Cena za uživatele a měsíc je zhruba polovina toho, co za CRM skutečně zaplatíte. Rozebíráme položky, které v ceníku nejsou, tři cenové hladiny na trhu a modelový tříletý výpočet pro firmu o pěti a o dvaceti lidech.
Otázka „kolik stojí CRM" má v ceníku jednoduchou odpověď: vezmete cenu za uživatele, vynásobíte počtem lidí a máte roční náklad. Firmy, které si to takhle spočítaly, po roce zjistí, že skutečné číslo je zhruba dvojnásobek. Ceník přitom nelhal - jen v něm nebyly položky, které tvoří druhou polovinu.
Tenhle text není ceník. Konkrétní čísla jednotlivých dodavatelů najdete ve srovnání devíti CRM pro české firmy; tady jde o strukturu nákladu, která platí bez ohledu na to, koho si vyberete.
Tarif je jedna ze čtyř položek
Celkový náklad na CRM se skládá ze čtyř skupin a jen první z nich je v ceníku.
Licence. Cena za uživatele a měsíc, případně za celý prostor. Jediné číslo, které dodavatel řekne po telefonu.
Jednorázové náklady na start. Nastavení systému, převod dat, školení lidí. Zaplatíte je jednou, ale v prvním roce často převáží licence.
Váš vlastní čas. Hodiny, které do zavedení a pak do správy dá někdo od vás. V účetnictví se neobjeví, v kapacitě týmu ano.
Průběžné úpravy. Firma se za tři roky změní a systém musí za ní. Buď to stojí hodiny dodavatele, nebo hodiny vašeho člověka.
Poměr mezi nimi rozhoduje víc než rozdíl v ceně za licenci. Systém o dvě stovky levnější na uživatele, u kterého ale každou změnu dělá dodavatel, vyjde za tři roky dráž.
Cena, kterou vám řeknou, je cena za rok jedna
V nabídce je licence a implementace. Rok dva a tři, kdy se platí úpravy a čas vlastního člověka, se v ní neobjeví - a přitom tam se rozhodne, co bylo levné.
Šest položek, které v ceníku nenajdete
Implementace a nastavení. U nástrojů střední třídy se pohybuje v desítkách tisíc, u enterprise systémů v dnech konzultanta. Levné nástroje ji neúčtují, protože ji děláte sami - což znamená, že ji zaplatíte časem. Proč se právě na téhle položce nevyplácí šetřit, rozebírá text o tom, proč šest z deseti implementací skončí v šuplíku.
Migrace dat. Export z Excelu, Raynetu nebo Caflou je snadný. Drahá je část mezi tím: deduplikace, dohledání majitelů kontaktů, rozhodnutí, kolik historie vzít. U firmy s pěti lidmi je to dva až tři dny práce, u dvaceti spíš týden. Co se při přenosu obvykle ztratí, popisuje článek o migraci dat mezi systémy.
Placené moduly. Automatizace, elektronický podpis, rozšířený reporting, API nebo napojení na fakturaci bývají mimo základní tarif. Počítejte, že reálná cena bude o 15 až 30 procent výš než číslo z ceníku, pokud si nevyberete nástroj s jedním tarifem.
Školení a onboarding. Nejde jen o den s lektorem. Jde o to, že pět lidí týden pracuje pomaleji a někdo jim musí odpovídat na otázky.
Čas interního člověka. Někdo musí systém vlastnit - upravovat pole, opravovat pohledy, vyřizovat podněty. U malé firmy hodina týdně, u dvacetičlenné spíš půl dne. Tahle položka nikdy nekončí a za tři roky bývá vyšší než implementace.
Licence za lidi, kteří systém neotevřou. Nejtišší položka ze všech. Vrátíme se k ní za chvíli.
Sedmá položka se projeví až na konci: kolik stojí odchod. Pokud data nejdou dostat ven ve struktuře, ve které jsou uvnitř, platíte za setrvačnost i ve chvíli, kdy vám systém přestal sedět.
