Un workspace bien conçu ne commence pas par la question du nombre de pages à créer. Il commence par la question de savoir quels éléments ont leur propre cycle de vie. Une entreprise, un contact, un projet, une tâche, une facture, une ligne, une newsletter ou un e-mail ne sont pas de simples paragraphes dans un document. Ce sont des enregistrements qui ont un statut, un propriétaire, un historique, des relations et souvent des sorties.
Dans Apexloop, il est donc logique de penser d'abord aux bases de données, puis aux pages qui les expliquent ou les affichent.
Commencez par l'agenda, pas par le modèle parfait
La première version du modèle doit couvrir le processus réel que l'équipe utilise chaque semaine. En général, trois à cinq bases de données suffisent. Par exemple, un CRM peut commencer avec les bases Entreprises, Contacts, Affaires, Activités et E-mails. La gestion de projet peut commencer avec Projets, Tâches, Jalons, Risques et Fichiers.
Pour chaque base de données, notez :
- qui crée l'enregistrement,
- qui en est propriétaire,
- quels statuts il traverse,
- à quoi il se rapporte,
- quel rapport ou sortie en découle.
Cela vous permettra d'éviter les colonnes qui ne sont jamais utilisées et les pages qui ne font que répéter les données d'une grille.
Choisissez les colonnes selon leur signification
Le texte brut convient aux valeurs simples, mais la plupart des données de travail ont un type plus précis. Les nombres peuvent porter une unité ou une devise, les dates déterminent la planification, la colonne person gère les personnes et les groupes, et la colonne files attachment conserve les pièces jointes. Le texte riche appartient au popover de cellule quand vous avez besoin d'une courte description structurée. Utilisez le lien vers une page de document lorsque chaque enregistrement doit avoir son propre document.
L'ID mérite une attention particulière. Un ID utilisateur avec un préfixe et un numéro auto-incrémenté est pratique pour les factures, les demandes, les contrats ou les incidents. Le GUID système reste caché et sert à l'identification unique.
Les relations sont la colonne vertébrale de l'espace de travail
Les colonnes select et multiselect relient les enregistrements à une base de données spécifique. La colonne record est polymorphe et peut référencer un enregistrement de n'importe quelle base de données. La colonne view affiche les enregistrements associés filtrés, par exemple les lignes de la facture actuelle ou les tâches du projet actuel.
Utilisez les backlinks via la propriété related pour les relations qui doivent être synchrones : « Sous-élément / Élément parent », « Bloque / Bloqué », « Entreprise / Contact » ou « Projet / Client ». L'utilisateur n'a alors pas besoin de remplir manuellement l'autre côté de la relation.
Les dictionnaires appartiennent aux bases de données
Ne conservez pas les statuts, priorités, segments, types de commandes et raisons de perte uniquement sous forme de listes fixes. Dans Apexloop, il est utile d'en faire des bases de données indépendantes et de les utiliser via select ou multiselect.
Cela permet de décrire, filtrer, annoter, trier les valeurs et de les utiliser dans les vues et les automatisations. Quand le commercial ajoute un nouveau segment, il n'est pas nécessaire de modifier la structure du CRM. Un enregistrement s'ajoute dans le dictionnaire.
Les formules relient les niveaux de données
Les formules peuvent remplir un champ numérique, textuel, de date, booléen ou person à partir du contexte d'un enregistrement. Quand une formule dépend d'une autre formule, une cascade se crée au sein d'une même ligne. La colonne view ajoute également des enfants filtrés au contexte.
Cela permet des rollups sans copie manuelle. La tâche calcule le coût, le projet additionne les tâches et l'entreprise additionne les projets. Le même principe fonctionne pour la capacité, la marge, les bloqueurs ouverts, le taux d'avancement ou le risque.
Adaptez les vues aux rôles
La grille de données est excellente pour la gestion des données, mais ce n'est pas le seul mode de travail. Kanban aide à gérer les statuts, calendar et schedule travaillent avec le temps, timeline maintient les plans longs, chart montre les agrégats et gallery convient aux contenus visuels.
Un même modèle de données peut avoir plusieurs vues pour différents rôles. La finance suit les montants, les ventes le pipeline, l'équipe projet les tâches et la direction le résumé. Tout le monde travaille pourtant avec les mêmes enregistrements.
Un bon modèle se reconnaît à ses sorties
À la fin de la conception, demandez-vous ce que le workspace doit être capable de produire. S'il doit générer une facture, vous avez besoin d'une numérotation, d'un client, de lignes, de montants, d'une adresse, d'un QR code et d'un modèle PDF. S'il doit envoyer une newsletter, vous avez besoin d'une campagne, d'un segment, d'un contenu de page de document, d'une date limite et d'une automatisation pour la conversion en HTML sécurisé pour les e-mails.
Le modèle n'est pas terminé quand il a toutes les colonnes. Il est terminé quand l'équipe peut en faire la prochaine étape de manière fiable.