Workflow und Automatisierung

Automatisieren Sie Freigaben, Eskalationen und Prozesse direkt auf Ihren Daten.

Automatisierungen in Apexloop laufen direkt auf Ihren Datenbanken. Sie benötigen kein separates Tool, keine Integrationsebene und keinen Entwickler. Bauen Sie Workflows für Freigaben, Benachrichtigungen, Eskalationen, Datenanreicherung und Integrationen mit einem visuellen Node-Editor.

0: Zeilen Code
∞: eigene Abläufe
1: Plattform für Daten und Prozesse

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Wie Automatisierung funktioniert

Vom Trigger zum Ergebnis ohne manuelle Arbeit

Trigger

Etwas passiert in Ihren Daten

Datensatz erstellt, Feld geändert, Formular eingereicht, Datum erreicht, Webhook empfangen oder geplante Zeit erreicht.

Bedingungen

Das System bewertet die Situation

Prüft Werte, Relationen, Status oder berechnete Felder. Verzweigt den Ablauf in verschiedene Pfade.

Aktionen

Das System handelt

Felder aktualisieren, Datensätze erstellen, E-Mail senden, Nutzer benachrichtigen, externe API aufrufen oder Aufgaben erstellen.

Ergebnis

Der Prozess geht automatisch weiter

Die richtigen Personen werden benachrichtigt, Daten werden aktualisiert und der nächste Schritt ist bereit — ohne dass jemand manuell koordinieren muss.

Ergebnis

Operative Prozesse ohne manuelle Koordination

Trigger

Was eine Automatisierung starten kann

Trigger reagieren auf Ereignisse in Ihren Datenbanken oder aus externen Quellen.

Datensatz erstelltAutomatisierung startet, wenn eine neue Zeile zu einer Datenbank hinzugefügt wird — manuell, per Formular, E-Mail oder Webhook.

Feld geändertReagiert auf Änderungen in einer bestimmten Spalte — Status, Betrag, Person, Datum oder jedes eigene Feld.

Datum erreichtZeitbasierter Trigger basierend auf einer Datums-/Zeitspalte oder einem festen Zeitplan (täglich, wöchentlich, monatlich).

Webhook empfangenExterne Systeme können Automatisierungen auslösen, indem sie Daten an eine Webhook-URL senden.

Formular eingereichtÖffentliche oder interne Formulareinreichung erstellt einen Datensatz und löst einen Workflow aus.

Geplanter LaufAutomatisierung läuft nach einem festen Zeitplan, unabhängig von Datenänderungen — für Überwachung, Aufräumung oder Reporting.

Aktionen

Was Automatisierung leisten kann

Jeder Ablauf kann mehrere Aktionen verketten, nach Bedingungen verzweigen und über verwandte Datensätze iterieren.

Datensatzfelder aktualisieren

Status setzen, Werte befüllen, Formelergebnisse berechnen oder verwandte Datensätze aktualisieren.

Neue Datensätze erstellen

Aufgaben, Projekte, Rechnungen, Benachrichtigungen oder jeden Datensatz in jeder Datenbank erstellen.

E-Mail senden

Nutzen Sie Plate-Seiten als E-Mail-Vorlagen mit Platzhaltern, die aus Datensatzdaten befüllt werden.

Benachrichtigung senden

Push-Benachrichtigung an bestimmte Nutzer, Gruppen oder alle, die mit einem Datensatz zu tun haben.

Externe API aufrufen

HTTP- und Webhook-Nodes ermöglichen das Senden von Daten an jedes externe System oder jede API.

Anderen Ablauf auslösen

Verketten Sie Automatisierungen oder rufen Sie Unterabläufe für wiederverwendbare Prozessblöcke auf.

