Záznam je jedna konkrétní položka v databázi - jeden klient, jedna zakázka, jedna faktura, jeden úkol. Je to řádek v tabulce dané entity se svými hodnotami ve všech jejích sloupcích: konkrétní jméno, konkrétní částka, konkrétní datum.
Kolem záznamu se v moderní databázové aplikaci soustředí i všechno ostatní, co se ho týká - e-maily s daným klientem, přílohy k dané zakázce, chat u daného projektu, tiskové výstupy vygenerované z jeho dat. Místo aby byla komunikace, dokumenty a data rozházené po různých nástrojích, drží se pohromadě kolem záznamu, ke kterému patří.
Formuláře na webu nebo webhooky z e-shopu obvykle rovnou zakládají nový záznam - zákazník vyplní poptávku, systém z ní automaticky vytvoří záznam nové zakázky, bez ručního přepisování.
Související: E-mail, formuláře a chat v kontextu záznamu, Co je entita, Datový model, který roste s týmem.