Tři cenové hladiny a co v které dostanete
Český trh se dá rozdělit do tří hladin. Rozdíl mezi nimi není hlavně v počtu funkcí, ale v tom, kdo systém nastavuje a co se doplácí.
| Hladina | Licence | Co je uvnitř | Co se doplácí | Komu sedí |
|---|---|---|---|---|
| Levné české nástroje a vstupní tarify | nízké stovky Kč za uživatele, nebo balíček za celý prostor | kontakty, obchodní případy, jednoduchá pipeline, základní přehledy | automatizace a e-podpis často vůbec nejsou; nastavení děláte sami | 1 až 5 lidí, jednoduchý obchodní proces |
| Střední třída | vyšší stovky až nižší tisíce Kč za uživatele | pipeline, reporting, vlastní pole, napojení na fakturaci, mobilní aplikace | automatizace, e-podpis, API a vyšší limity jako moduly; implementace přes partnera | 5 až 50 lidí, obchod i provoz |
| Enterprise | tisíce Kč za uživatele, obvykle s ročním závazkem | prakticky vše, ale konfiguruje to konzultant | dny konzultanta, testovací prostředí, integrace, roční údržba | firmy s vlastním IT a schvalovacími procesy |
Uvnitř každé hladiny se ceny liší podle toho, jestli se platí za uživatele, nebo za celý prostor. Za prostor je výhodné pro firmu, kde do systému nahlíží hodně lidí okrajově; za uživatele je předvídatelnější, když všichni pracují naplno. Apexloop má jeden tarif za 500 Kč za uživatele a měsíc, takže v modelovém výpočtu níž u něj odpadá řádek placených modulů - to je ale vlastnost cenového modelu, ne argument, že je to pro každou firmu ta správná hladina.
Verze zdarma není nulová položka
Bezplatné tarify obvykle omezují počet záznamů, uživatelů nebo automatizací. Firma je přeroste během několika měsíců a přechod na placený tarif už dělá pod tlakem, s daty uvnitř. Počítejte s tím jako s odloženým rozhodnutím, ne s úsporou.
Modelový výpočet na tři roky: pět lidí a dvacet lidí
Modelová situace: firma přechází z Excelu na nástroj střední třídy zhruba za 700 Kč za uživatele a měsíc, s implementací přes partnera. Čísla slouží k porovnání poměrů mezi položkami, ne jako nabídka.
| Položka | Firma o 5 lidech | Firma o 20 lidech |
|---|---|---|
| Licence za 3 roky | 126 000 Kč | 504 000 Kč |
| Placené moduly (20 %) | 25 000 Kč | 101 000 Kč |
| Implementace a nastavení | 40 000 Kč | 120 000 Kč |
| Migrace dat | 15 000 Kč | 40 000 Kč |
| Školení | 10 000 Kč | 30 000 Kč |
| Váš čas při zavádění | 30 000 Kč | 75 000 Kč |
| Interní správa za 3 roky | 60 000 Kč | 270 000 Kč |
| Úpravy v roce 2 a 3 | 30 000 Kč | 80 000 Kč |
| Celkem za 3 roky | ~336 000 Kč | ~1 220 000 Kč |
| Skutečná cena za uživatele a měsíc | ~1 870 Kč | ~1 700 Kč |
Z tarifu 700 Kč se stalo 1 870 Kč. U pětičlenné firmy je to tím, že jednorázové položky se rozpouštějí do malého počtu lidí: start včetně vlastního času tvoří 95 000 Kč, tedy skoro třetinu tříletého součtu. U dvacetičlenné firmy je poměr jiný - licence a moduly dělají polovinu a jednorázový start jen pětinu.
Praktický důsledek: malá firma se rozhoduje podle toho, co zaplatí, než začne. Nástroj o dvě stovky dražší, který si nastaví sama za dva dny, porazí levnější systém s implementací za 40 000 Kč. Firma o dvaceti lidech se rozhoduje podle ceny za licenci a podle toho, kolik lidí ji opravdu potřebuje. Tam se dvě stovky rozdílu za tři roky rovnají 144 000 Kč.
