Gestion des commandes et contrats

Commandes et contrats

De la demande à la facture — géré dans un seul système.

Gérez l'ensemble du cycle de vie des commandes — demandes, devis, approbations, contrats, livraisons et facturation — dans un système connecté à votre CRM, projets et documents. Pas de feuilles de calcul isolées, pas de re-saisie entre outils.

1: source de vérité par commande
0: re-saisie entre systèmes
∞: étapes de processus personnalisables

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Ce que vous pouvez gérer dans les commandes

Cycle de vie des commandesSuivez chaque commande de la demande à la confirmation, livraison et clôture.

Contrats et documentsContrats, NDAs, avenants et documents liés stockés dans l'enregistrement de la commande.

ApprobationsFlux d'approbation multi-étapes pour les devis, contrats, demandes de changement et bons de commande.

AutomatisationsTransitions de statut automatiques, notifications, brouillons de factures et création de projets.

ReportingValeur des commandes, pipeline, taux d'exécution, commandes en retard et revenus par période.

Données connectéesCommandes liées aux clients, produits, projets, factures et équipes.

Modèle de données

Construisez le processus de commande qui correspond à votre activité

Vous concevez le modèle de données. Les commandes peuvent inclure tous les champs dont votre activité a besoin — des simples lignes de produits aux contrats de projet multi-phases complexes.

ClientsEntreprises, contacts, adresses de facturation, responsables de compte et historique de communication.

CommandesEnregistrements de commande avec numéro, statut, valeur, délai, responsable et enregistrements liés.

Produits et servicesCatalogue de produits avec prix, unités, catégories et variantes liés aux lignes de commande.

ContratsDocuments contractuels avec parties, valeur, validité, pièces jointes et statut d'approbation.

FacturesEnregistrements de factures liés aux commandes — avec montants, délais et statut de paiement.

ProjetsProjets créés depuis des commandes — avec tâches, jalons, équipes et suivi budgétaire.

Cycle de vie

Étapes typiques d'une commande

Les étapes sont entièrement configurables. Voici un exemple de cycle de vie — votre activité peut avoir plus ou moins d'étapes.

Demande reçue

Le client soumet via formulaire ou l'équipe commerciale crée l'enregistrement manuellement.

Devis préparé

Le devis est construit depuis la base de données produits, approuvé et envoyé au client.

Commande confirmée

Le client accepte le devis. Le statut de la commande passe à confirmé.

Livraison en cours

Projet créé, équipe notifiée, tâches assignées et progression suivie.

Facturé

Facture générée depuis la commande et envoyée au client.

Clôturé

Paiement reçu, commande clôturée, données disponibles pour le reporting.

Structure de la base de données des commandes

Oblast	Co řeší	Příklad
Numéro de commande	ID auto-généré avec préfixe et séquence.	CMD-2026-001, PRO-042
Client	Lien vers la base de données client — entreprise, contact de facturation, responsable de compte.	ACME Sàrl, contact : Jean Dupont
Statut	Étape actuelle dans le cycle de vie de la commande.	Demande, Devis, Confirmée, En livraison, Facturée, Clôturée
Valeur de la commande	Valeur totale de la commande — devise, montant, gestion de la TVA.	12 500 € HT
Produits / lignes de détail	Enregistrements de produits liés avec quantité, prix unitaire et total.	Produit A × 10 @ 125 € = 1 250 €
Contrat	Lien vers le document contractuel avec validité, pièces jointes et statut d'approbation.	Contrat #CON-2026-001, signé
Projet	Projet de livraison lié avec tâches, jalons et équipe.	Projet d'implémentation T3 2026
Facture	Enregistrements de facture liés à la commande — montant, délai, statut de paiement.	Facture F2026-001, délai : 30 jours, payée
Propriétaire	Commercial ou responsable de compte responsable de la commande.	Marie Dupont
Délai	Délai de livraison ou contractuel avec rappels automatisés.	2026-09-30

De la demande à l'affaire clôturée

1DemandeLe client soumet via formulaire ou le commercial crée manuellement. Le CRM est mis à jour automatiquement.
2DevisLe devis est construit depuis la base de données produits. Approuvé en interne, puis envoyé par e-mail.
3Confirmation de commandeLe client confirme. Le statut passe à 'Confirmée'. La livraison commence.
4LivraisonProjet, tâches et jalons créés automatiquement. L'équipe suit la progression.
5FacturationFacture générée depuis les données de la commande. Envoyée au contact de facturation.
6ClôturePaiement enregistré, commande clôturée. Les données alimentent les tableaux de bord de reporting.

Permissions

Chaque rôle voit ce dont il a besoin

Les ventes voient le pipeline, la livraison voit les tâches, la finance voit les factures — avec les données sensibles masquées par rôle.

