Apexloop

Ablauf ohne Warnung

Ein Vertrag läuft ab.Sie erfahren es zu spät.

Verträge leben in Excel, E-Mails oder in den Köpfen der Leute. Ein Vertrag läuft still ab – ein Kunde geht, der Service läuft ohne gültige Vereinbarung weiter oder Sie verpassen eine Verlängerung. Apexloop überwacht jeden Termin automatisch und warnt Sie zum richtigen Zeitpunkt.

Kostenlos startenDemo der Vertragsüberwachung ansehen

Wo es wehtut

Sechs Gründe, warum Verträge unbemerkt ablaufen.

Termine in ExcelDas Ablaufdatum steht in einer Zelle. Niemand überwacht es. Excel warnt Sie nicht.
KalendererinnerungEine zu setzen ist im Oktober schön. Aber was ist mit Dutzenden Verträgen und wechselnden Aufgaben?
Kunde geht stillDer Vertrag läuft ab. Der Kunde zahlt nicht mehr. Sie erfahren es erst, wenn die Rechnung zwei Monate später zurückkommt.
Service ohne VertragTechniker betreuen einen Kunden, dessen Vertrag vor drei Monaten abgelaufen ist. Peinlich.
Ablauf ohne VerlängerungDer Kunde hätte verlängert – aber niemand hat sich gemeldet. Der Vertrag ist still ausgelaufen, ohne dass das Unternehmen es wusste.
Keine NachvollziehbarkeitWer hat den Vertrag zuletzt geändert? Wann wurde er unterschrieben? Was wurde vereinbart? Niemand weiß es.
Reales Szenario

Was ohne Vertragsüberwachung passiert.

Kiwi.com. Vertrag im Wert von 8.400 € pro Jahr. Im April abgelaufen. Heute ist Juni.

Kiwi.com-Vertrag — 8.400 € — abgelaufen am 14. April. Heute ist der 2. Juni.

  1. 1

    April: niemand hat es bemerkt

    Das Ablaufdatum stand in Excel. Keine Warnung, keine E-Mail. Der Vertrag lief still ab.

  2. 2

    Mai: Techniker betreuten weiter

    Der Kunde ruft mit einem Problem an. Der Techniker kommt. Vertrag? Niemand hat nachgesehen. Kostenlos.

  3. 3

    Anfang Juni: Rechnung zurückgekommen

    Die Buchhaltung schickt eine Rechnung. Kiwi.com weigert sich zu zahlen – „unser Vertrag endete im April.“

  4. 4

    Das Unternehmen kümmert sich rückwirkend um 7 Wochen

    Zwei Monate Service ohne gültigen Vertrag. 8.400 € verpasste Verlängerungschance. Der Kunde könnte gehen.

Produktdemo

Alle Verträge auf einen Blick. Mit Ablaufstatus.

Vertragsdatenbank mit automatisch berechneten Tagen bis zum Ablauf.

So funktioniert es

Einmal einrichten. Apexloop überwacht es immer.

Die Automatisierung feuert 60, 30 und 7 Tage vor Ablauf. Jede Warnung ist am Vertragsdatensatz – mit vollem Kontext.

60 Tage vor Vertragsablauf

Apexloop prüft die Vertragsdatenbank jeden Tag – naht der Ablauf, löst es den Ablauf aus.

Benachrichtigung an den zuständigen Vertriebsmitarbeiter

„Kiwi.com-Vertrag läuft in 60 Tagen ab — 8.400 €. Verlängerungsverhandlungen beginnen.“

Vertragsstatus → „Zur Verlängerung“

AKTION — AUTOMATISCH — Der Vertragsstatus ändert sich automatisch und ist auf dem Dashboard und in der Kanban-Ansicht ohne weiteres Zutun sichtbar.

E-Mail an den Kunden — Verlängerungsangebot

Personalisierte E-Mail aus Vorlage: „Ihr Vertrag läuft am 14. Juli ab. Wir würden ihn gern mit Ihnen verlängern.“

Wenn immer noch niemand reagiert hat — Managerbenachrichtigung

ESKALATION — 7 TAGE VOR ABLAUF — „Kiwi.com-Vertrag läuft in 7 Tagen ab und wurde noch nicht verlängert. Handlung erforderlich.“

Status → „Abgelaufen“ — Zugang gesperrt

NACH ABLAUF — Status automatisch aktualisiert und interne Warnung ausgelöst. Service ohne Vertrag kann nicht unbemerkt weiterlaufen.

Produktdemo

Alle Verträge auf einen Blick. Mit Ablaufstatus.

Vertragsdatenbank mit automatisch berechneten Tagen bis zum Ablauf.

Kein Vertrag läuft je ab, ohne dass Sie es wissen.

Richten Sie die Überwachung in einer Stunde ein. Apexloop kümmert sich um den Rest – automatisch.

Kostenlos testenAutomatisierungs-Demo ansehen
  • Keine Kreditkarte erforderlich
  • In einer Stunde eingerichtet
  • Tschechischer Support
Excel vs. Apexloop

Was sich ändert

Ohne Überwachung
Ablauf in Excel — niemand schaut hin
Sie erfahren es nach der Rechnung oder zu spät
Service läuft ohne gültigen Vertrag
Verlängerung hängt vom Gedächtnis des Vertriebsmitarbeiters ab
Kunde geht — niemand hat sich gemeldet
Keine Nachvollziehbarkeit — was wurde vereinbart?
vs
Apexloop LogoApexloop
Automatische Warnungen 60/30/7 Tage vorher
Benachrichtigung lange vor dem Problem
Status „Abgelaufen“ sofort sichtbar
Kunden-E-Mail automatisch gesendet — 30 Tage
Eskalation, wenn niemand reagiert hat
Vollständige Vertragshistorie im Datensatz

Was Sie aufbauen können

Ein Monitor für jeden Vertragstyp.

Jede Vorlage hat Auslöser, E-Mails und Eskalation vorkonfiguriert. In einer Stunde einsatzbereit.

Serviceverträge60/30/7 Tage, E-Mail
Jährliche SoftwarelizenzenVerlängerung, Rechnung
MietverträgeFristen, Kündigungen
ArbeitsverträgeProbezeit, Teilzeit
RahmenverträgeB2B, SLA, Partnerschaften
Zertifikate und LizenzenDSGVO, ISO, Gültigkeitsdaten

Eigener Vertragstyp? Wir entwerfen den Monitor in einer Beratung gemeinsam mit Ihnen.