Když obchod žije v e-mailech a tabulkách: jak z toho ven za týden

Otázka „kolik máme rozjetých obchodů" zní jednoduše, dokud ji někdo nepoloží nahlas. Odpověď je v pěti schránkách, ve dvou tabulkách, v kalendáři a v hlavě člověka, který má zrovna dovolenou. Dohledat ji trvá půl dne telefonování a stejně nikdo nevěří výsledku. Následující postup je rozvržený na pět pracovních dní a nepočítá s tím, že cokoli vypnete.

Pondělí: vypište všechno, co je rozjeté, i to trapné

Cílem prvního dne není systém, ale seznam. Jeden soubor, jeden řádek na jednu příležitost, šest sloupců: firma, co chce, přibližná hodnota, kdo to má, datum posledního kontaktu, odkud jste to vytáhli.

Zdroje projděte v tomhle pořadí, protože každý další už jen doplňuje: odeslaná pošta za posledních devadesát dní (hledejte přílohy s nabídkou a cenou), stávající tabulky, kalendář schůzek, poptávky z webového formuláře a nakonec paměť obchodníků. Poslední zdroj přidá dva až pět řádků, které nikde jinde nejsou - a bývají to ty největší.

Nic v tuhle chvíli nehodnoťte. U firmy se čtyřmi lidmi v obchodu vyjde obvykle šedesát až devadesát řádků a první reakce bývá, že to je nesmysl a tolik obchodů přece neběží. Bývá to pravda, ale zjistíte to až ve čtvrtek.

Úterý: sjednoťte fáze na pět slov, na kterých se shodnete

Druhý den vzniká jediný sloupec navíc: fáze. Nemá být přesná, má být stejná pro všechny. Pět hodnot stačí a víc než sedm už nikdo nepoužije - kolik fází je akorát a podle čeho je pojmenovat, rozebírá článek o počtu fází v pipeline.

Jedno pravidlo ale dodržte: fáze se pojmenovávají podle toho, co udělal zákazník, ne podle toho, jak se cítí obchodník. „Odeslána nabídka" je fakt. „Zajímá se" není nic. Rozdíl se ukáže za měsíc, až budete chtít z těch řádků něco vyčíst.

Ke každé fázi si napište jednu větu, co musí být splněno, aby do ní případ směl přejít. Zabere to čtyřicet minut a ušetří to donekonečna opakovanou debatu, jestli je poptávka po telefonu už příležitost, nebo ještě ne.

Středa: každý řádek dostane vlastníka a datum dalšího kroku

Tohle jsou dva sloupce, které udělají většinu práce. Vlastník je konkrétní člověk, ne oddělení a ne dva lidé. Datum dalšího kroku je datum, ne „průběžně" a ne „až se ozve".

Pravidlo zní: řádek bez data dalšího kroku nesmí zůstat v seznamu. Když nikoho nenapadne, co má být další krok, není to otevřená příležitost - je to vzpomínka. Přesuňte ji do fáze „spící" a jděte dál.

Čekejte, že tenhle den bude nepříjemný. U třetiny řádků se ukáže, že vlastník je ve skutečnosti majitel firmy, protože „to vzniklo přes něj". To je informace sama o sobě a stojí za to si ji poznamenat.

Čtvrtek: co se v tom seznamu skoro vždycky najde

Čtvrtek je den, kdy se seznam smrskne. Ze sta řádků jich obvykle deset až patnáct má poslední kontakt starší než půl roku - nabídka odešla, zákazník neodpověděl, obchodník to nechtěl uspěchat a od té doby to leží. Nikdo to nezavřel, protože zavřít obchod působí jako přiznání prohry.

Těch pět oživených příležitostí je jediný důvod, proč se celý týden zaplatí sám. Nejde o zázrak, jde o to, že někdo po půl roce zavolal a nezněl přitom jako vymáhání. Dvě věty a jedna otázka stačí, delší omluvný e-mail spíš uškodí.

Duplicity neřešte ručně dvakrát. Když už seznam sjednocujete, zaveďte IČO jako identifikátor firmy hned - je to jedno ze čtyř pravidel, na kterých stojí pořádek v obchodních datech.

Pátek: zapněte jedno upozornění, ne dvanáct

Poslední den nepotřebujete automatizaci obchodu, potřebujete jedno pravidlo: když datum dalšího kroku uplyne a nikdo s řádkem nic neudělal, dostane vlastník upozornění. Jenom vlastník, jenom jednou.

Pokud pracujete v systému, kde jde nastavit spouštěč, podmínka a akce - v Apexloopu je to jedna automatizace nad polem s datem - je to práce na deset minut. Pokud zůstáváte v tabulce, stačí páteční ruční kontrola řádků s prošlým datem, jen ji musí někdo skutečně dělat.

Odolejte pokušení přidat druhé, třetí a páté upozornění. Notifikace, kterých je moc, tým vypne během tří týdnů a vy o tom nebudete vědět - proč se to děje a jak tomu předejít, popisuje článek o notifikacích, které lidé nevypnou.

Poctivá poznámka: e-mail nezmizí

Nic z toho neznamená, že přestanete používat schránku. Zákazník bude psát dál e-mailem, ne do vašeho systému, a je to tak správně. Mění se jedna věc: e-mail přestane být místem, kde žije stav zakázky.

Prakticky to znamená, že korespondence se váže k záznamu zákazníka nebo příležitosti, ne k hlavě jednoho člověka. Nikdo nemusí nic přeposílat, protože kolega si to najde sám. To je rozdíl mezi „obchod běží v e-mailu" a „obchod se v e-mailu domlouvá".

Počítejte s tím, že první dva týdny to bude připadat jako práce navíc. Zápis do systému trvá minutu a nikdo za něj hned nic nedostane. Zlom přijde ve chvíli, kdy někdo poprvé odjede na dovolenou a jeho případy nespadnou pod stůl - a proto je pravidlo pěti minut na zápis ze schůzky důležitější než jakákoli funkce systému.

Kdy tabulka na konci týdne stačí a kdy ne

Po pátku máte funkční přehled, který může klidně zůstat v tabulce. Dokud s ním pracují dva lidé, kteří si nešlapou po datech, je to legitimní řešení a měnit ho nemusíte. Obecné srovnání tabulky a databáze nemá smysl opakovat, kdy přestává Excel stačit je popsané jinde.

Rozhodovací hranice je tady konkrétnější než obvykle. Tabulka přestane stačit ve chvíli, kdy chcete, aby vám systém sám připomněl prošlý termín, aby k příležitosti byla připojená historie komunikace a aby každý obchodník viděl svá data, ale ne data kolegy. Tyhle tři věci tabulka neumí a žádná verze sdíleného souboru to nezmění.

Na navazující kroky - jak z týdenního seznamu udělat funkční evidenci a v jakém pořadí přidávat zbytek - se dá jít prvních třicet dní s novým CRM, technickou stránku přesunu dat řeší přechod z Excelu a Google Sheets do systému a celý kontext, proč se to většinou zavádí až pozdě, shrnuje průvodce výběrem CRM.