Beispiel: Einkaufsfreigabe-Ablauf

1Antrag erstelltMitarbeiter erstellt einen Einkaufsantrag mit Betrag, Kategorie und Begründung.
2BetragsprüfungAutomatisierung prüft, ob der Betrag einen Schwellenwert übersteigt. Falls ja, ist eine Freigabe durch den Manager erforderlich.
3Manager benachrichtigtDas System sendet eine Benachrichtigung und erstellt eine Freigabeaufgabe mit Frist.
4Entscheidung erfasstDer Manager genehmigt oder lehnt ab — der Status wird aktualisiert, der Antragsteller wird benachrichtigt.
5Nächste Schritte ausgelöstBei Genehmigung wird eine Bestellung erstellt und das Beschaffungsteam benachrichtigt.

Was Sie in Automatisierungsabläufen verwenden können

Oblast	Co řeší	Příklad
Trigger	Ereignis, das den Ablauf startet — Datensatzänderung, Datum, Formular, Zeitplan oder Webhook.	Status geändert auf „Genehmigt“, Frist erreicht, Webhook vom Zahlungsanbieter
Bedingungs-Node	Verzweigt den Ablauf basierend auf Feldwerten, Relationen oder berechneten Ergebnissen.	Betrag > 10.000, Kategorie = Hardware, Status ≠ Storniert
Aktions-Node	Vorgang, der an Daten oder externen Systemen ausgeführt wird.	Status aktualisieren, Rechnung erstellen, E-Mail senden, API aufrufen
Schleifen-Node	Iteriert über eine Liste verwandter Datensätze und wendet Aktionen auf jeden an.	Alle Projektmitglieder benachrichtigen, alle offenen Aufgaben aktualisieren
Verzögerungs-Node	Hält den Ablauf für eine bestimmte Zeit an oder bis eine Bedingung erfüllt ist.	24 Stunden warten, warten bis Status = Genehmigt
Unterablauf	Ruft einen wiederverwendbaren Automatisierungsblock auf, um wiederholte Logik zu vermeiden.	Onboarding-E-Mails senden, Rechnung aus Vorlage generieren

Berechtigungen

Steuern Sie, wer Automatisierungen bearbeiten kann

Die Workflow-Verwaltung kann auf bestimmte Rollen beschränkt werden, während das Team nur mit den Ergebnissen interagiert.

Administrator

Plattformadministrator

Automatisierungen erstellen und bearbeitenVollzugriff

Ausführungshistorie ansehenVollzugriff

Trigger verwaltenVollzugriff

Prozessverantwortlicher

Manager für Geschäftsprozesse

Eigene Automatisierungen bearbeitenBearbeiten

Ausführungshistorie ansehenSchreibgeschützt

Plattformweite TriggerVerborgen

Teammitglied

Endnutzer

AutomatisierungsverwaltungVerborgen

Benachrichtigungen erhaltenVollzugriff

Aufgaben freigebenBearbeiten

E-Mail-Automatisierung

E-Mail-Vorlagen, aufgebaut auf Ihren Daten

Automatisierungen können reichhaltige E-Mails mit Plate-Seitenvorlagen und Platzhaltern für Datensatzfelder senden.

Ausgehende Kommunikation

E-Mail-Vorlagen mit dynamischem Inhalt
Anhänge aus Datensatzdateien
Personalisierung aus jedem Datenbankfeld

Interne Benachrichtigungen

Push-Benachrichtigung an bestimmte Nutzer
Gruppen- und rollenbasierte Benachrichtigungen
Eskalation bei verpasster Frist

Vergleich

Automatisierung in der Plattform vs. externes Automatisierungstool

Externe Automatisierungstools erfordern das Zuordnen von Daten, die Pflege von Integrationen und die Verwaltung separater Zugangsdaten. Apexloop-Automatisierung läuft direkt auf Ihren Datenbanken.

Externes AutomatisierungstoolZapier, Make, n8n

Daten verlassen die PlattformJeder Trigger sendet Daten hinaus und zurück — mit Verzögerung, Zuordnungsfehlern und Wartungskosten.