Ventes

Gestion des commandes

Valeur de la commandeModifier

Marge interneMasqué

Contacts clientsModifier

Livraison

Exécution du projet

Projet et tâchesModifier

Montants des facturesMasqué

Délai de la commandeLecture seule

FIN

Finance

Facturation et paiements

Statut de la factureModifier

Valeur de la commandeLecture seule

Notes internesMasqué

Communication

Toute la communication reste sur la commande

E-mails, devis, contrats et notes internes sont liés à l'enregistrement de commande — pas éparpillés dans des fils d'e-mails.

Communication client

Envoyer devis et contrats par e-mail
Fils d'e-mails liés à l'enregistrement de commande
Confirmations et rappels automatisés

Coordination interne

Notifications d'approbation pour les devis
Alertes de changement de statut à l'équipe livraison
Rappels de délai avant la date d'échéance

Automatisation

Ce qui se passe automatiquement dans le processus de commande

1
Commande confirmée → projet créé
Le changement de statut à 'Confirmée' déclenche la création automatique d'un projet avec des tâches et jalons standard.
2
Livraison terminée → brouillon de facture
Quand le statut de livraison atteint 'Terminée', un brouillon de facture est créé depuis les données de la commande.
3
Devis envoyé → rappel de suivi
Si pas de réponse dans 5 jours, le commercial reçoit un rappel de suivi automatique.
4
Délai approchant → alerte
3 jours avant le délai de livraison, le propriétaire et le responsable livraison reçoivent une alerte.
5
Facture envoyée → suivi de paiement
La date d'échéance de paiement est définie automatiquement. Les factures en retard déclenchent une escalade.

Comparaison

Gestion des commandes dans Apexloop vs. outils fragmentés

Funkce	Apexloop	CRM + outils séparés
Connexion des données
Commande liée au client, projet, facture		liens manuels
Contrat stocké dans l'enregistrement de commande		GED séparé
Facture générée depuis les données de commande		re-saisie
Automatisation
Projet créé à la confirmation de commande		manuel
Brouillon de facture à la fin de livraison		manuel
Rappels de délai		calendrier uniquement
Reporting
Valeur des commandes par étape, période, commercial		export vers Excel
Tableau de bord des factures en attente		comptabilité séparée
Métriques de performance livraison		manuel

Impact opérationnel

Gestion des commandes — fragmentée vs. connectée

Comparaison illustrative pour une équipe traitant 50+ commandes par mois sur plusieurs outils.

Outils fragmentés

CRM + outil projet + facturation + GED

Données re-saisies entre systèmeschaque commande

Statut flou entre les outilsconfusion quotidienne

Facture créée manuellement depuis les notespar commande

Rapport compilé depuis plusieurs exportscharge hebdomadaire

Coût admin cachéheures par commande

Chaque transfert entre outils crée un risque d'erreurs et de contexte perdu.

Commandes Apexloop

Un seul système pour le cycle de vie complet

La commande est l'enregistrement uniquev ceně

Statut visible pour tous les rôlesv ceně

Facture générée par automatisationv ceně

Tableaux de bord toujours à jourv ceně

Charge adminminimale

L'équipe se concentre sur les clients et la livraison, pas sur la coordination des données.

Reporting

Reporting des commandes sans exports

Graphiques, agrégations et tableaux de bord construits directement sur votre base de données de commandes — affichant toujours les données actuelles.

Pipeline par étapeValeur et nombre de commandes à chaque étape — voyez où les affaires se bloquent.

Revenus dans le tempsTendance mensuelle, trimestrielle ou annuelle des revenus depuis les commandes clôturées.

Performance par commercialCommandes clôturées, valeur et taille moyenne des affaires par commercial.

Performance livraisonTaux de livraison dans les délais, jours moyens à la clôture, commandes en retard.

Factures en attenteTotal en attente, à payer cette semaine, en retard et tendance de paiement.

Revenus par produitQuels produits et services génèrent le plus de valeur de commande.

Implémentation

Démarrer avec la gestion des commandes

1
Configurez la base de données de commandes
Créez la base de données de commandes principale avec les champs statut, valeur, lien client, propriétaire et délai.
2
Connectez les produits
Construisez un catalogue de produits/services et liez-le aux lignes de commande.
3
Ajoutez les bases de données liées
Connectez les clients, projets, contrats et factures comme bases de données liées.
4
Configurez les automatisations
Mettez en place la création de projets, la préparation de factures, les rappels et les notifications de statut.
5
Construisez des vues par rôle
Les ventes obtiennent un kanban de pipeline, la livraison un calendrier de tâches, la finance un tableau de factures.
6
Créez des tableaux de bord
Construisez des tableaux de bord de direction avec des métriques de pipeline, revenus et livraison.

Gérez le cycle de vie complet des commandes dans un seul système

De la première demande à la facture finale — avec automatisations, approbations, projets connectés et reporting en temps réel. Pas de feuilles de calcul, pas de re-saisie, pas de changement d'outil.