Správa zakázek

Mějte každou zakázku pod kontrolou.Od poptávky po předání a fakturaci.

Správa zakázek v Apexloop propojí obchod, realizaci, termíny, rozpočty, dokumenty, e-maily a interní komunikaci do jednoho přehledného pracovního prostoru. Každá zakázka má vlastní kartu, vazby na zákazníka, úkoly, položky, přílohy, historii změn, odpovědné osoby a automatizace, které pohlídají opakované kroky za vás.

1: centrální místo pro zakázky
360°: přehled nad stavem, lidmi i termíny
0: zbytečných tabulek a ručních přepisů

Domluvit ukázku Zobrazit šablonu

Co získáte pro řízení zakázek

Evidence zakázek na míruVytvořte databázi zakázek s číslem zakázky, stavem, zákazníkem, termínem, rozpočtem, marží, odpovědnou osobou i přílohami.

Přehled realizace v různých pohledechSledujte zakázky v tabulce, kanbanu, kalendáři, timeline, galerii, grafu nebo detailu s podzakázkami a položkami.

Automatizace workflowSpouštějte automatické notifikace, změny stavů, kontrolní úkoly, e-maily, webhooky nebo návazné záznamy podle událostí v zakázce.

Dokumenty, nabídky a předávací protokolyPoužívejte Plate stránky, šablony, placeholdery a tisk do PDF pro nabídky, protokoly, reporty nebo interní zakázkové listy.

Řízení práv podle rolíObchod vidí marži, výroba vidí technické zadání, klient může dostat pouze vybrané veřejné formuláře nebo výstupy.

Komunikace přímo u zakázkyE-maily, soubory, chat a poznámky držíte u konkrétní zakázky, aby tým nemusel dohledávat kontext v různých nástrojích.

Zakázkový systém bez kompromisů

Přizpůsobte si Správu zakázek podle reálného provozu

Apexloop není jen pevná evidence. Databáze, vazby, vzorce, pohledy, formuláře a automatizace si nastavíte podle toho, jak vaše firma opravdu pracuje.

ZakázkyHlavní databáze s číslem zakázky, stavem, prioritou, zákazníkem, kontakty, termíny, cenou, náklady a odpovědným týmem.

Zákazníci a kontaktyPropojte zakázku s firmou, kontaktní osobou, adresou realizace, historií komunikace a obchodními příležitostmi.

Položky a rozpočetEvidujte materiál, služby, práci, subdodávky, plánované a skutečné náklady v podřízených záznamech.

Termíny a milníkySledujte objednání, přípravu, realizaci, kontrolu, předání, fakturaci i servisní návaznosti v kalendáři nebo timeline.

Schvalování a kontrolyPřidejte stavové workflow, odpovědné osoby, kontrolní checklisty a tlačítka pro schválení, předání nebo eskalaci.

Soubory a dokumentaceNabídky, smlouvy, fotky z realizace, protokoly, technické listy a e-mailové přílohy držíte přímo u zakázky.

Každý tým může mít jiný pohled na stejná data: obchod, realizace, sklad, servis, účetní i management.

Ukázat zakázkové workflow

Automatizace

Co může Správa zakázek hlídat automaticky

Automatizační flow v Apexloop umí reagovat na vytvoření zakázky, změnu stavu, blížící se termín, přijatý e-mail, webhook nebo ruční kliknutí na tlačítko v záznamu.

Nová poptávka vytvoří zakázku a úkoly

Formulář z webu založí zákazníka, zakázku, přiřadí odpovědného obchodníka a pošle potvrzení e-mailem.

Změna stavu spustí další krok

Při přepnutí na stav Realizace systém založí kontrolní seznam, upozorní technika a nastaví termín interní kontroly.

Blížící se deadline odešle upozornění

Plánovaný trigger zkontroluje zakázky před termínem a pošle upozornění odpovědným lidem nebo skupinám.

Předání vygeneruje PDF a e-mail

Plate stránka s placeholdery se vytiskne do PDF jako předávací protokol a odešle klientovi z připravené šablony.

