Správa dokumentů
Dokumenty, záznamy a procesy na jednom místě.
Správa dokumentů v Apexloopu není jen úložiště souborů. Každý dokument může mít vlastní metadata, přílohy, vazby na záznamy, rich text obsah, historii, odpovědné osoby, schvalovací kroky i automatizace.
- 1
- místo pro dokumenty
- ∞
- vlastních polí
- 0
- externích customizerů
Co můžete ve správě dokumentů řídit
Datový model pro správu dokumentů
| Oblast | Co řeší | Příklad |
|---|---|---|
| Dokument | Hlavní záznam v databázi. Může mít vlastní ID, stav, odpovědnou osobu, termíny, přílohy, rich text obsah a vazby. | Smlouva č. SML-2026-001, faktura, směrnice, nabídka |
| Metadata | Libovolné sloupce nad dokumentem. Text, číslo, měna, datum, osoba, boolean, adresa, výběr, multivýběr nebo HTML. | Typ dokumentu, částka, platnost do, vlastník, archivováno |
| Obsah dokumentu | Rich text stránka přes PlateJS page ref nebo rich text buňka v popoveru. | Smluvní text, interní směrnice, zápis z jednání |
| Přílohy | Souborové přílohy uložené přímo na záznamu nebo získané z e-mailu. | PDF smlouva, sken, XLS příloha, obrázek |
| Vztahy | Select, multiselect, record a view sloupce propojí dokument s jinými databázemi. | Dokument patří ke klientovi, projektu nebo nadřazenému dokumentu |
| Pohledy | Stejná dokumentová data lze zobrazit jako datagrid, kanban, kalendář, timeline, galerii, chart nebo detail. | Platnosti smluv v kalendáři, dokumenty podle stavu v kanbanu |
| Automatizace | Node-based flow se spouštěčem a akcemi nad dokumentem i navázanými záznamy. | Po nahrání smlouvy spusť schválení a upozorni právní oddělení |
Hlavní scénáře
Správa dokumentů podle vašich procesů
Apexloop umožňuje postavit správu dokumentů přesně podle toho, jak funguje vaše firma. Bez pevně daných formulářů a bez nutnosti externího vývoje.
Dokumentový proces bez ručního přepisování
Automatizace pracují s dokumentem jako s běžným záznamem. Mohou číst metadata, měnit nepočítaná pole, vyhledávat související záznamy, iterovat nad nimi, odesílat zprávy nebo volat externí systémy.
Schválení dokumentu
Po změně stavu na „Ke schválení“ se odešle notifikace odpovědné osobě, nastaví se termín a vytvoří se schvalovací úkol.
Generování PDF
Plate stránka může obsahovat placeholdery, které se v automatizaci naplní daty ze záznamu a vytisknou jako PDF.
E-mailová komunikace
Dokument lze poslat jako e-mail, převést Plate obsah do email-safe HTML a přílohy mapovat zpět do databáze.
Integrace přes webhooky
Webhook a HTTP nody umožní přijímat dokumenty zvenku nebo posílat stav dokumentu do dalších systémů.
Typický životní cyklus dokumentu
- 11. Vznik dokumentuDokument vznikne ručně, přes formulář, z e-mailu, webhooku nebo automatizací.
- 22. Doplnění metadatUživatel nebo automatizace vyplní typ, stav, vlastníka, termíny, částky, vazby a přílohy.
- 33. SpolupráceTým pracuje nad rich text stránkou, komentuje záznam, řeší související úkoly a komunikuje přes chat nebo e-mail.
- 44. Schválení a odesláníAutomatizace spustí schvalování, připraví PDF, odešle e-mail nebo aktualizuje navázané záznamy.
- 55. ArchivacePo uzavření lze dokument archivovat. Archivované záznamy mohou být chráněné proti dalším úpravám.
Každý vidí jen to, co má
Práva lze řídit na úrovni osob a skupin. U citlivých dokumentů tak nemusíte skrývat celý záznam — stačí omezit konkrétní pole.
Projektový manažer
Řídí dokument v projektu
Právní tým
Kontroluje smluvní obsah
Externí uživatel
Vidí jen vybrané informace
Pohledy
Jeden dokumentový model, mnoho způsobů práce
Stejná data můžete zobrazit podle situace: jako tabulku pro správce, kalendář pro termíny, kanban pro stavy nebo detail pro každodenní práci.
Doporučené sloupce pro databázi dokumentů
| Oblast | Co řeší | Příklad |
|---|---|---|
| Číslo dokumentu | Uživatelské ID s prefixem a autoincrement číslem. | DOC-2026-001, SML-001 |
| Typ dokumentu | Select na databázi typů dokumentů, aby byly hodnoty rozšiřitelné a filtrovatelné. | Smlouva, faktura, nabídka, směrnice |
| Stav | Select nebo multiselect podle procesu. | Návrh, kontrola, schváleno, podepsáno, archivováno |
| Vlastník | Person sloupec s možností více osob nebo skupin. | Právní tým, účetní, obchodník |
| Platnost do | Datetime sloupec pro expirace, obnovy a připomenutí. | 31. 12. 2026 |
| Obsah | PlateJS page ref pro jeden rich text dokument k záznamu. | Text smlouvy, směrnice, zápis |
| Přílohy | Files attachment sloupec pro originály, skeny a exporty. | PDF, DOCX, XLSX, PNG |
| Související záznam | Record, select, multiselect nebo view sloupec pro vazby na jiné databáze. | Klient, projekt, faktura, nadřazený dokument |
| Archivováno | Boolean, který může uzamknout ostatní pole jako read-only. | true / false |
Postavte správu dokumentů přesně podle sebe.
Začněte jednoduchou databází dokumentů a postupně přidejte práva, vazby, formuláře, e-maily, PDF šablony a automatizace.
- Libovolná struktura databází
- Práva na úrovni polí
- Automatizace a integrace
- Rich text dokumenty a PDF