Sběr dotazníků a formulářů
Formuláře, které nekončí v tabulce.Odpovědi rovnou pracují za vás.
Sbírejte odpovědi z dotazníků, poptávek, interních žádanek, registrací, auditů i kontrolních checklistů. Každé odeslání vytvoří nový záznam v databázi, doplní správné vlastnosti, propojí související osoby, soubory a kategorie a může okamžitě spustit navazující workflow.
- 1×
- zadání bez přepisování
- 24/7
- veřejný i interní sběr
- 0
- ruční kopírování dat
Proč to řešit v jedné aplikaci
Sběr dat není jen formulář. Je to začátek procesu.
Běžné formuláře umí uložit odpověď. Apexloop z ní rovnou vytvoří pracovní záznam, který lze filtrovat, přiřadit, schválit, dopočítat, vytisknout, poslat e-mailem nebo napojit na další databáze.
Co můžete přes formuláře sbírat
Kde se ztrácí čas při klasickém sběru formulářů
Největší náklady často nevznikají při vytvoření formuláře, ale po jeho odeslání: v ručním třídění, dohledávání kontextu, kopírování příloh a přepisování dat do dalších nástrojů.
Formulář přijde, ale práce teprve začíná
- 1
Odpověď dorazí e-mailem nebo do samostatné tabulky
Tým musí ručně zjistit, kdo ji má řešit, zda je kompletní a k jakému zákazníkovi, projektu nebo požadavku patří.
- 2
Data se přepisují do CRM, úkolů nebo evidence
Vznikají duplicity, chyby v názvech, neaktuální stavy a nejasná odpovědnost.
- 3
Schválení a komunikace běží mimo data
Poznámky jsou v chatu, přílohy v e-mailu a rozhodnutí v hlavě konkrétního člověka.
- 4
Reporty se skládají až zpětně
Když management potřebuje přehled, musí někdo znovu čistit exporty a spojovat data z více míst.
Samostatný formulář vs. formulář napojený na provozní databázi
Apexloop používá formulář jako vstupní bod do databází, pohledů, relací, oprávnění a automatizací. Díky tomu se sběr dotazníků stává součástí běžné práce týmu, ne izolovaným exportem.
Jak fungují formuláře v Apexloop
- 11. Navrhnete databázi pro odpovědiVytvoříte vlastnosti pro texty, čísla, měny, termíny, osoby, adresy, soubory, číselníky, relace nebo výpočty. Databáze se stane zdrojem pravdy pro všechny odeslané formuláře.
- 22. Vystavíte formulář veřejně, interně nebo anonymněStejný datový model může sloužit pro interní žádanku, veřejný dotazník, zákaznickou poptávku i partnerský sběr podkladů.
- 33. Odeslání vytvoří nový záznamKaždá odpověď se zapíše do databáze, získá auditní informace, ID, přílohy a hodnoty připravené pro pohledy, filtry a automatizace.
- 44. Automatizace rozhodne, co dálPodle hodnot ve formuláři může workflow poslat potvrzení, vytvořit úkol, najít související záznamy, aktualizovat stav nebo spustit webhook.
- 55. Tým pracuje v pohledech, které mu dávají smyslOdpovědi můžete spravovat jako datagrid, kanban, kalendář, schedule, timeline, chart nebo galerii. Každý tým vidí svůj provozní pohled.
Datový model pro sběr dotazníků a formulářů
| Oblast | Co řeší | Příklad |
|---|---|---|
| Základní odpověď | Každé odeslání formuláře je samostatný záznam v databázi s vlastním stavem, vlastníkem a auditní historií. | ID odpovědi, datum odeslání, respondent, stav zpracování, odpovědná osoba |
| Strukturovaná pole | Formulářová pole se ukládají do typovaných vlastností, takže je lze validovat, filtrovat, řadit, seskupovat a používat ve vzorcích. | E-mail, telefon, adresa, číslo s měnou, termín, ano/ne, příloha |
| Číselníky a volby | Select a multiselect mohou odkazovat na samostatné databáze číselníků, takže možnosti jsou rozšiřitelné, anotovatelné a filtrovatelné. | Typ požadavku, priorita, oddělení, produkt, důvod kontaktu |
| Relace a vazby | Odpověď lze napojit na libovolný záznam nebo více záznamů v jiných databázích. Backlinky drží kontext na obou stranách. | Zákazník, projekt, akce, smlouva, objednávka, úkol |
| Výpočty a rollupy | Formula pole mohou dopočítat skóre, stav, termín, riziko nebo agregovat podřízené odpovědi přes view sloupce. | NPS skóre, průměr hodnocení, počet otevřených incidentů, součet nákladů |
| Výstupy a dokumenty | Plate stránky a šablony s placeholdery umožní z odpovědi vytvořit PDF, report, potvrzení nebo e-mailově bezpečné HTML. | Předávací protokol, potvrzení registrace, interní report, newsletter |
Citlivé odpovědi zobrazíte jen lidem, kteří je mají řešit
U dotazníků a formulářů často sbíráte osobní údaje, interní komentáře, ceny nebo rozhodnutí. Díky oprávněním na úrovni sloupců můžete oddělit veřejně zpracovatelná data od citlivých polí.
HR tým
Správa interních žádostí
Projektový manažer
Zpracování požadavků
Finance
Kontrola nákladů
Co se může stát po odeslání formuláře
Automatizační flow má jeden trigger a navazující akce. Formulář tak nemusí jen ukládat odpovědi, ale řídit celý následný proces.
