Auftrags- und Vertragsverwaltung

Aufträge und Verträge

Von der Anfrage bis zur Rechnung – in einem System verwaltet.

Verwalten Sie den gesamten Auftragslebenszyklus – Anfragen, Angebote, Freigaben, Verträge, Lieferungen und Rechnungsstellung – in einem System, das mit Ihrem CRM, Ihren Projekten und Dokumenten verbunden ist. Keine isolierten Tabellen, kein Neutippen zwischen Tools.

1: verlässliche Quelle pro Auftrag
0: Neutippen zwischen Systemen
∞: anpassbare Prozessschritte

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Was Sie bei Aufträgen verwalten können

AuftragslebenszyklusVerfolgen Sie jeden Auftrag von der Anfrage über die Bestätigung und Lieferung bis zum Abschluss.

Verträge und DokumenteVerträge, NDAs, Nachträge und verwandte Dokumente, gespeichert am Auftragsdatensatz.

FreigabenMehrstufige Freigabeabläufe für Angebote, Verträge, Änderungsanträge und Bestellungen.

AutomatisierungenAutomatische Statusübergänge, Benachrichtigungen, Rechnungsentwürfe und Projekterstellung.

ReportingAuftragswert, Pipeline, Erfüllungsrate, überfällige Aufträge und Umsatz nach Zeitraum.

Verbundene DatenAufträge, verknüpft mit Kunden, Produkten, Projekten, Rechnungen und Teams.

Datenmodell

Bauen Sie den Auftragsprozess, der zu Ihrem Geschäft passt

Sie entwerfen das Datenmodell. Aufträge können beliebige Felder enthalten, die Ihr Geschäft benötigt – von einfachen Produktpositionen bis zu komplexen mehrphasigen Projektverträgen.

KundenUnternehmen, Kontakte, Rechnungsadressen, Account-Manager und Kommunikationshistorie.

AufträgeAuftragsdatensätze mit Nummer, Status, Wert, Frist, Verantwortlichem und verknüpften Datensätzen.

Produkte und ServicesProduktkatalog mit Preisen, Einheiten, Kategorien und Varianten, verknüpft mit Auftragspositionen.

VerträgeVertragsdokumente mit Parteien, Wert, Gültigkeit, Anhängen und Freigabestatus.

RechnungenRechnungsdatensätze, verknüpft mit Aufträgen – mit Beträgen, Fälligkeitsdaten und Zahlungsstatus.

ProjekteProjekte, aus Aufträgen erstellt – mit Aufgaben, Meilensteinen, Teams und Budgetverfolgung.

Lebenszyklus

Typische Auftragsphasen

Die Phasen sind vollständig konfigurierbar. Unten finden Sie einen beispielhaften Lebenszyklus – Ihr Geschäft kann mehr oder weniger Schritte haben.

Anfrage eingegangen

Der Kunde sendet über ein Formular oder das Vertriebsteam erstellt den Datensatz manuell.

Angebot erstellt

Das Angebot wird aus der Produktdatenbank erstellt, freigegeben und an den Kunden gesendet.

Auftrag bestätigt

Der Kunde nimmt das Angebot an. Der Auftragsstatus wechselt auf bestätigt.

Lieferung läuft

Projekt erstellt, Team benachrichtigt, Aufgaben zugewiesen und Fortschritt verfolgt.

Berechnet

Rechnung aus dem Auftrag erzeugt und an den Kunden gesendet.

Abgeschlossen

Zahlung eingegangen, Auftrag abgeschlossen, Daten für das Reporting verfügbar.

