Encuestas y formularios
Formularios que no terminan en una hoja de cálculo.Las respuestas van directas al trabajo.
Recoge respuestas de encuestas, consultas, solicitudes internas, inscripciones, auditorías y listas de control. Cada envío crea un nuevo registro en la base de datos, rellena las propiedades correctas, conecta personas, archivos y categorías relacionadas, y puede activar de inmediato un flujo de trabajo de seguimiento.
- 1×
- entrada sin reescritura
- 24/7
- recogida pública e interna
- 0
- copia manual de datos
Por qué resolver esto en una sola app
La recogida de datos no es solo un formulario. Es el inicio de un proceso.
Los formularios estándar pueden guardar una respuesta. Apexloop la convierte en un registro de trabajo que se puede filtrar, asignar, aprobar, calcular, imprimir, enviar por correo o vincular a otras bases de datos.
Qué puedes recoger mediante formularios
Dónde se pierde tiempo con la recogida clásica de formularios
Los mayores costes a menudo no surgen al crear el formulario, sino después de enviarlo: en la clasificación manual, la búsqueda de contexto, la copia de adjuntos y la reescritura de datos en otras herramientas.
El formulario llega, pero el trabajo apenas empieza
- 1
La respuesta llega por correo o en una tabla aparte
El equipo debe averiguar manualmente quién debe gestionarla, si está completa y a qué cliente, proyecto o solicitud pertenece.
- 2
Los datos se vuelven a escribir en el CRM, tareas o registros
Se crean duplicados, aparecen errores en los nombres, los estados quedan desactualizados y la responsabilidad no está clara.
- 3
Las aprobaciones y la comunicación ocurren fuera de los datos
Las notas están en el chat, los adjuntos en el correo y las decisiones en la cabeza de alguien.
- 4
Los informes se elaboran a posteriori
Cuando la dirección necesita una visión general, alguien tiene que limpiar exportaciones y combinar datos de varias fuentes.
Formulario independiente vs. formulario conectado a una base de datos operativa
Apexloop usa el formulario como punto de entrada a bases de datos, vistas, relaciones, permisos y automatizaciones. La recogida de datos se convierte así en parte del trabajo diario del equipo, no en una exportación aislada.
Cómo funcionan los formularios en Apexloop
- 11. Diseña una base de datos para las respuestasCrea propiedades para texto, números, divisas, fechas, personas, direcciones, archivos, listas controladas, relaciones o cálculos. La base de datos se convierte en la fuente de verdad para todos los formularios enviados.
- 22. Publica el formulario de forma pública, interna o anónimaEl mismo modelo de datos puede servir como formulario de solicitud interna, encuesta pública, consulta de cliente o envío de datos de socios.
- 33. El envío crea un nuevo registroCada respuesta se escribe en la base de datos, recibe información de auditoría, ID, adjuntos y valores listos para vistas, filtros y automatizaciones.
- 44. La automatización decide qué pasa despuésSegún los valores del formulario, el flujo de trabajo puede enviar una confirmación, crear una tarea, buscar registros relacionados, actualizar el estado o activar un webhook.
- 55. El equipo trabaja en vistas que tienen sentido para ellosLas respuestas se pueden gestionar como tabla, kanban, calendario, planificación, línea de tiempo, gráfico o galería. Cada equipo ve su vista operativa.
Modelo de datos para la recogida de encuestas y formularios
| Oblast | Co řeší | Příklad |
|---|---|---|
| Respuesta base | Cada envío de formulario es un registro independiente de la base de datos con su propio estado, propietario e historial de auditoría. | ID de respuesta, fecha de envío, encuestado, estado de procesamiento, responsable |
| Campos estructurados | Los campos del formulario se guardan en propiedades tipadas para poder validarlos, filtrarlos, ordenarlos, agruparlos y usarlos en fórmulas. | Correo, teléfono, dirección, número con divisa, fecha, sí/no, adjunto |
| Listas y opciones | Las columnas de selección y selección múltiple pueden referenciar bases de datos de listas independientes, haciendo que las opciones sean ampliables, anotables y filtrables. | Tipo de solicitud, prioridad, departamento, producto, motivo de contacto |
| Relaciones y enlaces | Una respuesta se puede vincular a uno o varios registros de otras bases de datos. Los enlaces inversos mantienen el contexto en ambos lados. | Cliente, proyecto, evento, contrato, pedido, tarea |
| Cálculos y agregaciones | Los campos de fórmula pueden calcular puntuaciones, estados, fechas, riesgo o agregar respuestas hijas mediante columnas de vista. | Puntuación NPS, valoración media, número de incidencias abiertas, costes totales |
| Salidas y documentos | Las páginas Plate y las plantillas con marcadores de posición permiten crear un PDF, informe, confirmación o HTML compatible con correo a partir de una respuesta. | Protocolo de entrega, confirmación de inscripción, informe interno, newsletter |
Muestra las respuestas sensibles solo a quienes deben gestionarlas
Con encuestas y formularios a menudo recoges datos personales, comentarios internos, precios o decisiones. Los permisos a nivel de columna permiten separar los datos públicamente procesables de los campos sensibles.
Equipo de RR. HH.
Gestión de solicitudes internas
Director de proyecto
Procesamiento de solicitudes
Finanzas
Control de costes
Qué puede pasar después de enviar el formulario
El flujo de automatización tiene un disparador y acciones de seguimiento. El formulario no solo guarda respuestas: puede gestionar todo el proceso posterior.
