Mnoho firemních procesů začíná zprávou. Přijde poptávka, odpověď zákazníka, interní dotaz, formulář, příloha nebo rychlá diskuze v chatu. Pokud komunikace zůstane mimo pracovní data, tým později hledá, co se vlastně stalo.
Apexloop proto propojuje komunikaci se záznamy, databázemi a automatizacemi.
Formulář jako vstup do databáze
Formuláře mohou být interní, veřejné nebo anonymní. Jejich hlavní role je vytvářet nové řádky v databázích. To se hodí pro poptávky, žádosti, registrace, feedback, incidenty nebo interní požadavky.
Dobrý formulář neukládá jen text zprávy. Měl by rovnou vyplnit zdroj, segment, souhlas, přílohy, odpovědnou osobu nebo stav. Další hodnoty mohou doplnit formule a automatizace.
E-mail jako záznam
E-mailová stránka v Apexloopu podporuje e-mail CRUD bez threadů. Zprávy lze mapovat na databáze a pracovat s nimi jako s dalšími záznamy. Přílohy se ukládají do files attachment sloupců a tělo může být uložené jako backendem sanitizované HTML.
Followed e-mail je důležitý princip: pokud je zpráva sledovaná, automatizace s ní může pracovat stejně jako s jinými daty. Může vytvořit úkol, doplnit kontakt, poslat odpověď nebo spustit schvalování.
Editor dokumentů pro odesílání
E-mail lze psát v editoru dokumentů. Backend obsah převede na email-safe HTML, takže tým může používat bohatší obsah bez ručního skládání šablon.
V kombinaci se sloupcem s odkazem na dokumentovou stránku vznikne praktický model pro newslettery: databáze drží vydání, termín, segment a stav, zatímco obsah žije jako dokumentová stránka. Automatizace potom ve správný čas převede obsah do HTML a odešle ho.
Chat patří ke kontextu
Samostatná chat stránka je užitečná pro přímou komunikaci v pracovním prostoru. Stejně důležitý je ale chat sidebar u dokumentové stránky a záznamu. Diskuze k projektu, faktuře nebo specifikaci pak zůstává tam, kde se rozhodnutí používá.
Když někdo později otevře záznam, nevidí jen finální hodnoty. Vidí i relevantní konverzaci, přílohy a další kroky.
Automatizace uzavírá smyčku
Komunikace se stává procesem ve chvíli, kdy spustí akci. Příchozí e-mail může založit záznam, formulář může přiřadit ownera, tlačítko může odeslat follow-up a plánované flow může připomenout nevyřízené odpovědi.
Tým potom nemusí hlídat komunikaci ručně. Apexloop ji drží v datech, která lze filtrovat, počítat, tisknout a automatizovat.