Struktur der Auftragsdatenbank

Oblast	Co řeší	Příklad
Auftragsnummer	Automatisch erzeugte ID mit Präfix und Sequenz.	ORD-2026-001, PRO-042
Kunde	Verknüpfung zur Kundendatenbank – Unternehmen, Rechnungskontakt, Account-Manager.	ACME Ltd, Kontakt: Jan Smith
Status	Aktuelle Phase im Auftragslebenszyklus.	Anfrage, Angebot, Bestätigt, In Lieferung, Berechnet, Abgeschlossen
Auftragswert	Gesamtwert des Auftrags – Währung, Betrag, Steuerbehandlung.	12.500 € exkl. MwSt.
Produkte / Positionen	Verknüpfte Produktdatensätze mit Menge, Stückpreis und Gesamtsumme.	Produkt A × 10 @ 125 € = 1.250 €
Vertrag	Verknüpfung zum Vertragsdokument mit Gültigkeit, Anhängen und Freigabestatus.	Vertrag #CON-2026-001, unterzeichnet
Projekt	Verknüpftes Lieferprojekt mit Aufgaben, Meilensteinen und Team.	Implementierungsprojekt Q3 2026
Rechnung	Rechnungsdatensätze, verknüpft mit dem Auftrag – Betrag, Fälligkeitsdatum, Zahlungsstatus.	Rechnung F2026-001, fällig: 30 Tage, bezahlt
Verantwortlicher	Vertriebsmitarbeiter oder Account-Manager, der für den Auftrag verantwortlich ist.	Sarah Johnson
Frist	Liefer- oder Vertragsfrist mit automatischen Erinnerungen.	30.09.2026

Von der Anfrage zum abgeschlossenen Geschäft

1AnfrageDer Kunde sendet über ein Formular oder der Vertrieb erstellt manuell. Das CRM wird automatisch aktualisiert.
2AngebotDas Angebot wird aus der Produktdatenbank erstellt. Intern freigegeben, dann per E-Mail gesendet.
3AuftragsbestätigungDer Kunde bestätigt. Der Status wechselt auf „Bestätigt“. Die Lieferung beginnt.
4LieferungProjekt, Aufgaben und Meilensteine werden automatisch erstellt. Das Team verfolgt den Fortschritt.
5RechnungsstellungDie Rechnung wird aus den Auftragsdaten erzeugt. An den Rechnungskontakt gesendet.
6AbschlussZahlung erfasst, Auftrag abgeschlossen. Die Daten fließen in die Reporting-Dashboards.

Berechtigungen

Jede Rolle sieht, was sie braucht

Der Vertrieb sieht die Pipeline, die Lieferung sieht Aufgaben, die Finanzabteilung sieht Rechnungen – mit pro Rolle ausgeblendeten sensiblen Daten.

Vertrieb

Auftragsverwaltung

AuftragswertBearbeiten

Interne MargeVerborgen

KundenkontakteBearbeiten

Lieferung

Projektausführung

Projekt und AufgabenBearbeiten

RechnungsbeträgeVerborgen

AuftragsfristSchreibgeschützt

FIN

Finanzen

Rechnungsstellung und Zahlungen

RechnungsstatusBearbeiten

AuftragswertSchreibgeschützt

Interne NotizenVerborgen

Kommunikation

Die gesamte Kommunikation bleibt am Auftrag

E-Mails, Angebote, Verträge und interne Notizen sind mit dem Auftragsdatensatz verknüpft – nicht über E-Mail-Threads verstreut.

Kundenkommunikation

Angebote und Verträge per E-Mail senden
E-Mail-Threads mit dem Auftragsdatensatz verknüpft
Automatische Bestätigungen und Erinnerungen

Interne Koordination

Freigabebenachrichtigungen für Angebote
Benachrichtigungen über Statusänderungen an das Lieferteam
Fristerinnerungen vor dem Fälligkeitsdatum

Automatisierung

Was im Auftragsprozess automatisch passiert

1
Auftrag bestätigt → Projekt erstellt
Die Statusänderung auf „Bestätigt“ löst die automatische Projekterstellung mit Standardaufgaben und Meilensteinen aus.
2
Lieferung abgeschlossen → Rechnung entworfen
Wenn der Lieferstatus „Erledigt“ erreicht, wird aus den Auftragsdaten ein Rechnungsentwurf erstellt.
3
Angebot gesendet → Nachfass-Erinnerung
Bei keiner Antwort innerhalb von 5 Tagen erhält der Vertriebsmitarbeiter eine automatische Nachfass-Erinnerung.
4
Frist naht → Warnung
3 Tage vor der Lieferfrist erhalten der Verantwortliche und die Lieferleitung eine Warnung.
5
Rechnung gesendet → Zahlungsverfolgung
Das Fälligkeitsdatum wird automatisch gesetzt. Überfällige Rechnungen lösen eine Eskalation aus.

