Viele Geschäftsprozesse beginnen mit einer Nachricht. Eine Anfrage trifft ein, eine Kundenantwort, eine interne Frage, ein Formular, ein Anhang oder eine schnelle Chat-Diskussion. Bleibt die Kommunikation außerhalb der Arbeitsdaten, muss das Team später danach suchen, was tatsächlich passiert ist.
Deshalb verbindet Apexloop die Kommunikation mit Datensätzen, Datenbanken und Automatisierungen.
Formular als Eingang in die Datenbank
Formulare können intern, öffentlich oder anonym sein. Ihre Hauptaufgabe ist es, neue Zeilen in Datenbanken zu erstellen. Das ist nützlich für Anfragen, Anträge, Anmeldungen, Feedback, Vorfälle oder interne Anfragen.
Ein gutes Formular speichert nicht nur den Nachrichtentext. Es sollte sofort Quelle, Segment, Einwilligung, Anhänge, verantwortliche Person oder Status ausfüllen. Weitere Werte können durch Formeln und Automatisierungen ergänzt werden.
E-Mail als Datensatz
Die E-Mail-Seite in Apexloop unterstützt E-Mail-CRUD ohne Threads. Nachrichten können Datenbanken zugeordnet und als zusätzliche Datensätze bearbeitet werden. Anhänge werden in Dateianhang-Spalten gespeichert und der Text kann als vom Backend bereinigtes HTML abgelegt werden.
Verfolgte E-Mails sind ein wichtiges Prinzip: Wird eine Nachricht verfolgt, kann die Automatisierung mit ihr genauso arbeiten wie mit anderen Daten. Sie kann eine Aufgabe erstellen, einen Kontakt ausfüllen, eine Antwort senden oder eine Freigabe auslösen.
Dokumenteneditor zum Senden
Eine E-Mail kann im Dokumenteneditor geschrieben werden. Das Backend wandelt den Inhalt in E-Mail-sicheres HTML um, sodass das Team reichhaltigere Inhalte nutzen kann, ohne Vorlagen manuell zusammenzubauen.
In Kombination mit einer Dokumentseiten-Link-Spalte entsteht ein praktisches Modell für Newsletter: Die Datenbank enthält Ausgabe, Datum, Segment und Status, während der Inhalt als Dokumentseite lebt. Die Automatisierung wandelt den Inhalt dann in HTML um und versendet ihn zum richtigen Zeitpunkt.
Chat gehört in den Kontext
Eine eigenständige Chat-Seite ist nützlich für die direkte Kommunikation innerhalb des Arbeitsbereichs. Ebenso wichtig ist aber die Chat-Seitenleiste auf einer Dokumentseite und einem Datensatz. Die Diskussion über ein Projekt, eine Rechnung oder eine Spezifikation bleibt dann dort, wo die Entscheidung genutzt wird.
Wenn jemand den Datensatz später öffnet, sieht er nicht nur die endgültigen Werte. Er sieht auch das relevante Gespräch, die Anhänge und die nächsten Schritte.
Automatisierung schließt den Kreis
Kommunikation wird zum Prozess, wenn sie eine Aktion auslöst. Eine eingehende E-Mail kann einen Datensatz erstellen, ein Formular kann einen Verantwortlichen zuweisen, eine Schaltfläche kann eine Nachverfolgung senden und ein geplanter Ablauf kann an ungelöste Antworten erinnern.
Das Team muss die Kommunikation dann nicht manuell überwachen. Apexloop hält sie in Daten, die gefiltert, berechnet, gedruckt und automatisiert werden können.