Los informes impresos solo son útiles cuando provienen de datos actuales. En cuanto el equipo copia manualmente valores de una base de datos a un documento, aparecen errores y retrasos. Apexloop conecta las bases de datos, las páginas de documento, los marcadores de posición y las automatizaciones para que el resultado se cree a partir del mismo sistema que se usa para gestionar el trabajo.
La plantilla es una página de documento
Una página de documento puede contener texto, encabezados, separadores, contenido multimedia, un componente de base de datos, un panel, un código QR, botones y accesos directos. Para un informe impreso, sirve como plantilla en la que la automatización sustituye los valores.
Los marcadores de posición pueden tener este aspecto:
{{invoice_number}}{{customer}}{{due_date}}{{total_amount}}{{qr_payment}}
La ventaja es que la misma plantilla puede servir para muchos registros.
Los datos provienen del registro y de las relaciones
Una factura no es solo una fila. Necesita un cliente, una dirección, partidas, moneda, fechas, estado, adjuntos y a menudo una secuencia de ID con prefijo. Parte de la información está directamente en el registro, parte llega mediante columnas de selección, selección múltiple, registro o vista.
Una columna de vista es adecuada para las partes repetitivas del informe, por ejemplo las partidas de la factura, las tareas del proyecto o los riesgos de un informe. Las fórmulas sobre la columna de vista calculan totales, recuentos, márgenes y otros valores.
La automatización elige el resultado
El resultado puede activarse mediante un botón en el registro, una programación, un webhook o un cambio de estado. La automatización encuentra los datos necesarios, verifica las condiciones, rellena la plantilla y decide qué debería suceder a continuación.
Objetivos típicos:
- imprimir la página de documento a PDF,
- guardar el PDF en el registro como adjunto,
- convertir el contenido a HTML seguro para correo,
- enviar un correo al cliente,
- llamar a una integración externa mediante HTTP o webhook.
Ejemplos de informes
Las facturas y propuestas usan secuencias de ID, importes en moneda, partidas y pagos por QR. Las actas de entrega combinan fechas, personas, archivos, fotos y texto de firma. Los informes de proyecto usan agregaciones sobre tareas, línea de tiempo, gráficos y riesgos. Los boletines se crean a partir del contenido de la página de documento y de una automatización programada.
Todos estos resultados comparten el mismo principio: el registro contiene el contexto, las relaciones añaden datos relacionados, las fórmulas calculan valores y la plantilla determina la forma.