Apexloop je nejpraktičtější začít jedním konkrétním procesem. Vyberte agendu, která už dnes existuje v tabulkách, e-mailech nebo chatu: CRM, projekty, faktury, newslettery, požadavky, nábor nebo interní schvalování. Cílem prvního nastavení není popsat celou firmu, ale vytvořit spolehlivé místo, kde tým uvidí aktuální data, odpovědnosti a další kroky.
1. Založte pracovní prostor
Workspace pojmenujte tak, aby ho lidé poznali bez vysvětlování. Pro první použití stačí pozvat tým, který bude s agendou opravdu pracovat. Správce by měl mít připravené alespoň tyto odpovědi:
- Jaký proces v Apexloopu nahrazujeme nebo sjednocujeme?
- Které databáze budeme potřebovat hned v první verzi?
- Kdo smí číst, upravovat a schvalovat citlivá pole?
- Jaký výstup musí tým z dat získat: pohled, report, e-mail, PDF nebo automatizaci?
2. Navrhněte první databáze
Každá agenda v Apexloopu stojí na databázích. Databáze může představovat firmy, kontakty, projekty, úkoly, faktury, položky, kampaně, e-maily nebo cokoliv dalšího, co má vlastní životní cyklus.
Začněte malým modelem:
| Potřeba | Doporučený typ sloupce | Příklad |
|---|---|---|
| Částka, kapacita, počet | Number s jednotkou nebo měnou | Rozpočet v Kč, odhad v hodinách |
| Krátký popis | Plain text | Název firmy, předmět požadavku |
| Delší zadání | Rich text nebo odkaz na dokumentovou stránku | Brief, specifikace, zápis |
| Termíny | Datetime | Datum schůzky, deadline, splatnost |
| Odpovědnost | Person | Řešitel, schvalovatel, tým |
| Přílohy | Files attachment | Smlouva, obrázek, importovaný e-mail |
| Stav | Select do databáze stavů | Nové, Probíhá, Schváleno |
| Více vazeb | Multiselect | Účastníci, štítky, blokované úkoly |
| Podřízené záznamy | View | Položky faktury, úkoly projektu |
Pokud potřebujete kontrolovaný seznam hodnot, vytvořte pro něj samostatnou databázi. Stavy, priority, typy zakázek nebo segmenty pak nejsou jen pevný seznam v nastavení pole. Jsou to záznamy, které lze popsat, filtrovat, anotovat a používat v dalších pohledech.
3. Propojte záznamy relacemi
Relace drží kontext pohromadě. Select a multiselect sloupce odkazují na záznamy z vybrané databáze, record sloupec může odkazovat polymorfně na libovolný záznam a view sloupec zobrazí filtrované související řádky.
Praktické vzory:
- Firma má kontakty, projekty, nabídky, faktury a e-maily.
- Projekt má úkoly, milníky, rizika, soubory a reporty.
- Faktura má položky přes view sloupec a částky dopočítané formulí.
- Úkol může mít vazby „blokuje“ a „blokováno“ pomocí related property backlinků.
Backlinky používejte vždy, když má být vztah vidět z obou stran. Typicky jde o „subitem / parent item“, „kontakt / firma“, „blokuje / blokováno“ nebo „projekt / zákazník“.
4. Přidejte formule a rollupy
Formule mohou vyplnit číslo, text, datum, boolean nebo osobu z kontextu jednoho záznamu. Pokud formule závisí na jiné formuli, Apexloop z nich vytvoří kaskádu. View sloupec navíc dává formulím filtrované děti, takže můžete sčítat hodnoty z podřízených záznamů.
Příklady:
- Součet položek faktury z view sloupce položek.
- Stav projektu podle otevřených úkolů a blížícího se termínu.
- Odpovědný člověk podle typu zakázky a regionu.
- Marže firmy přes projekty, které samy agregují úkoly a náklady.
Počítaná pole nechte řídit formulí. Hodnoty, které má měnit člověk nebo automatizace, ponechte bez formule.
5. Nastavte pohledy pro role
Stejná data mohou mít několik pohledů. Finance často potřebují datagrid, obchod kanban, vedení chart a tým kalendář nebo timeline.
Začněte těmito pohledy:
- Datagrid pro kontrolu většího množství sloupců.
- Kanban pro stavový proces a drag-and-drop.
- Calendar nebo schedule pro termíny, kapacity a schůzky.
- Timeline pro projekty, roadmapy a návaznosti.
- Chart pro souhrnné metriky.
- Detail s view subgridy pro práci v kontextu jednoho záznamu.
U každého pohledu si napište, komu slouží a jaké rozhodnutí má urychlit. Pohled, který nikdo nepoužívá pro práci, časem smažte nebo sloučte.
6. Připravte oprávnění a archivaci
Oprávnění v Apexloopu můžete řídit i na úrovni sloupce. Zapněte je u citlivých hodnot, jako jsou ceny, marže, osobní údaje, interní poznámky nebo schvalovací pole. Person sloupec může obsahovat jednoho člověka, více lidí i skupiny.
Archivovaný boolean se hodí pro záznamy, které mají zůstat dostupné, ale nemají se dál měnit. Pokud je archivace zapnutá, ostatní sloupce mohou být readonly.
7. Zapojte stránky, formuláře a komunikaci
Dokumentové stránky použijte pro obsah, který je delší než buňka v gridu: specifikace, zápisy, návody, šablony, newslettery nebo interní centra. Stránka může obsahovat text, databázový komponent s více pohledy, dashboard, média, QR kódy, tlačítka a zkratky na jiné stránky nebo záznamy.
Formuláře použijte pro sběr dat. Mohou být interní, veřejné nebo anonymní a vytvářejí nové řádky v databázích. E-mailová stránka umí spravovat zprávy bez threadů, mapovat je na databáze a ukládat přílohy do files sloupců. Chat držte u stránek a záznamů, kde konverzace patří k práci.
8. Automatizujte opakované kroky
Automatizace má vždy jeden trigger: ruční tlačítko, plán, webhook, přijatou zprávu nebo změnu záznamu. Následující uzly mohou zakládat nebo upravovat záznamy, hledat data, iterovat seznamy, vyhodnocovat podmínky, posílat zprávy a volat HTTP nebo webhook integrace.
Dobrý první kandidát na automatizaci:
- Po odeslání formuláře založit kontakt a přiřadit odpovědnou osobu.
- Tlačítkem na faktuře vytvořit PDF z dokumentové šablony.
- Při změně stavu poslat e-mail nebo interní notifikaci.
- Naplánovaně najít záznamy po termínu a upozornit tým.
9. Ověřte první workflow
Než workspace rozšíříte, projděte jeden celý scénář od vstupu po výstup:
- Vytvořte nový záznam ručně nebo formulářem.
- Doplňte relace a přílohy.
- Zkontrolujte, že formule dopočítaly hodnoty.
- Otevřete záznam v pohledech, které bude tým používat.
- Spusťte tlačítko nebo automatizaci.
- Vytiskněte PDF, odešlete e-mail nebo zkontrolujte report.
Když scénář funguje, přidejte další databáze, pohledy a automatizace postupně. Nejlepší workspace roste z reálné práce, ne z velkého modelu vytvořeného předem.