Ein gut gestalteter Arbeitsbereich beginnt nicht mit der Frage, wie viele Seiten man erstellen soll. Er beginnt mit der Frage, welche Dinge einen eigenen Lebenszyklus haben. Ein Unternehmen, Kontakt, Projekt, eine Aufgabe, Rechnung, Position, ein Newsletter oder eine E-Mail sind nicht nur Absätze in einem Dokument. Sie sind Datensätze mit Status, Verantwortlichem, Historie, Beziehungen und oft Ausgaben.
In Apexloop ist es daher sinnvoll, zuerst an Datenbanken zu denken und erst dann an die Seiten, die sie erklären oder anzeigen.
Beginnen Sie mit dem Bereich, nicht mit dem perfekten Modell
Die erste Version des Modells sollte einen realen Prozess abdecken, den das Team jede Woche nutzt. Typischerweise reichen drei bis fünf Datenbanken. Ein CRM kann mit den Datenbanken Unternehmen, Kontakte, Deals, Aktivitäten und E-Mails beginnen. Projektmanagement kann mit Projekten, Aufgaben, Meilensteinen, Risiken und Dateien beginnen.
Notieren Sie für jede Datenbank:
- wer den Datensatz erstellt,
- wer ihn verantwortet,
- welche Status er durchläuft,
- womit er verknüpft ist,
- welcher Bericht oder welche Ausgabe daraus entsteht.
So vermeiden Sie Spalten, die nie genutzt werden, und Seiten, die nur Grid-Daten wiederholen.
Wählen Sie Spalten nach ihrer Bedeutung
Einfacher Text eignet sich für einfache Werte, aber die meisten Arbeitsdaten haben einen präziseren Typ. Zahlen können eine Einheit oder Währung tragen, Termine definieren die Planung, eine Personenspalte enthält Personen und Gruppen, und eine Dateianhang-Spalte speichert Anhänge. Rich Text gehört in ein Zellen-Popover, wenn Sie eine kurze strukturierte Beschreibung benötigen. Eine Dokumentseiten-Link-Spalte sollte verwendet werden, wenn jeder Datensatz sein eigenes Dokument hat.
IDs verdienen besondere Aufmerksamkeit. Eine Nutzer-ID mit Präfix und automatisch hochgezählter Nummer ist praktisch für Rechnungen, Anfragen, Verträge oder Vorfälle. Die System-GUID bleibt verborgen und dient der eindeutigen Identität.
Relationen sind das Rückgrat des Arbeitsbereichs
Auswahl- und Mehrfachauswahlspalten verknüpfen Datensätze mit einer bestimmten Datenbank. Eine Datensatzspalte ist polymorph und kann mit einem Datensatz aus jeder Datenbank verknüpft werden. Eine Ansichtsspalte zeigt gefilterte verknüpfte Datensätze – zum Beispiel die Positionen der aktuellen Rechnung oder die Aufgaben des aktuellen Projekts.
Verwenden Sie Backlinks über verknüpfte Eigenschaften für Beziehungen, die synchron sein sollen: „Unterelement / übergeordnetes Element“, „blockiert / blockiert von“, „Unternehmen / Kontakt“ oder „Projekt / Kunde“. Der Nutzer muss dann die andere Seite der Beziehung nicht manuell ausfüllen.
Wörterbücher gehören in Datenbanken
Halten Sie Status, Prioritäten, Segmente, Auftragstypen und Verlustgründe nicht nur als feste Listen. In Apexloop zahlt es sich aus, sie zu eigenständigen Datenbanken zu machen und über Auswahl oder Mehrfachauswahl zu nutzen.
So können Sie die Werte beschreiben, filtern, kommentieren, sortieren und in Ansichten und Automatisierungen verwenden. Wenn der Vertrieb ein neues Segment hinzufügt, muss sich die CRM-Struktur nicht ändern. Ein Datensatz wird dem Wörterbuch hinzugefügt.
Formeln verbinden Datenebenen
Formeln können ein Zahlen-, Text-, Datums-, booleantes oder Personenfeld aus dem Kontext eines Datensatzes berechnen. Hängt eine Formel von einer anderen Formel ab, entsteht innerhalb einer einzigen Zeile eine Kaskade. Eine Ansichtsspalte fügt dem Kontext zusätzlich gefilterte untergeordnete Datensätze hinzu.
Das ermöglicht Rollups ohne manuelles Kopieren. Eine Aufgabe berechnet ihre Kosten, ein Projekt summiert Aufgaben und ein Unternehmen summiert Projekte. Dasselbe Prinzip funktioniert für Kapazität, Marge, offene Blocker, Fertigstellung oder Risiko.
Passen Sie Ansichten an Rollen an
Ein Datagrid eignet sich hervorragend für die Datenverwaltung, ist aber nicht der einzige Arbeitsmodus. Kanban hilft, den Status zu verwalten, Kalender und Zeitplan arbeiten mit der Zeit, die Timeline hält lange Pläne, das Diagramm zeigt Aggregationen und die Galerie eignet sich für visuelle Inhalte.
Ein Datenmodell kann mehrere Ansichten für verschiedene Rollen haben. Die Finanzabteilung verfolgt Beträge, der Vertrieb die Pipeline, das Projektteam Aufgaben und das Management eine Zusammenfassung – alle arbeiten an denselben Datensätzen.
Ein gutes Modell erkennt man an seinen Ausgaben
Fragen Sie am Ende des Entwurfs, was der Arbeitsbereich produzieren können soll. Soll er eine Rechnung erzeugen, brauchen Sie eine ID-Sequenz, einen Kunden, Positionen, Beträge, eine Adresse, einen QR-Code und eine PDF-Vorlage. Soll er einen Newsletter versenden, brauchen Sie eine Kampagne, ein Segment, Dokumentinhalte, ein Datum und eine Automatisierung zur Umwandlung in E-Mail-sicheres HTML.
Ein Modell ist nicht fertig, wenn es alle Spalten hat. Es ist fertig, wenn das Team daraus zuverlässig den nächsten Schritt machen kann.