Kontext geht verlorenExterne Tools sehen nur, was Sie explizit zuordnen — keine Relationen, Historie oder Berechtigungen.

IntegrationswartungAPI-Änderungen brechen Abläufe. Jemand muss Zuordnungen und Zugangsdaten pflegen.

Apexloop-AutomatisierungIn die Plattform integriert

Läuft auf Live-DatenAbläufe haben direkten Zugriff auf alle Datensätze, Relationen, Historie und Berechtigungen.

Vollständiger Kontext verfügbarBedingungen können auf verwandte Datensätze, berechnete Felder und datenbankübergreifende Werte verweisen.

Keine Integrationsebene zu pflegenAutomatisierung ist Teil der Plattform — sie bricht nicht, wenn sich Schemas ändern.

Automatisierungsfunktionen ansehen

Funktionsvergleich

Was Apexloop-Automatisierung bietet

Funkce	Apexloop	Externes Automatisierungstool
Trigger und Datenzugriff
Trigger für Datensatz erstellen/aktualisieren		über API-Polling
Zugriff auf verwandte Datensätze
Datums- und Zeitplan-Trigger
Eingehende Webhook-Trigger
Aktionen
Datenbankdatensätze aktualisieren		über API
Datensätze in jeder Datenbank erstellen		über API
E-Mail aus Plate-Vorlagen senden		eingeschränkt
Über verwandte Datensätze schleifen		komplexe Einrichtung
Wartung
Keine Verwaltung von API-Zugangsdaten
Kein Schema-Mapping
Ausführungshistorie und Debugging

Erste Schritte

So erstellen Sie Ihre erste Automatisierung

1
Trigger identifizieren
Welches Ereignis soll den Ablauf starten? Ein neuer Datensatz, eine Statusänderung, ein Datum oder ein eingehendes Formular?
2
Bedingungen definieren
Soll der Ablauf für alle Datensätze laufen oder nur, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind?
3
Aktionen hinzufügen
Was soll passieren? Ein Feld aktualisieren, eine Benachrichtigung senden, einen Datensatz erstellen, eine API aufrufen?
4
Mit echten Daten testen
Führen Sie den Ablauf an einem Testdatensatz aus und prüfen Sie, ob alle Aktionen wie erwartet funktionieren.
5
Aktivieren und überwachen
Schalten Sie die Automatisierung ein und beobachten Sie die Ausführungshistorie, um das korrekte Verhalten zu bestätigen.

Betriebliche Auswirkung

Was Sie mit Workflow-Automatisierung sparen

Beispielhafte Zahlen basierend auf häufigen manuellen Prozessen, die Teams zuerst automatisieren.

Manuelle Koordination

Ohne Automatisierung

Freigabe-Hin-und-her per E-Mail2–5 Tage

Manuelle Statusaktualisierungentäglicher Mehraufwand

Vergessene Frist-Nachfassaktionenwiederkehrend

Daten zwischen Systemen neu eingetipptständig

Versteckte Koordinationskostenhoch

Der Koordinationsaufwand wächst mit der Teamgröße.

Apexloop-Automatisierung

Mit Workflow

Freigabebenachrichtigung sofortv ceně

Statusaktualisierungen automatischv ceně

Proaktive Fristwarnungenv ceně

Daten bleiben in einer Plattformv ceně

Koordinationsaufwandminimal

Das Team konzentriert sich auf Entscheidungen, nicht auf das Nachjagen von Status.

Häufige Automatisierungsszenarien

EinkaufsfreigabeAntrag → Betragsprüfung → Managerbenachrichtigung → Freigabeentscheidung → Bestellungserstellung.

AuftragsbearbeitungNeuer Auftrag → Projekterstellung → Teambenachrichtigung → Aufgabenzuweisung → Fristfestlegung.

Helpdesk-EskalationSLA-Frist naht → Eskalationsbenachrichtigung → Prioritätserhöhung → Manager-Alarm.

