Gestion documentaire
Documents, enregistrements et processus au même endroit.
La gestion documentaire dans Apexloop n'est pas qu'un stockage de fichiers. Chaque document peut avoir ses propres métadonnées, pièces jointes, liens vers des enregistrements, contenu rich text, historique, personnes responsables, étapes d'approbation et automatisations.
- 1
- endroit pour les documents
- ∞
- champs personnalisés
- 0
- personnalisateurs externes
Ce que vous pouvez gérer en gestion documentaire
Modèle de données pour la gestion documentaire
| Oblast | Co řeší | Příklad |
|---|---|---|
| Document | L'enregistrement principal dans la base de données. Peut avoir son propre ID, statut, responsable, délais, pièces jointes, contenu rich text et relations. | Contrat n° SML-2026-001, facture, politique, proposition |
| Métadonnées | Toutes les colonnes sur le document. Texte, nombre, devise, date, personne, booléen, adresse, select, multiselect ou HTML. | Type de document, montant, valide jusqu'au, propriétaire, archivé |
| Contenu du document | Page rich text via référence de page PlateJS ou cellule rich text dans un popover. | Texte du contrat, politique interne, notes de réunion |
| Pièces jointes | Fichiers joints stockés directement sur l'enregistrement ou récupérés depuis l'e-mail. | Contrat PDF, scan, pièce jointe XLS, image |
| Relations | Les colonnes select, multiselect, enregistrement et vue lient le document à d'autres bases de données. | Le document appartient à un client, projet ou document parent |
| Vues | Les mêmes données document peuvent être affichées en grille, kanban, calendrier, timeline, galerie, graphique ou détail. | Validité du contrat en calendrier, documents par statut en kanban |
| Automatisation | Flux basé sur des nœuds avec un déclencheur et des actions sur le document et les enregistrements liés. | Après téléchargement du contrat, démarrer l'approbation et notifier le département juridique |
Scénarios clés
Gestion documentaire selon vos processus
Apexloop vous permet de construire la gestion documentaire exactement comme votre entreprise fonctionne — sans formulaires fixes et sans développement externe.
Processus documentaire sans re-saisie manuelle
Les automatisations fonctionnent avec un document comme n'importe quel autre enregistrement. Elles peuvent lire les métadonnées, modifier les champs non calculés, rechercher des enregistrements liés, les parcourir, envoyer des messages ou appeler des systèmes externes.
Approbation de document
Quand le statut passe à « En attente d'approbation », une notification est envoyée à la personne responsable, un délai est défini et une tâche d'approbation est créée.
Génération de PDF
Une page Plate peut contenir des espaces réservés qui sont remplis avec les données de l'enregistrement en automatisation et imprimés en PDF.
Communication par e-mail
Un document peut être envoyé par e-mail, le contenu Plate converti en HTML compatible e-mail et les pièces jointes mappées vers la base de données.
Intégration via webhooks
Les nœuds webhook et HTTP permettent de recevoir des documents de sources externes ou d'envoyer le statut du document à d'autres systèmes.
Cycle de vie typique d'un document
- 11. Création du documentLe document est créé manuellement, via formulaire, depuis un e-mail, webhook ou automatisation.
- 22. Remplissage des métadonnéesL'utilisateur ou l'automatisation remplit le type, statut, propriétaire, délais, montants, relations et pièces jointes.
- 33. CollaborationL'équipe travaille sur la page rich text, commente l'enregistrement, gère les tâches liées et communique via chat ou e-mail.
- 44. Approbation et envoiL'automatisation déclenche l'approbation, prépare le PDF, envoie l'e-mail ou met à jour les enregistrements liés.
- 55. ArchivageAprès clôture, le document peut être archivé. Les enregistrements archivés peuvent être protégés contre d'autres modifications.
Chacun voit seulement ce qu'il devrait
Les droits peuvent être contrôlés au niveau de la personne et du groupe. Pour les documents sensibles, vous n'avez pas besoin de masquer l'enregistrement entier — restreignez simplement les champs spécifiques.
Chef de projet
Gère le document dans un projet
Équipe juridique
Révise le contenu du contrat
Utilisateur externe
Voit seulement les informations sélectionnées
Vues
Un modèle de document, de nombreuses façons de travailler
Vous pouvez afficher les mêmes données selon la situation : en tableau pour les managers, en calendrier pour les délais, en kanban pour les statuts ou en détail pour le travail quotidien.
Colonnes recommandées pour une base de données documentaire
| Oblast | Co řeší | Příklad |
|---|---|---|
| Numéro de document | ID utilisateur avec préfixe et numéro auto-incrémenté. | DOC-2026-001, CON-001 |
| Type de document | Select sur une base de données de types de documents pour que les valeurs soient extensibles et filtrables. | Contrat, facture, proposition, politique |
| Statut | Select ou multiselect selon le processus. | Brouillon, révision, approuvé, signé, archivé |
| Propriétaire | Colonne personne avec option pour plusieurs personnes ou groupes. | Équipe juridique, comptable, commercial |
| Valide jusqu'au | Colonne datetime pour les expirations, renouvellements et rappels. | 31 déc. 2026 |
| Contenu | Référence de page PlateJS pour un document rich text par enregistrement. | Texte du contrat, politique, notes de réunion |
| Pièces jointes | Colonne de fichiers joints pour les originaux, scans et exports. | PDF, DOCX, XLSX, PNG |
| Enregistrement lié | Colonne enregistrement, select, multiselect ou vue pour les liens vers d'autres bases de données. | Client, projet, facture, document parent |
| Archivé | Booléen qui peut verrouiller d'autres champs en lecture seule. | vrai / faux |
Construisez la gestion documentaire exactement comme vous le souhaitez.
Commencez avec une simple base de données documentaire et ajoutez progressivement des permissions, relations, formulaires, e-mails, modèles PDF et automatisations.
- N'importe quelle structure de base de données
- Permissions au niveau du champ
- Automatisation et intégrations
- Documents rich text et PDF