La façon la plus pratique de commencer avec Apexloop est de choisir un processus concret. Sélectionnez un sujet qui existe déjà dans des tableurs, des e-mails ou un chat : CRM, projets, factures, newsletters, demandes, recrutement ou validation interne. L'objectif de la première configuration n'est pas de décrire toute l'entreprise, mais de créer un endroit fiable où l'équipe peut voir les données actuelles, les responsabilités et les prochaines étapes.
1. Créez votre espace de travail
Nommez l'espace de travail de façon à ce que les gens le reconnaissent sans explication. Pour commencer, invitez l'équipe qui travaillera réellement sur ce sujet. L'administrateur doit avoir au moins ces réponses :
- Quel processus remplace-t-on ou unifie-t-on dans Apexloop ?
- Quelles bases de données aurons-nous besoin dès la première version ?
- Qui peut lire, modifier et valider les champs sensibles ?
- Quel résultat l'équipe doit-elle obtenir des données : vue, rapport, e-mail, PDF ou automatisation ?
2. Concevez les premières bases de données
Chaque sujet dans Apexloop repose sur des bases de données. Une base de données peut représenter des entreprises, des contacts, des projets, des tâches, des factures, des postes, des campagnes, des e-mails ou tout ce qui a son propre cycle de vie.
Commencez avec un modèle simple :
| Besoin | Type de colonne recommandé | Exemple |
|---|---|---|
| Montant, capacité, nombre | Nombre avec unité ou devise | Budget en €, estimation en heures |
| Courte description | Texte simple | Nom de l'entreprise, objet de la demande |
| Description longue | Texte enrichi ou lien vers page documentaire | Brief, spécification, compte-rendu |
| Échéances | Date/heure | Date de réunion, deadline, échéance |
| Responsabilité | Personne | Responsable, valideur, équipe |
| Pièces jointes | Fichiers joints | Contrat, image, e-mail importé |
| Statut | Select vers base de données de statuts | Nouveau, En cours, Validé |
| Plusieurs liens | Multiselect | Participants, étiquettes, tâches bloquées |
| Enregistrements subordonnés | Vue | Postes de facture, tâches de projet |
Si vous avez besoin d'une liste contrôlée de valeurs, créez une base de données séparée. Les statuts, priorités, types de commandes ou segments ne sont alors pas simplement une liste fixe dans les paramètres du champ. Ce sont des enregistrements qu'on peut décrire, filtrer, annoter et utiliser dans d'autres vues.
3. Reliez les enregistrements par des relations
Les relations maintiennent le contexte ensemble. Les colonnes select et multiselect pointent vers des enregistrements d'une base de données choisie, la colonne record peut pointer de façon polymorphe vers n'importe quel enregistrement, et la colonne de vue affiche les lignes liées filtrées.
Modèles pratiques :
- Une entreprise a des contacts, projets, devis, factures et e-mails.
- Un projet a des tâches, des jalons, des risques, des fichiers et des rapports.
- Une facture a des postes via une colonne de vue et des montants calculés par formule.
- Une tâche peut avoir des liens « bloque » et « bloqué par » via les rétroliens de propriétés liées.
Utilisez les rétroliens toujours quand la relation doit être visible des deux côtés. Il s'agit typiquement de « sous-élément / élément parent », « contact / entreprise », « bloque / bloqué par » ou « projet / client ».
4. Ajoutez des formules et des rollups
Les formules peuvent calculer un nombre, un texte, une date, un booléen ou une personne à partir du contexte d'un seul enregistrement. Si une formule dépend d'une autre formule, Apexloop crée une cascade. La colonne de vue donne également aux formules des enregistrements enfants filtrés, ce qui permet d'additionner des valeurs provenant d'enregistrements subordonnés.
Exemples :
- Somme des postes de facture à partir de la colonne de vue des postes.
- Statut du projet selon les tâches ouvertes et l'échéance approchante.
- Personne responsable selon le type de commande et la région.
- Marge de l'entreprise via les projets, qui eux-mêmes agrègent les tâches et les coûts.
Laissez les champs calculés être pilotés par les formules. Les valeurs que doit modifier une personne ou une automatisation restent sans formule.
5. Configurez les vues par rôle
Les mêmes données peuvent avoir plusieurs vues. La finance a souvent besoin d'une grille de données, la vente d'un kanban, la direction d'un graphique et l'équipe d'un calendrier ou d'une timeline.
Commencez avec ces vues :
- Grille de données pour contrôler un grand nombre de colonnes.
- Kanban pour le processus par statuts et le glisser-déposer.
- Calendrier ou planning pour les échéances, les capacités et les réunions.
- Timeline pour les projets, les feuilles de route et les dépendances.
- Graphique pour les métriques de synthèse.
- Détail avec sous-grilles de vue pour travailler dans le contexte d'un enregistrement.
Pour chaque vue, notez à qui elle s'adresse et quelle décision elle doit accélérer. Supprimez ou fusionnez les vues que personne n'utilise pour travailler.
6. Préparez les permissions et l'archivage
Les permissions dans Apexloop peuvent être gérées au niveau de la colonne. Activez-les pour les valeurs sensibles comme les prix, les marges, les données personnelles, les notes internes ou les champs de validation. La colonne Personne peut contenir une personne, plusieurs personnes ou des groupes.
Un booléen d'archivage convient aux enregistrements qui doivent rester accessibles mais ne plus être modifiés. Si l'archivage est activé, les autres colonnes peuvent être en lecture seule.
7. Intégrez les pages, formulaires et communication
Utilisez les pages documentaires pour le contenu qui dépasse une cellule de grille : spécifications, comptes-rendus, guides, modèles, newsletters ou centres internes. Une page peut contenir du texte, un composant de base de données avec plusieurs vues, un tableau de bord, des médias, des QR codes, des boutons et des raccourcis vers d'autres pages ou enregistrements.
Utilisez les formulaires pour la collecte de données. Ils peuvent être internes, publics ou anonymes et créent de nouvelles lignes dans les bases de données. La page e-mail peut gérer les messages sans fils de conversation, les mapper sur des bases de données et enregistrer les pièces jointes dans les colonnes de fichiers. Gardez le chat attaché aux pages et enregistrements où la conversation appartient au travail.
8. Automatisez les étapes répétitives
Une automatisation a toujours un seul déclencheur : un bouton manuel, un planning, un webhook, un message reçu ou un changement d'enregistrement. Les nœuds suivants peuvent créer ou modifier des enregistrements, rechercher des données, itérer des listes, évaluer des conditions, envoyer des messages et appeler des intégrations HTTP ou webhook.
Bons premiers candidats à l'automatisation :
- Après l'envoi d'un formulaire, créer un contact et assigner un responsable.
- Via un bouton sur la facture, créer un PDF depuis un modèle documentaire.
- Lors d'un changement de statut, envoyer un e-mail ou une notification interne.
- En planification, trouver les enregistrements en retard et alerter l'équipe.
9. Vérifiez le premier flux de travail
Avant d'élargir l'espace de travail, suivez un scénario complet de bout en bout :
- Créez un nouvel enregistrement manuellement ou via un formulaire.
- Ajoutez les relations et les pièces jointes.
- Vérifiez que les formules ont calculé les valeurs.
- Ouvrez l'enregistrement dans les vues que l'équipe utilisera.
- Déclenchez un bouton ou une automatisation.
- Générez un PDF, envoyez un e-mail ou vérifiez le rapport.
Quand le scénario fonctionne, ajoutez progressivement d'autres bases de données, vues et automatisations. Le meilleur espace de travail grandit avec le travail réel, pas à partir d'un grand modèle conçu à l'avance.