases de datos. | El documento pertenece a un cliente, proyecto o documento padre |
| Vistas | Los mismos datos del documento se pueden mostrar como tabla, kanban, calendario, línea de tiempo, galería, gráfico o detalle. | Vigencia del contrato en calendario, documentos por estado en kanban |
| Automatización | Flujo basado en nodos con un disparador y acciones sobre el documento y los registros vinculados. | Tras subir el contrato, iniciar la aprobación y avisar al departamento legal |
Escenarios clave
Gestión documental según tus procesos
Apexloop te permite construir la gestión documental exactamente como funciona tu empresa — sin formularios fijos y sin desarrollo externo.
Proceso documental sin reescritura manual
Las automatizaciones trabajan con un documento como con cualquier otro registro. Pueden leer metadatos, cambiar campos no calculados, buscar registros relacionados, iterar sobre ellos, enviar mensajes o llamar a sistemas externos.
Aprobación de documentos
Cuando el estado cambia a «Pendiente de aprobación», se envía una notificación al responsable, se fija un plazo y se crea una tarea de aprobación.
Generación de PDF
Una página Plate puede contener marcadores de posición que se rellenan con los datos del registro en la automatización y se imprimen como PDF.
Comunicación por correo
Un documento se puede enviar como correo, el contenido Plate se convierte en HTML compatible con correo y los adjuntos se asocian de nuevo a la base de datos.
Integración mediante webhooks
Los nodos de webhook y HTTP permiten recibir documentos de fuentes externas o enviar el estado del documento a otros sistemas.
Ciclo de vida típico de un documento
- 11. Creación del documentoEl documento se crea manualmente, mediante formulario, desde un correo, un webhook o una automatización.
- 22. Relleno de metadatosEl usuario o la automatización rellenan tipo, estado, propietario, plazos, importes, relaciones y archivos adjuntos.
- 33. ColaboraciónEl equipo trabaja en la página de texto enriquecido, comenta el registro, gestiona tareas relacionadas y se comunica por chat o correo.
- 44. Aprobación y envíoLa automatización inicia la aprobación, prepara el PDF, envía el correo o actualiza los registros vinculados.
- 55. ArchivadoTras el cierre, el documento se puede archivar. Los registros archivados se pueden proteger frente a más cambios.
Cada persona ve solo lo que debe
Los permisos se pueden controlar a nivel de persona y de grupo. Para documentos sensibles no necesitas ocultar todo el registro — basta con restringir campos concretos.
Director de proyecto
Gestiona el documento dentro de un proyecto
Equipo legal
Revisa el contenido del contrato
Usuario externo
Ve solo la información seleccionada
Vistas
Un modelo de documento, muchas formas de trabajar
Puedes mostrar los mismos datos según la situación: como tabla para gestores, calendario para plazos, kanban para estados o detalle para el trabajo diario.
Columnas recomendadas para una base de datos de documentos
| Oblast | Co řeší | Příklad |
|---|---|---|
| Número de documento | ID definido por el usuario con prefijo y número autoincremental. | DOC-2026-001, CON-001 |
| Tipo de documento | Selección sobre una base de datos de tipos de documento para que los valores sean ampliables y filtrables. | Contrato, factura, propuesta, política |
| Estado | Selección o selección múltiple según el proceso. | Borrador, revisión, aprobado, firmado, archivado |
| Propietario | Columna de persona con opción de varias personas o grupos. | Equipo legal, contable, comercial |
| Válido hasta | Columna de fecha y hora para vencimientos, renovaciones y recordatorios. | 31 dic 2026 |
| Contenido | Referencia a página PlateJS para un documento de texto enriquecido por registro. | Texto del contrato, política, notas de reunión |
| Archivos adjuntos | Columna de archivos adjuntos para originales, escaneos y exportaciones. | PDF, DOCX, XLSX, PNG |
| Registro relacionado | Columna de registro, selección, selección múltiple o vista para enlaces a otras bases de datos. | Cliente, proyecto, factura, documento padre |
| Archivado | Booleano que puede bloquear otros campos como solo lectura. | true / false |
Construye la gestión documental exactamente como quieras.
Empieza con una base de datos de documentos sencilla y añade gradualmente permisos, relaciones, formularios, correos, plantillas en PDF y automatizaciones.
- Cualquier estructura de base de datos
- Permisos a nivel de campo
- Automatización e integraciones
- Documentos de texto enriquecido y PDF