Doporučený datový model pro Správu zakázek

Oblast	Co řeší	Příklad
Zakázky	Centrální databáze pro evidenci zakázek, stavů, odpovědností, termínů, ceny, nákladů, dokumentů a historie.	Číslo zakázky, stav, zákazník, odpovědná osoba, termín předání, rozpočet, marže, archivováno
Zákazníci	Adresář firem a kontaktů propojený se zakázkami, komunikací, fakturačními údaji a historií spolupráce.	Firma, IČO, fakturační adresa, kontaktní osoba, e-mail, telefon, aktivní zakázky
Položky zakázky	Podřízené záznamy pro materiál, služby, práci, náklady a výnosy. Součty lze agregovat do hlavní zakázky.	Název položky, množství, jednotka, cena, náklad, dodavatel, stav dodání
Úkoly a milníky	Realizační plán zakázky s odpovědnými lidmi, termíny a návaznostmi. Vhodné pro kanban, kalendář i timeline.	Příprava, objednávka materiálu, montáž, kontrola, předání, fakturace
Dokumenty a komunikace	Soubory, Plate stránky, e-mailové HTML, přílohy a interní poznámky uložené v kontextu konkrétní zakázky.	Nabídka, smlouva, fotodokumentace, protokol, e-mail klientovi, interní zápis

Typický průběh zakázky v Apexloop

1Poptávka nebo objednávkaZakázka vznikne ručně, z veřejného formuláře, webhooku, e-mailu nebo importem. Systém doplní číslo zakázky a první stav.
2Nabídka a schváleníObchodník připraví rozpočet, nabídku a dokumenty. Schválení může proběhnout tlačítkem na záznamu nebo automatizačním flow.
3RealizaceTým pracuje s úkoly, termíny, přílohami, chatem, technickými poznámkami a přehledem stavu v kanbanu nebo timeline.
4Kontrola a předáníChecklist ověří dokončení, Plate stránka vygeneruje protokol a zakázka se přepne do stavu připraveno k fakturaci.
5Fakturace a archivacePo uzavření lze zakázku uzamknout pomocí archivace, zachovat historii a data použít v přehledech managementu.

Role a oprávnění

Každý vidí jen to, co má vidět

Sloupcová oprávnění umožní nastavit, kdo může číst nebo upravovat citlivé údaje. V jedné databázi tak může bezpečně pracovat obchod, výroba, servis i účetní.

Obchod

Příprava nabídky a komunikace s klientem

Cena pro zákazníkaeditace

Interní marževiditelné

Technický checklistjen čtení

Realizační tým

Termíny, úkoly, dokumentace a předání

Stav realizaceeditace

Fotodokumentaceeditace

Marže zakázkyskryté

ÚČ

Účetní

Fakturace, doklady a kontrola uzavření

Fakturační údajeeditace

Stav fakturaceeditace

Technické poznámkyjen čtení

Komunikace

E-maily, šablony a zprávy přímo ze zakázky

Apexloop umí propojit e-mailovou komunikaci se záznamy v databázích. Tým tak vidí, co se klientovi poslalo, jaké přílohy dorazily a jaký další krok má následovat.

Příchozí komunikace

Přijatý e-mail lze navázat na zákazníka, zakázku nebo položku.
Přílohy se uloží do souborového pole u správného záznamu.
Automatizace může podle e-mailu založit úkol nebo změnit stav.

Méně dohledávání v inboxu

Odchozí výstupy

Nabídky, potvrzení a protokoly lze posílat z připravených šablon.
Plate editor se převede na e-mailově bezpečné HTML.
Placeholdery doplní data ze zakázky do dokumentu nebo e-mailu.

Jednotný styl komunikace

Rizika bez systému

Kde firmy při ruční správě zakázek nejčastěji ztrácí čas

Excel, e-mail a chat často stačí jen do chvíle, než přibude více zakázek, lidí, termínů a změn.

Typický problém: nikdo přesně neví, která verze zadání je aktuální.

1
Data jsou rozdělená mezi tabulky, e-maily a složky
Zakázka má číslo v Excelu, přílohy v e-mailu, úkoly v chatu a termíny v kalendáři. Kontext se ztrácí.
2
Stavy se mění ručně a pozdě
Management nemá aktuální přehled, obchod neví, co je hotové, a realizace řeší operativu mimo systém.
3
Rozpočet a náklady se nesčítají automaticky
Bez relací a agregací je těžké hlídat odchylky, marži, rozpracovanost a fakturaci.
4
Předání a fakturace závisí na paměti lidí
Když chybí automatické notifikace, kontrolní seznamy a šablony dokumentů, zakázky se zbytečně zdržují.

Srovnání

Apexloop vs. běžná tabulka pro správu zakázek

Funkce	Apexloop	Tabulka / izolované nástroje
Evidence a data
Vlastní datový model zakázekzakázky, položky, zákazníci, úkoly, dokumenty		Omezeně
Relace mezi záznamy
Automatické součty a rollupy		Ruční vzorce
Práce týmu
Kanban, kalendář, timeline a datagrid		Často odděleně
Sloupcová oprávnění
Chat, e-mail a soubory u zakázky		Rozptýlené
Automatizace
Trigger podle změny záznamu
Tlačítka na kartě zakázky
PDF a e-mailové výstupy ze šablon		Ručně

Dopad na provoz

Kolik stojí roztříštěná správa zakázek

Nejde jen o cenu nástroje. Největší ztráty vznikají v opakovaném dohledávání, přepisování, chybách, zpožděních a nejasné odpovědnosti.

