Les rapports d'impression ne sont utiles que lorsqu'ils sont basés sur des données actuelles. Dès que l'équipe copie manuellement des valeurs d'une base de données dans un document, des erreurs et des retards apparaissent. Apexloop relie les bases de données, les pages documentaires, les espaces réservés et les automatisations de sorte que le résultat provienne du même système dans lequel le travail est géré.
Le modèle est une page documentaire
Une page documentaire peut contenir du texte, des titres, des séparateurs, des médias, un composant de base de données, un tableau de bord, un QR code, des boutons et des raccourcis. Pour un rapport d'impression, elle sert de modèle dans lequel l'automatisation insère des valeurs.
Les espaces réservés peuvent ressembler à ceci :
{{numero_facture}}{{client}}{{date_echeance}}{{montant_total}}{{qr_paiement}}
L'avantage est que le même modèle peut servir de nombreux enregistrements.
Les données viennent de l'enregistrement et des relations
Une facture n'est pas qu'une seule ligne. Elle nécessite un client, une adresse, des postes, une devise, des dates, un statut, des pièces jointes et souvent une séquence numérique avec préfixe. Certaines informations se trouvent directement sur l'enregistrement, d'autres arrivent via des colonnes select, multiselect, record ou de vue.
La colonne de vue est utile pour les parties répétitives du rapport, comme les postes de facture, les tâches d'un projet ou les risques dans un rapport. Les formules sur la colonne de vue calculent les totaux, les comptages, les marges et d'autres valeurs.
L'automatisation choisit le résultat
Le résultat peut être déclenché par un bouton sur l'enregistrement, un planning, un webhook ou un changement de statut. L'automatisation trouve les données nécessaires, vérifie les conditions, remplit le modèle et décide de la suite.
Cibles typiques :
- imprimer la page documentaire en PDF,
- enregistrer le PDF dans l'enregistrement comme pièce jointe,
- convertir le contenu en HTML sécurisé pour les e-mails,
- envoyer un e-mail au client,
- appeler une intégration externe via HTTP ou webhook.
Exemples de rapports
Les factures et devis utilisent des séquences numériques, des montants en devise, des postes et des QR de paiement. Les procès-verbaux de remise combinent des dates, des personnes, des fichiers, des photos et du texte de signature. Les rapports de projet utilisent des agrégations sur les tâches, la timeline, les graphiques et les risques. Les newsletters sont créées à partir du contenu d'une page documentaire et d'une automatisation planifiée.
Tous ces résultats suivent le même principe : l'enregistrement contient le contexte, les relations ajoutent les données liées, les formules calculent les valeurs et le modèle détermine la forme.