Kunden-OnboardingNeuer Kunde → Willkommens-E-Mail → Erstellung von Onboarding-Aufgaben → Checklisten-Zuweisung.

Mitarbeiter-OnboardingNeuer Mitarbeiterdatensatz → Kontoeröffnungsanträge → Geräte-Bestellungen → Zugriffsberechtigungen.

ReportingWöchentlicher Zeitplan → Datenaggregation → Berichtserstellung → E-Mail an das Management.

Integration

Verbinden Sie Apexloop mit externen Systemen

Wenn Sie Daten mit anderen Tools austauschen müssen, übernehmen Webhook- und HTTP-Nodes die Integration.

Ausgehende WebhooksSenden Sie Daten an jedes externe System, wenn in Apexloop etwas passiert.

Eingehende WebhooksEmpfangen Sie Ereignisse von externen Systemen und lösen Sie Automatisierungen aus.

HTTP-AnfragenRufen Sie jede REST-API direkt aus einem Automatisierungsablauf auf.

Polling-ZeitplänePrüfen Sie externe Quellen nach Zeitplan und reagieren Sie auf Änderungen.

E-Mail-IntegrationEmpfangen Sie E-Mails, analysieren Sie den Inhalt und erstellen Sie Datensätze aus Nachrichten.

FormulareinreichungenÖffentliche Formulare als Einstiegspunkte für Datenerfassung und Workflow-Start.

In der Praxis

Automatisierung, der Teams tatsächlich vertrauen

"Die beste Automatisierung ist die, die unsichtbar läuft. Menschen merken nur, dass Dinge erledigt werden, ohne dass jemand hinterherlaufen muss."

Prozessteam

Workflow-Implementierung · Apexloop

Häufige Fragen zur Workflow-Automatisierung

Was kann Apexloop automatisieren?

Apexloop kann jeden Prozess automatisieren, der das Erstellen, Aktualisieren oder Reagieren auf Datensätze in Ihren Datenbanken umfasst. Häufige Szenarien sind Freigabeabläufe, Statusübergänge, Eskalationen, Benachrichtigungen, E-Mail-Versand, Datensatzerstellung aus Formularen oder externen Ereignissen und geplantes Reporting.

Erfordert Automatisierung Programmierkenntnisse?

Nein. Automatisierungsabläufe werden mit einem visuellen Node-Editor erstellt — Nodes ziehen, verbinden und konfigurieren, ohne Code zu schreiben. Bedingungen, Aktionen und Verzweigungen werden alle über eine Point-and-Click-Oberfläche konfiguriert.

Kann die Automatisierung auf verwandte Datensätze zugreifen?

Ja. Im Gegensatz zu externen Automatisierungstools laufen Apexloop-Abläufe innerhalb der Plattform und haben vollen Zugriff auf alle verwandten Datensätze, Backlinks und berechneten Felder. Sie können über verwandte Datensätze iterieren, ihre Werte lesen und sie als Teil des Ablaufs aktualisieren.

Kann Automatisierung E-Mails senden?

Ja. E-Mail-Aktionen verwenden Plate-Seitenvorlagen mit dynamischen Platzhaltern, die zum Sendezeitpunkt aus Datensatzfeldwerten befüllt werden. Sie können Anhänge, Links und reichhaltige Formatierung einbinden.

Wie überwache ich Automatisierungsläufe?

Jede Ablaufausführung wird mit Triggerdetails, Aktionsergebnissen und etwaigen Fehlern protokolliert. Sie können die Ausführungshistorie überprüfen, fehlgeschlagene Läufe debuggen und sehen, welche Datensätze betroffen waren.

Beginnen Sie, Ihre repetitivsten Prozesse zu automatisieren

Bauen Sie Freigabeabläufe, Eskalationen, Benachrichtigungen und Integrationen direkt auf Ihren operativen Datenbanken auf — ohne Programmieren, ohne externe Tools.