Apexloop

Expirace bez upozornění

Smlouva expiruje.Vy se to dozvíte pozdě.

Smlouvy jsou v Excelu, v emailech nebo v hlavě. Smlouva tiše vyprší — zákazník odejde, servis pokračuje bez základu, nebo vám ujde prodloužení. Apexloop hlídá každý datum automaticky a upozorní vás ve správný čas.

Začít zdarmaUkázka hlídání smluv

Kde to bolí

Šest důvodů proč smlouvy expirují bez povšimnutí.

Termíny v ExceluDatum expirace je v buňce. Nikdo ho nemonitoruje. Excel vás neupozorní.
Reminder v kalendářiNastavit jeden je příjemné v říjnu. Ale co sem smluv a měnilo úkolů? A co nula platfem?
Zákazník odejde tišeSmlouva vyprší. Zákazník přestane platit. Vy jste to zjistili až na faktuře za dva měsíce.
Servis bez smlouvyTechnici servisují zákazníka jehož smlouva vypršela před třemi měsíci. Nepříjemné.
Expirace bez prodlouženíZákazník by prodloužil — ale nikdo ho neoslovil. Servis propadla tiše bez vědomí firmy.
Žádný audit trailKdo smlouvu naposledy upravoval? Kdy byla podepsána? Č-dum domluveno? Nikdo neví.
Reálný scénář

Co se stane bez hlídání smluv.

Kiwi.com. Smlouva na 210 000 Kč ročně. Expirovala v dubnu. Dnes je červen.

Smlouva Kiwi.com — 210 000 Kč — expirovala 14. dubna. Dnes je 2. června.

  1. 1

    Dubna: nikdo si nevšiml

    Datum expirace bylo v Excelu. Žádné upozornění, žádný email. Smlouva tiše vypršela.

  2. 2

    Května: technici servisují dál

    Zákazník volá s problémem. Technik přijede. Smlouva? Nikdo nekontroloval. Zdarma.

  3. 3

    Začátek června: faktura vrácena

    Účetní posílá fakturu. Kiwi.com odmítá platit — "naše smlouva přece skončila v dubnu."

  4. 4

    Firma řeší 7 týdnů zpětně

    Dva měsíce servisu bez základu. 210 000 Kč ztracená příležitost k prodloužení. Zákazník možná odejde.

Ukázka produktu

Všchny smlouvy přehledně. Se stavem expirace.

Databáze smluv s automaticky vypočítanými dny expirace.

Jak to funguje

Nastavíte jednou. Apexloop hlídá vždy.

Automatizace se spustí 60, 30 a 7 dní před expirací. Každé upozornění je u záznamu smlouvy — s celým kontextem.

60 dní před expirací smlouvy

Apexloop zkontroluje každý den databázi smluv — pokud se blíží expirace, spustí flow.

Notifikace zodpovědnému obchodníkovi

"Smlouva Kiwi.com expiruje za 60 dní — 210 000 Kč. Zahájte jednání o prodloužení."

Stav smlouvy → "K prodloužení"

AKCE — AUTOMATICKY — Stav smlouvy se automaticky změní a vidíte ho na dashboardu i v Kanban pohledu bez dalšího zásahu.

Email zákazníkovi — nabídka prodloužení

Personalizovaný email ze šablony: "Vaše smlouva expiruje 14. 7. Rádi ji s vámi prodloužíme."

Pokud stále nikdo nereagoval — notifikace manažerovi

ESKALACE — 7 DNÍ PŘED EXPIRACÍ — "Smlouva Kiwi.com expiruje za 7 dní a dosud nebyla prodloužena. Potřeba opatření."

Stav → "Expirováno" — přístupy zablokovány

PO EXPIRACI — Automatický přidán stav a spustí interní alert. Servis bez smlouvy se nenastaví nezarnaně.

Ukázka produktu

Všechny smlouvy přehledně. Se stavem expirace.

Databáze smluv s automaticky vypočítanými dny expirace.

Žádná smlouva vám už nevyprší bez vědomí.

Nastavte hlídač za hodinu. Apexloop se postará o zbytek — automaticky.

Vyzkoušet zdarmaUkázka automatizací
  • Bez platební karty
  • Nastavte za hodinu
  • Česky support
Excel vs Apexloop

Co se změní

Bez hlídání
Expirace v Excelu — nikdo nehlídá
Dozvíte se po fakturaci nebo pozdě
Servis probíhá bez platné smlouvy
Prodloužení závisí na paměti obchodníka
Zákazník odejde — nikdo ho neoslovil
Žádný audit trail — co bylo domluveno?
vs
Apexloop logoApexloop
Automatická upozornění 60/30/7 dní
Notifikace dávno před problémem
Stav "Expirováno" viditelný okamžitě
Email zákazníkovi automaticky — 30 dní
Eskalace pokud nikdo nereagoval
Celá historie smlouvy v záznamu

Co z toho postavíte

Hlídač pro každý typ smlouvy.

Každá šablona má nastavené triggery, emaily a eskalaci. Nasaďte za hodinu.

Servisní smlouvy60/30/7 dní, email
Roční licence SWProdloužení, faktura
Nájemní smlouvyTermíny, výpovědi
Pracovní smlouvyZkušební doba, DPP
Rámcové smlouvyB2B, SLA, partnerské
Certifikáty a licenceGDPR, ISO, platnosti

Vlastní typ smlouvy? Navrhneme hlídač s vámi na konzultaci.