Dokumentenverwaltung
Dokumente, Datensätze und Prozesse an einem Ort.
Dokumentenverwaltung in Apexloop ist nicht nur Dateiablage. Jedes Dokument kann eigene Metadaten, Anhänge, Verknüpfungen zu Datensätzen, Rich-Text-Inhalte, eine Historie, verantwortliche Personen, Freigabeschritte und Automatisierungen haben.
- 1
- Ort für Dokumente
- ∞
- eigene Felder
- 0
- externe Anpasser
Was Sie in der Dokumentenverwaltung verwalten können
Datenmodell für die Dokumentenverwaltung
| Oblast | Co řeší | Příklad |
|---|---|---|
| Dokument | Der Hauptdatensatz in der Datenbank. Kann eine eigene ID, einen Status, eine verantwortliche Person, Fristen, Anhänge, Rich-Text-Inhalte und Beziehungen haben. | Vertrag Nr. SML-2026-001, Rechnung, Richtlinie, Angebot |
| Metadaten | Beliebige Spalten am Dokument. Text, Zahl, Währung, Datum, Person, boolean, Adresse, Auswahl, Mehrfachauswahl oder HTML. | Dokumenttyp, Betrag, gültig bis, Verantwortlicher, archiviert |
| Dokumentinhalt | Rich-Text-Seite über eine PlateJS-Seitenreferenz oder Rich-Text-Zelle in einem Popover. | Vertragstext, interne Richtlinie, Besprechungsnotizen |
| Anhänge | Dateianhänge, direkt am Datensatz gespeichert oder aus E-Mails abgerufen. | PDF-Vertrag, Scan, XLS-Anhang, Bild |
| Beziehungen | Auswahl-, Mehrfachauswahl-, Datensatz- und Ansichtsspalten verknüpfen das Dokument mit anderen Datenbanken. | Dokument gehört zu einem Kunden, Projekt oder übergeordneten Dokument |
| Ansichten | Dieselben Dokumentdaten können als Datagrid, Kanban, Kalender, Timeline, Galerie, Diagramm oder Detail angezeigt werden. | Vertragsgültigkeit im Kalender, Dokumente nach Status im Kanban |
| Automatisierung | Node-basierter Ablauf mit einem Auslöser und Aktionen am Dokument und an verknüpften Datensätzen. | Nach dem Hochladen eines Vertrags Freigabe starten und Rechtsabteilung benachrichtigen |
Schlüsselszenarien
Dokumentenverwaltung nach Ihren Prozessen
Apexloop lässt Sie die Dokumentenverwaltung genau so aufbauen, wie Ihr Unternehmen arbeitet – ohne feste Formulare und ohne externe Entwicklung.
Dokumentprozess ohne manuelles Neutippen
Automatisierungen arbeiten mit einem Dokument wie mit jedem anderen Datensatz. Sie können Metadaten lesen, nicht berechnete Felder ändern, verknüpfte Datensätze nachschlagen, über sie iterieren, Nachrichten senden oder externe Systeme aufrufen.
Dokumentfreigabe
Wenn der Status auf „Warten auf Freigabe“ wechselt, wird eine Benachrichtigung an die verantwortliche Person gesendet, eine Frist gesetzt und eine Freigabeaufgabe erstellt.
PDF-Erstellung
Eine Plate-Seite kann Platzhalter enthalten, die in der Automatisierung mit Datensatzdaten gefüllt und als PDF gedruckt werden.
E-Mail-Kommunikation
Ein Dokument kann als E-Mail gesendet, Plate-Inhalt in E-Mail-sicheres HTML umgewandelt und Anhänge zurück in die Datenbank zugeordnet werden.
Integration über Webhooks
Webhook- und HTTP-Nodes ermöglichen das Empfangen von Dokumenten aus externen Quellen oder das Senden des Dokumentstatus an andere Systeme.
Typischer Dokumentlebenszyklus
- 11. DokumenterstellungDas Dokument wird manuell, per Formular, aus einer E-Mail, einem Webhook oder einer Automatisierung erstellt.
- 22. Ausfüllen der MetadatenNutzer oder Automatisierung füllen Typ, Status, Verantwortlichen, Fristen, Beträge, Beziehungen und Anhänge aus.
- 33. ZusammenarbeitDas Team arbeitet an der Rich-Text-Seite, kommentiert den Datensatz, bearbeitet verknüpfte Aufgaben und kommuniziert per Chat oder E-Mail.
- 44. Freigabe und VersandDie Automatisierung löst die Freigabe aus, bereitet das PDF vor, sendet die E-Mail oder aktualisiert verknüpfte Datensätze.
- 55. ArchivierungNach dem Abschluss kann das Dokument archiviert werden. Archivierte Datensätze können vor weiteren Änderungen geschützt werden.
Jeder sieht nur, was er soll
Rechte lassen sich auf Personen- und Gruppenebene steuern. Bei sensiblen Dokumenten müssen Sie nicht den gesamten Datensatz verbergen – schränken Sie einfach bestimmte Felder ein.
Projektmanager
Verwaltet das Dokument in einem Projekt
Rechtsteam
Prüft den Vertragsinhalt
Externer Nutzer
Sieht nur ausgewählte Informationen
Ansichten
Ein Dokumentmodell, viele Arbeitsweisen
Sie können dieselben Daten je nach Situation anzeigen: als Tabelle für Manager, als Kalender für Fristen, als Kanban für Status oder als Detail für die tägliche Arbeit.
Empfohlene Spalten für eine Dokumentdatenbank
| Oblast | Co řeší | Příklad |
|---|---|---|
| Dokumentnummer | Nutzer-ID mit Präfix und automatisch hochgezählter Nummer. | DOC-2026-001, CON-001 |
| Dokumenttyp | Auswahl auf einer Datenbank der Dokumenttypen, damit die Werte erweiterbar und filterbar sind. | Vertrag, Rechnung, Angebot, Richtlinie |
| Status | Auswahl oder Mehrfachauswahl entsprechend dem Prozess. | Entwurf, Prüfung, freigegeben, unterzeichnet, archiviert |
| Verantwortlicher | Personenspalte mit Option für mehrere Personen oder Gruppen. | Rechtsteam, Buchhalter, Vertriebsmitarbeiter |
| Gültig bis | Datum/Uhrzeit-Spalte für Abläufe, Verlängerungen und Erinnerungen. | 31. Dez. 2026 |
| Inhalt | PlateJS-Seitenreferenz für ein Rich-Text-Dokument pro Datensatz. | Vertragstext, Richtlinie, Besprechungsnotizen |
| Anhänge | Dateianhang-Spalte für Originale, Scans und Exporte. | PDF, DOCX, XLSX, PNG |
| Verknüpfter Datensatz | Datensatz-, Auswahl-, Mehrfachauswahl- oder Ansichtsspalte für Verknüpfungen zu anderen Datenbanken. | Kunde, Projekt, Rechnung, übergeordnetes Dokument |
| Archiviert | Boolean, der andere Felder als schreibgeschützt sperren kann. | true / false |
Bauen Sie die Dokumentenverwaltung genau so, wie Sie sie wollen.
Beginnen Sie mit einer einfachen Dokumentdatenbank und fügen Sie nach und nach Berechtigungen, Beziehungen, Formulare, E-Mails, PDF-Vorlagen und Automatisierungen hinzu.
- Beliebige Datenbankstruktur
- Berechtigungen auf Feldebene
- Automatisierung und Integrationen
- Rich-Text-Dokumente und PDF