Licence za lidi, kteří systém neotevřou
Nejhorší položka v tabulce v ní není vidět, protože se tváří jako běžná licence. Při zavádění se pořizují přístupy pro všechny - obchod, provoz, fakturace, majitel, dva technici. Po půl roce systém denně otevírají tři z osmi.
Při 700 Kč za uživatele a měsíc stojí jedna nevyužitá licence 25 200 Kč za tři roky. Pět takových je 126 000 Kč, tedy víc než celá implementace. A náklad není jen finanční: v systému, kde polovina lidí nezapisuje, přestanou být data spolehlivá i pro tu druhou polovinu.
Praktické opatření je nudné a funguje. Začněte s licencemi jen pro lidi, kteří v systému mají denní práci, a další přidávejte, až o ně někdo požádá. Po třech měsících se podívejte na to, kdo se za poslední měsíc přihlásil. Proč se to děje i v dobře vybraném systému, rozebírá článek CRM, které nepoužíváte, a co udělat v prvních týdnech, aby k tomu nedošlo, shrnuje prvních 30 dní s novým CRM.
Čtyři otázky, které z nabídky vytáhnou zbytek ceny
Ptejte se dřív, než dostanete nabídku. Odpovědi na tyhle čtyři otázky posunou odhad blíž ke skutečnosti než jakékoli srovnání funkcí.
- Co přesně je v tarifu a co je modul? Nechte si to vyjmenovat u automatizací, e-podpisu, API a napojení na fakturaci.
- Kdo dělá migraci a za kolik? Ptejte se na cenu za den a na to, kolik dnů odhadují u firmy vaší velikosti.
- Kolik stojí přidat pole a jak dlouho to trvá? Pokud je odpověď „objednávka a tři týdny", připočtěte si k rozpočtu i to, že změny přestanete žádat.
- Jak dostanu data ven? Formát exportu, včetně vazeb mezi záznamy a příloh.
Než začnete sbírat nabídky, vyplatí se projít průvodce výběrem CRM a ujasnit si, které agendy má systém pokrýt - právě šířka záběru rozhoduje o tom, jestli budete platit jeden nástroj, nebo tři. Druhou cestu, tedy systém postavený na míru, počítá článek Kolik stojí aplikace na míru; struktura nákladů je tam úplně jiná a začátek dražší. A než někde podepíšete tři roky dopředu, přečtěte si, jak se vyhnout vendor lock-inu ve firemním softwaru - cena za odchod je součástí ceny za vstup.
Časté otázky k ceně CRM
Kolik stojí CRM pro malou firmu?
U pětičlenné firmy počítejte se 100 000 až 150 000 Kč v prvním roce a zhruba 85 000 Kč v každém dalším, včetně vlastního času. Samotné licence z toho tvoří necelou polovinu. Konkrétní ceníky jednotlivých dodavatelů najdete ve srovnání CRM pro české firmy.
Kolik stojí implementace CRM?
U nástrojů střední třídy se pohybuje v desítkách tisíc korun podle počtu agend a stavu dat, u enterprise systémů v dnech konzultanta. Levné nástroje implementaci neúčtují, protože nastavení děláte sami - ta položka nezmizí, jen se přesune do vašeho času.
Je lepší platit za uživatele, nebo za celý prostor?
Za prostor se vyplatí tam, kde do systému nahlíží hodně lidí jen občas - technici, brigádníci, vedení. Za uživatele je předvídatelnější, když v něm všichni pracují denně. Rozhodněte podle toho, kolik lidí bude zapisovat, ne kolik jich bude mít účet.
Vyplatí se CRM zdarma?
Na první rok a jednoho až dva lidi ano, jako způsob, jak si ujasnit, co vlastně potřebujete. Bezplatné tarify ale omezují počet záznamů, uživatelů nebo automatizací a firma je obvykle přeroste dřív, než čekala. Počítejte s tím, že přechod na placenou verzi přijde, a ověřte si předem, jak se z nástroje exportují data.