Confirmación al encuestado
Tras el envío, se envía automáticamente un correo con una confirmación, número de solicitud, resumen de la respuesta o enlace a los siguientes pasos.
Asignación a un responsable
Según el departamento, prioridad, producto o región, el flujo de trabajo asigna al responsable, el plazo y el estado de procesamiento.
Evaluación de condiciones
Una valoración baja, un importe alto o una solicitud urgente pueden activar una escalada, una notificación o una rama de proceso distinta.
Conexión con sistemas externos
Los nodos de webhook y HTTP pueden enviar datos a otras aplicaciones, API o conectores de integración.
Formularios, correos y páginas trabajan juntos
Las respuestas de los formularios se pueden usar para confirmaciones, notificaciones internas, salidas en PDF y comunicación planificada. El editor Plate y el HTML compatible con correo ayudan a mantener las salidas legibles y coherentes.
El encuestado recibe una respuesta clara
- Acuse de recibo automático
- Resumen de los datos enviados
- Siguientes pasos o enlace a una página
El equipo tiene contexto para procesar
- Notificaciones a los responsables
- Adjuntos guardados con el registro
- Historial de cambios y estados
Funciones para la recogida de datos profesional
Qué obtienes frente a un formulario aislado
| Funkce | Apexloop | Formulario independiente |
|---|---|---|
| Recogida y estructura de datos | ||
| Formularios públicos y anónimos | ||
| Respuesta como registro completo de base de datos | normalmente exportación | |
| Campos tipados, relaciones y adjuntos | limitado | |
| Listas controladas como bases de datos independientes | ||
| Procesamiento de respuestas | ||
| Automatización tras el envío | solo básica | |
| Vistas de cuadrícula, kanban, calendario, línea de tiempo y gráfico | ||
| Fórmulas, agregaciones y cálculos mediante registros hijos | ||
| Permisos a nivel de columna | limitado | |
| Salidas e integraciones | ||
| PDF e informes desde páginas Plate | ||
| Confirmación por correo desde el editor | normalmente plantilla | |
| Nodos de webhook, HTTP e integración | depende del plan | |
Impacto operativo
Menos trabajo manual tras cada envío
Los valores son ilustrativos, pero muestran claramente la diferencia entre un formulario aislado y recoger los datos directamente en el sistema de trabajo.
Procesamiento manual
Formulario fuera de las bases de datos y el flujo de trabajo
Flujo de trabajo de Apexloop
El formulario como punto de entrada al proceso
Escenario real
Qué ocurre en los primeros minutos tras enviar una consulta
0:00
El cliente envía el formulario
La consulta crea un registro en la base de datos y guarda los adjuntos, el contacto, el producto y el presupuesto.
Sin reescritura
0:05
El flujo de trabajo rellena el contexto
La automatización encuentra la empresa, fija la prioridad y asigna un comercial según el segmento.
Sin esperas
0:15
El equipo recibe una notificación
El comercial ve el detalle de la consulta, los adjuntos, el historial de comunicación y las tareas de seguimiento.
Sin búsquedas
1:00
El cliente tiene una confirmación
El correo resume los datos recibidos e indica el siguiente paso o el plazo de respuesta.
Sin correos manuales
Resultado
Respuesta más rápida y datos más limpios desde el primer contacto
Uso recomendado
Empieza por el formulario que más duele hoy
"El mejor formulario no es el que tiene más campos. Es el que sabe exactamente quién debe hacer qué a continuación tras el envío."
Equipo de procesos
Implementación de formularios y flujos de trabajo · Apexloop
Preguntas frecuentes sobre la recogida de encuestas y formularios
Respuestas breves a las preguntas más habituales al implantar formularios públicos, formularios de solicitud interna y procesos de encuestas.
¿Puede una persona sin cuenta rellenar el formulario?
Sí. Los formularios pueden ser públicos o anónimos, por lo que se pueden usar para clientes, socios, participantes en eventos o recogida interna sin inicio de sesión.
¿Dónde se guardan las respuestas del formulario?
Cada envío crea un nuevo registro en la base de datos. Las respuestas se guardan en propiedades concretas para que puedas filtrarlas, agruparlas, mostrarlas en vistas y usarlas en automatizaciones.
¿Pueden los formularios gestionar archivos adjuntos?
Sí. Un formulario puede recoger archivos y guardarlos directamente en el registro creado. Los adjuntos permanecen junto a la respuesta, el proyecto, el cliente o la solicitud.
¿Se puede activar una automatización tras el envío?
Sí. El envío del formulario puede activar un flujo de trabajo que envíe un correo, cree una tarea, actualice el estado, busque registros relacionados, evalúe condiciones o llame a un webhook externo.
¿Cómo se gestionan los datos sensibles en las respuestas?
El acceso se puede controlar a nivel de columna por persona o grupo. Los campos seleccionados pueden quedar ocultos, en solo lectura o editables únicamente por roles específicos.
¿Puedo crear un PDF o un informe a partir de las respuestas?
Sí. Las páginas Plate pueden usar marcadores de posición e impresión en PDF, para que puedas crear una confirmación, un protocolo, un resumen, una base de facturación o un informe interno a partir de una respuesta.
Deja de recoger respuestas en hojas de cálculo aisladas
Diseña un formulario que, tras el envío, cree un registro, active el flujo de trabajo, avise a las personas adecuadas y prepare los datos para el trabajo posterior.
- Formularios públicos e internos
- Bases de datos, relaciones y listas controladas
- Automatización, correos y salidas en PDF