Ruční správa

Tabulky, e-maily, složky a chat

Dohledávání stavučasté

Ruční přepis datvysoký

Riziko zapomenutých krokůvysoké

Aktuální přehled managementuzpožděný

Výsledekztráta kontroly

Jakmile přibude více týmů a zakázek, ruční evidence začne brzdit obchod, realizaci i fakturaci.

Apexloop

Zakázky, data, komunikace a automatizace v jednom

Centrální karta zakázkyv ceně

Automatické návazné krokyv ceně

Přehled podle rolív ceně

Šablony dokumentů a e-mailův ceně

Výsledekřízení v reálném čase

Tým pracuje nad stejnými daty, každý vidí svůj pohled a systém hlídá opakované procesy.

Pro koho je řešení vhodné

Správa zakázek pro firmy, které potřebují vlastní proces

Apexloop dává smysl tam, kde běžný krabicový systém nestačí a kde každá zakázka potřebuje data, dokumenty, komunikaci, termíny a jasné odpovědnosti.

Pevný krabicový softwareHotové funkce, omezené úpravy

Proces se musí přizpůsobit nástrojiPřidání vlastních polí, vazeb nebo workflow bývá omezené nebo vyžaduje vývoj.

Data často končí mimo systémSpecifické tabulky, kontrolní seznamy a dokumenty se řeší bokem.

Automatizace jen v předem daných scénáříchNestandardní návaznosti, webhooky nebo vlastní uzly nemusí být dostupné.

ApexloopZakázkový systém přizpůsobený vašemu provozu

Databáze, pole a relace podle vásZakázky, položky, zákazníci, úkoly, soubory i číselníky si poskládáte podle reálného procesu.

Pohledy pro každou roliObchod může pracovat v pipeline, realizace v kanbanu, management v grafech a účetní v přehledu k fakturaci.

Automatizace napříč celým workflowSystém reaguje na data, termíny, e-maily, formuláře, webhooky i tlačítka na záznamu.

Navrhnout správu zakázek

Příklady použití

Jak může vypadat Správa zakázek v různých oborech

Apexloop je flexibilní, takže jeden princip evidence zakázek můžete upravit pro výrobu, služby, montáže, projekty, servis i interní požadavky.

Výroba a montážePoptávka, kalkulace, výroba, montáž, fotodokumentace, předávací protokol a fakturace.

Servisní zakázkyPřijetí požadavku, plán výjezdu, technik, náhradní díly, protokol, opakovaný servis a historie zařízení.

Agenturní a projektová práceBrief, rozpočet, úkoly, schvalování výstupů, komunikace s klientem, reporting a navazující fakturace.

Stavební a realizační týmyEtapy, subdodavatelé, dokumentace, termíny, změnové požadavky, kontrolní dny a předání.

Obchodní zakázkyLead, nabídka, schválení ceny, objednávka, realizace, upsell, servis a zákaznická historie.

Interní požadavkyIT požadavky, nákup, HR onboarding, schvalování, odpovědnosti, SLA a interní komunikace.

Implementace

Jak začít se Správou zakázek

Začněte jednoduchým modelem a postupně přidávejte automatizace, dokumenty, oprávnění a pokročilé pohledy.

Doporučený postup nasazení

1
Popište životní cyklus zakázky
Sepište stavy od poptávky po archivaci, odpovědné role, rozhodovací body a výstupy.
2
Navrhněte databáze a vazby
Oddělte zakázky, zákazníky, položky, úkoly, dokumenty a číselníky. Propojte je select, multiselect, record a view sloupci.
3
Nastavte pohledy pro týmy
Připravte tabulku pro administrativu, kanban pro realizaci, kalendář pro termíny a grafy pro management.
4
Přidejte vzorce a agregace
Počítejte hodnotu zakázky, náklady, marži, počet otevřených úkolů, zpoždění nebo stav dokončení z podřízených záznamů.
5
Automatizujte opakované kroky
Notifikace, změny stavů, e-mailové šablony, PDF výstupy a kontrolní úkoly spouštějte podle událostí.

Vytvořte si Správu zakázek, která odpovídá vašemu provozu

Apexloop propojí databáze, relace, pohledy, dokumenty, e-maily a automatizace do jednoho systému pro řízení zakázek. Začněte šablonou a upravte ji podle vlastních procesů.

Domluvit ukázku Otevřít šablonu

Datový model na míru
Automatizace bez ručního přepisování
Pohledy pro obchod, realizaci i management