Potvrzení respondentovi
Po odeslání se automaticky odešle e-mail s potvrzením, číslem požadavku, shrnutím odpovědi nebo odkazem na další kroky.
Přiřazení odpovědné osobě
Podle oddělení, priority, produktu nebo regionu workflow nastaví řešitele, termín a stav zpracování.
Vyhodnocení podmínek
Nízké hodnocení, vysoká částka nebo urgentní požadavek mohou spustit eskalaci, upozornění nebo jinou větev procesu.
Napojení na externí systémy
Webhook a HTTP uzly umožní předat data do dalších aplikací, API nebo integračních konektorů.
Formuláře, e-maily a stránky spolupracují
Odpovědi z formulářů můžete použít pro potvrzení, interní notifikace, PDF výstupy i plánovanou komunikaci. Plate editor a e-mailově bezpečné HTML pomáhají udržet výstupy čitelné a konzistentní.
Respondent dostane jasnou odpověď
- Automatické potvrzení o přijetí
- Shrnutí vyplněných údajů
- Další kroky nebo odkaz na stránku
Tým má kontext pro zpracování
- Notifikace odpovědným lidem
- Přílohy uložené u záznamu
- Historie změn a stavů
Funkce pro profesionální sběr dat
Co získáte oproti izolovanému formuláři
| Funkce | Apexloop | Samostatný formulář |
|---|---|---|
| Sběr a struktura dat | ||
| Veřejné a anonymní formuláře | ||
| Odpověď jako plnohodnotný databázový záznam | většinou export | |
| Typovaná pole, relace a přílohy | omezeně | |
| Řízené číselníky jako samostatné databáze | ||
| Zpracování odpovědí | ||
| Automatizace po odeslání | jen základní | |
| Pohledy grid, kanban, kalendář, timeline, chart | ||
| Vzorce, rollupy a agregace přes podřízené záznamy | ||
| Oprávnění na úrovni sloupců | omezeně | |
| Výstupy a integrace | ||
| PDF a reporty z Plate stránek | ||
| E-mailové potvrzení z editoru | často šablona | |
| Webhook, HTTP a integrační uzly | podle tarifu | |
Dopad na provoz
Méně ruční práce po každém odeslání
Hodnoty jsou ilustrační, ale dobře ukazují rozdíl mezi izolovaným formulářem a sběrem dat přímo v pracovním systému.
Ruční zpracování
Formulář mimo databáze a workflow
Apexloop workflow
Formulář jako vstup do procesu
Scénář z praxe
Co se stane během prvních minut po odeslání poptávky
0:00
Zákazník odešle formulář
Poptávka vytvoří záznam v databázi a uloží přílohy, kontakt, produkt i rozpočet.
Bez přepisu
0:05
Workflow doplní kontext
Automatizace najde firmu, nastaví prioritu a přiřadí obchodníka podle segmentu.
Bez čekání
0:15
Tým dostane notifikaci
Obchodník vidí detail poptávky, přílohy, historii komunikace a navazující úkoly.
Bez dohledávání
1:00
Zákazník má potvrzení
E-mail shrne přijatá data a sdělí další krok nebo termín odpovědi.
Bez ručního e-mailu
Výsledek
Rychlejší reakce a čistší data od prvního kontaktu
Doporučené použití
Začněte formulářem, který dnes nejvíc bolí
"Nejlepší formulář není ten s nejvíce poli. Je to ten, který po odeslání přesně ví, kdo má co udělat dál."
Procesní tým
Implementace formulářů a workflow · Apexloop
Časté otázky ke sběru dotazníků a formulářů
Krátké odpovědi na nejčastější otázky při nasazení veřejných formulářů, interních žádanek a dotazníkových procesů.
Může formulář vyplnit člověk bez účtu?
Ano. Formuláře mohou být veřejné nebo anonymní, takže je lze použít pro zákazníky, partnery, účastníky akcí nebo interní sběr bez nutnosti přihlašování.
Kam se ukládají odpovědi z formuláře?
Každé odeslání vytvoří nový záznam v databázi. Odpovědi se ukládají do konkrétních vlastností, takže je můžete filtrovat, seskupovat, zobrazovat v pohledech a používat v automatizacích.
Umí formuláře pracovat s přílohami?
Ano. Formulář může sbírat soubory a uložit je přímo k vytvořenému záznamu. Přílohy pak zůstávají u odpovědi, projektu, zákazníka nebo požadavku.
Lze po odeslání spustit automatizaci?
Ano. Odeslání formuláře může spustit workflow, které pošle e-mail, založí úkol, aktualizuje stav, najde související záznamy, vyhodnotí podmínky nebo zavolá externí webhook.
Jak se řeší citlivá data v odpovědích?
Přístup lze řídit na úrovni sloupců podle osoby nebo skupiny. Vybraná pole mohou být skrytá, pouze pro čtení nebo editovatelná jen pro konkrétní role.
Mohu z odpovědí vytvořit PDF nebo report?
Ano. Plate stránky mohou používat placeholdery a tisk do PDF, takže z odpovědi vytvoříte potvrzení, protokol, souhrn, fakturační podklad nebo interní report.
Přestaňte sbírat odpovědi do izolovaných tabulek
Navrhněte formulář, který po odeslání vytvoří záznam, spustí workflow, upozorní správné lidi a připraví data pro další práci.
- Veřejné i interní formuláře
- Databáze, relace a číselníky
- Automatizace, e-maily a PDF výstupy