Druckberichte sind nur dann nützlich, wenn sie aus aktuellen Daten stammen. Sobald das Team Werte manuell aus einer Datenbank in ein Dokument kopiert, entstehen Fehler und Verzögerungen. Apexloop verbindet Datenbanken, Dokumentseiten, Platzhalter und Automatisierungen, sodass die Ausgabe aus demselben System entsteht, mit dem die Arbeit verwaltet wird.
Die Vorlage ist eine Dokumentseite
Eine Dokumentseite kann Text, Überschriften, Trennlinien, Medien, eine Datenbankkomponente, ein Dashboard, einen QR-Code, Schaltflächen und Verknüpfungen enthalten. Für einen Druckbericht dient sie als Vorlage, in die die Automatisierung Werte einsetzt.
Platzhalter können so aussehen:
{{invoice_number}}{{customer}}{{due_date}}{{total_amount}}{{qr_payment}}
Der Vorteil ist, dass dieselbe Vorlage vielen Datensätzen dienen kann.
Daten kommen aus dem Datensatz und den Relationen
Eine Rechnung ist nicht nur eine Zeile. Sie braucht einen Kunden, eine Adresse, Positionen, eine Währung, Termine, einen Status, Anhänge und oft eine ID-Sequenz mit Präfix. Manche Informationen stehen direkt auf dem Datensatz, andere kommen über Auswahl-, Mehrfachauswahl-, Datensatz- oder Ansichtsspalten.
Eine Ansichtsspalte eignet sich für sich wiederholende Teile des Berichts – zum Beispiel Rechnungspositionen, Projektaufgaben oder Risiken in einem Bericht. Formeln über die Ansichtsspalte berechnen Summen, Anzahlen, Margen und andere Werte.
Die Automatisierung wählt die Ausgabe
Die Ausgabe kann durch eine Schaltfläche auf dem Datensatz, einen Zeitplan, einen Webhook oder eine Statusänderung ausgelöst werden. Die Automatisierung findet die notwendigen Daten, prüft Bedingungen, füllt die Vorlage und entscheidet, was als Nächstes geschehen soll.
Typische Ziele:
- die Dokumentseite als PDF drucken,
- das PDF als Anhang im Datensatz speichern,
- den Inhalt in E-Mail-sicheres HTML umwandeln,
- eine E-Mail an den Kunden senden,
- eine externe Integration über HTTP oder Webhook aufrufen.
Beispiele für Berichte
Rechnungen und Angebote verwenden ID-Sequenzen, Währungsbeträge, Positionen und QR-Zahlungen. Übergabeprotokolle kombinieren Termine, Personen, Dateien, Fotos und Signaturtext. Projektberichte nutzen Aggregationen über Aufgaben, Timeline, Diagramme und Risiken. Newsletter werden aus dem Inhalt einer Dokumentseite und einer geplanten Automatisierung erstellt.
Alle diese Ausgaben teilen dasselbe Prinzip: Der Datensatz enthält den Kontext, Relationen fügen verknüpfte Daten hinzu, Formeln berechnen Werte und die Vorlage bestimmt die Form.