Vergleich

Auftragsverwaltung in Apexloop vs. fragmentierte Tools

Funkce	Apexloop	CRM + separate Tools
Datenverbindung
Auftrag mit Kunde, Projekt, Rechnung verknüpft		manuelle Verknüpfungen
Vertrag am Auftragsdatensatz gespeichert		separates DMS
Rechnung aus Auftragsdaten erzeugt		Neutippen
Automatisierung
Projekt bei Auftragsbestätigung erstellt		manuell
Rechnungsentwurf bei Lieferabschluss		manuell
Fristerinnerungen		nur Kalender
Reporting
Auftragswert nach Phase, Zeitraum, Mitarbeiter		Export nach Excel
Dashboard offener Rechnungen		separate Buchhaltung
Kennzahlen zur Lieferleistung		manuell

Operative Auswirkung

Auftragsverwaltung – fragmentiert vs. verbunden

Beispielhafter Vergleich für ein Team, das über mehrere Tools hinweg mehr als 50 Aufträge pro Monat abwickelt.

Fragmentierte Tools

CRM + Projekt-Tool + Rechnungsstellung + DMS

Daten zwischen Systemen neu getipptjeder Auftrag

Status über Tools hinweg unklartägliche Verwirrung

Rechnung manuell aus Notizen erstelltpro Auftrag

Bericht aus mehreren Exporten zusammengestelltwöchentlicher Aufwand

Versteckte VerwaltungskostenStunden pro Auftrag

Jede Übergabe zwischen Tools birgt das Risiko von Fehlern und verlorenem Kontext.

Apexloop-Aufträge

Ein System für den gesamten Lebenszyklus

Der Auftrag ist der einzige Datensatzv ceně

Status für alle Rollen sichtbarv ceně

Rechnung durch Automatisierung erzeugtv ceně

Dashboards immer aktuellv ceně

Verwaltungsaufwandminimal

Das Team konzentriert sich auf Kunden und Lieferung, nicht auf die Datenkoordination.

Reporting

Auftrags-Reporting ohne Exporte

Diagramme, Aggregationen und Dashboards, direkt auf Ihrer Auftragsdatenbank aufgebaut – die immer aktuelle Daten zeigen.

Pipeline nach PhaseWert und Anzahl der Aufträge in jeder Phase – sehen Sie, wo Deals stecken bleiben.

Umsatz über die ZeitMonatlicher, vierteljährlicher oder jährlicher Umsatztrend aus abgeschlossenen Aufträgen.

Leistung nach MitarbeiterAbgeschlossene Aufträge, Wert und durchschnittliche Deal-Größe pro Vertriebsmitarbeiter.

LieferleistungPünktlichkeitsrate, durchschnittliche Tage bis zum Abschluss, überfällige Aufträge.

Offene RechnungenGesamtsumme offen, diese Woche fällig, überfällig und Zahlungstrend.

Umsatz nach ProduktWelche Produkte und Services den größten Auftragswert erzeugen.

Implementierung

Erste Schritte mit der Auftragsverwaltung

1
Auftragsdatenbank einrichten
Erstellen Sie die zentrale Auftragsdatenbank mit Feldern für Status, Wert, Kundenverknüpfung, Verantwortlichen und Frist.
2
Produkte verbinden
Bauen Sie einen Produkt-/Servicekatalog auf und verknüpfen Sie ihn mit Auftragspositionen.
3
Verwandte Datenbanken hinzufügen
Verbinden Sie Kunden, Projekte, Verträge und Rechnungen als verwandte Datenbanken.
4
Automatisierungen konfigurieren
Richten Sie Projekterstellung, Rechnungsentwurf, Erinnerungen und Statusbenachrichtigungen ein.
5
Ansichten pro Rolle bauen
Der Vertrieb erhält ein Pipeline-Kanban, die Lieferung einen Aufgabenkalender, die Finanzabteilung eine Rechnungstabelle.
6
Dashboards erstellen
Bauen Sie Management-Dashboards mit Pipeline-, Umsatz- und Lieferkennzahlen.

Verwalten Sie den gesamten Auftragslebenszyklus in einem System

Von der ersten Anfrage bis zur finalen Rechnung – mit Automatisierungen, Freigaben, verbundenen Projekten und Echtzeit-Reporting. Keine Tabellen, kein Neutippen, kein Tool-Wechsel.