Obrat na projektu zná každý. Marži málokdo - protože odpracované hodiny a vyfakturovaná částka žijí v jiných nástrojích. Jak spojit dvě čísla, která už máte, a proč to většinu firem nepříjemně překvapí.
Zeptejte se ve své agentuře, kolik jste vydělali na poslední velké zakázce. Dostanete číslo z faktury. Zeptejte se, kolik vám z toho zůstalo - a nastane ticho, případně věta „to bych musel spočítat“.
To ticho není nedbalost. Je to důsledek toho, že dvě čísla, která k sobě patří, jsou v jiných nástrojích.
Proč se ziskovost počítá až zpětně
Faktura je v účetnictví. Hodiny jsou v projektovém nástroji nebo v tabulce. Sazby jednotlivých rolí zná majitel a nikdo jiný. Aby vznikla marže, musí to někdo dát dohromady ručně.
A protože je to práce, dělá se buď jednou za čtvrtletí, nebo až ve chvíli, kdy se něco pokazí. Obojí je pozdě: zakázka je hotová, cena byla dohodnutá, změnit se nedá nic.
Ziskovost, kterou se dozvíte po odevzdání, je statistika. Ziskovost, kterou vidíte v průběhu, je řízení.
Co je potřeba měřit
Překvapivě málo. Stačí tři věci a všechny tři už ve firmě existují:
- Kolik jsme vyfakturovali (nebo kolik je dohodnutá cena)
- Kolik hodin kdo odpracoval na téhle konkrétní zakázce
- Jakou má která role interní sazbu - ne to, co účtujete klientovi, ale co vás ta hodina stojí
Když tyhle tři věci žijí v jednom systému, marže není report. Je to sloupec.
Obrat zná každý. Marži málokdo.
180 000 na faktuře vypadá dobře. Po odečtení 214 odpracovaných hodin z toho zbyde 17 %.
Modelový příklad, který sedí na většinu agentur
Redesign webu, dohodnutá cena 180 000 Kč. Rozpad práce:
| Role | Hodiny | Interní sazba | Náklad |
|---|---|---|---|
| Kreativa | 62 h | 700 Kč | 43 400 Kč |
| Vývoj | 104 h | 800 Kč | 83 200 Kč |
| Projektové řízení | 48 h | 483 Kč | 23 200 Kč |
| Celkem | 214 h | 149 800 Kč |
Zůstává 30 200 Kč, tedy marže 17 %. Před započtením režie kanceláře, obchodu a času, který nikdo nevykázal.
To není katastrofa - je to normální číslo. Katastrofa je, když ho zjistíte až v prosinci a celý rok jste podle stejného vzorce nabízeli dalších dvanáct zakázek.
Nejčastější důvod záporné marže
Není jím špatná cena, ale nevykázané hodiny. Práce, kterou nikdo nezapsal, se v marži projeví jako zisk - dokud si někdo nevšimne, že tým je vytížený a přitom „všechno vydělává“.
Jak vypadá živý přehled
Když jsou výkazy připojené k zakázce, dá se marže sledovat průběžně. Prakticky to znamená tři pohledy, které stojí za to mít:
Zakázky pod hranicí. Filtr na všechny běžící zakázky, kde už marže klesla pod stanovené procento. Tohle je ten pohled, který se má otevírat jednou týdně.
Odhad vs. skutečnost. Kolik hodin jsme na zakázku plánovali a kolik jich reálně je. Rozdíl řekne, jestli problém vznikl při nacenění, nebo při realizaci.
Ziskovost podle typu práce. Sečtená marže za všechny zakázky stejného druhu. Skoro každá agentura po tomhle přehledu zjistí, že jedna z jejích služeb dlouhodobě dotuje ostatní.
Co s tím, když vyjde špatné číslo
Záporná nebo velmi nízká marže má obvykle jednu ze čtyř příčin a každá má jinou reakci:
- Špatně naceněno. Řešení je v nabídce, ne v realizaci. Pomůže mít předchozí podobné zakázky s reálnými hodinami.
- Rozlezlé zadání. Klient si postupně přiobjednával a nikdo to nefakturoval. Řešení: evidovat vícepráce jako samostatné položky.
- Neefektivní realizace. Trvalo to déle, než mělo. Řešení je uvnitř týmu.
- Špatný typ zakázky. Některé práce prostě nevydělávají. Řešení je přestat je brát, nebo je nacenit jinak.
Bez čísla neuděláte ani jedno z toho.
Praktický návod na vykazování času najdete v textu Jak vykazovat čas na projektech bez tabulek v Excelu. Jak vypadá reporting nad živými daty, ukazuje článek Reporting přes view sloupce a formule. Detaily o měření času jsou na stránce funkce Sledování času. Celý životní cyklus zakázky od poptávky po vyhodnocení vede průvodce řízením zakázek a ziskovostí.
Časté otázky k ziskovosti zakázek
Jak nastavit interní sazbu role?
Nejjednodušší poctivý výpočet: roční mzdové náklady na daného člověka (včetně odvodů) dělené počtem reálně odpracovaných hodin za rok. Vyjde číslo výrazně vyšší, než je hrubá hodinová mzda - a právě to je ta částka, kterou má zakázka pokrýt.
Co když tým odmítá vykazovat čas?
Obvykle to není odpor k měření, ale k nástroji. Když se výkaz zapisuje jedním kliknutím přímo u úkolu, na kterém člověk pracuje, odpor většinou zmizí. Když je to zvlášť tabulka na konci měsíce, nezmizí nikdy.
Musíme kvůli tomu měnit fakturaci?
Ne. Účetní program zůstává, kde je. Pro výpočet marže stačí, aby systém znal dohodnutou nebo vyfakturovanou částku u zakázky - což je jedno pole.