Agentura obvykle ví, co se dělá. Míň často ví, kolik na tom zůstane. Přehled projektových nástrojů rozdělený podle jediné otázky - jestli v nich uvidíte marži zakázky, nebo jen odpracované hodiny.
Kalendář je plný, tým odmítá práci a na konci roku z toho zbyde míň, než to celý rok vypadalo. Agentura přitom skoro vždycky ví, co se dělá - úkoly, termíny a stavy jsou někde zapsané. Nevidí, kolik na tom zůstává, protože sazby, režie a faktury žijí mimo nástroj, ve kterém se práce eviduje. Podle tohohle rozdílu jde trh rozdělit užitečněji než podle seznamu funkcí.
Trh se nedělí podle funkcí, ale podle toho, kde končí peníze
Na ukázce vypadá skoro každý nástroj stejně: úkoly, kanban, kalendář, komentáře, dashboard, mobilní aplikace. Vyberte podle toho a po půl roce zjistíte, že rozdíl byl jinde - ve chvíli, kdy se ptáte na peníze, jedna kategorie mlčí, druhá odpoví napůl a třetí odpoví celá.
Pro agentury dává smysl rozdělení na tři skupiny. Úkolovníky, kde je jednotkou úkol a peníze se v nich nevedou. Nástroje s výkazem času, kde k úkolům přibyl rozpočet a odpracované hodiny. A systémy, kde jsou sazba, náklad i vystavená faktura ve stejných datech, takže marže není report, ale sloupec.
Obecnější přehled trhu pro zakázkové a montážní firmy má samostatný článek o nástrojích na řízení zakázek. Tady jde o agenturní provoz: fakturovatelný čas, retainery, vícepráce a lidé rozdělení mezi pět klientů najednou.
Co se ukáže, když zakázku zavřete
Hodiny, sazby rolí a vystavená faktura sedí u jednoho projektu. Marže pak není měsíční cvičení v Excelu, ale číslo, které je vidět ještě v průběhu.
Úkolovníky: práce je vidět, peníze nikde
Trello, Asana, Freelo. Základní jednotkou je úkol - termín, odpovědný člověk, komentáře, přílohy. Tým je začne používat týž den a nikdo nepotřebuje školení, což je u firemního softwaru vzácnost a hlavní důvod, proč v agenturách drží tak dlouho.
Vykazování času v nich existuje v různé podobě: v Trellu přes doplněk, u Asany podle tarifu nebo přes propojenou aplikaci, Freelo ho má vestavěné a v češtině. Co ale v žádném z nich není, je druhá strana rovnice. Hodinový náklad člověka, nefakturovatelný čas, subdodávka od kameramana, vystavená faktura a její úhrada - pro tohle v datovém modelu úkolovníku není místo, takže to končí v tabulce vedle.
Prakticky to znamená, že projekt se v nich řídí, ale nevyhodnocuje. Agentuře do deseti lidí, která má ceny nastavené pevně a marži řeší při nacenění, to může stačit roky. Co přesně chybí, když k úkolům přibude klient, rozpočet a faktura, rozebírá Úkolovník není systém; co si z takového nástroje vzít při přechodu jinam, shrnuje návod na odchod z Freela.
Nástroje s výkazem času: hodiny proti rozpočtu, zbytek dopočítáte
ClickUp, monday, z českých Caflou. Projekt je tu samostatný objekt, má rozpočet nebo odhad hodin a proti němu se sčítá vykázaný čas. Dashboard ukáže čerpání, přetečení a vytížení lidí. Pro agenturu, jejímž jediným nákladem je čas týmu, je to velký skok proti úkolovníku a většina otázek na poradě se dá zodpovědět bez exportu.
Rozdíly uvnitř téhle skupiny jsou přitom podstatnější než mezi kategoriemi. Caflou míří přímo na české malé firmy a fakturaci i jednoduché náklady řeší uvnitř. ClickUp má vestavěný timer a sazby, ale české faktury a ARES si dodělává každý sám. monday je silný na pohledy a automatizace, na výkazy a sazby ale potřebujete vyšší tarif nebo doplněk. Konkrétní tarify a limity se mění, takže si nechte ukázat aktuální stav na svých datech, ne v ceníku.
Kde skupina narazí: nákladový model je daný dodavatelem. Jakmile má vaše agentura specifika - retainer s převodem nevyčerpaných hodin, vícepráce schvalované klientem, subdodavatel s vlastní přirážkou, licence přeúčtované klientovi - začnete je cpát do vlastních polí a vzorců. Do určité hranice to funguje, za ní se z toho stane údržba, kterou nikdo nechce dělat.
Proč výkaz času sám o sobě o ziskovosti nic neřekne
Tohle je nejčastější omyl při výběru. Agentura zavede vykazování, po třech měsících má tisíce hodin v systému a pořád nedokáže říct, které projekty vydělávají. Chybí totiž tři věci, které vykázaná hodina neobsahuje.
Sazba. Hodina designéra a hodina vedoucího projektu stojí firmu jinak. Bez sazby přiřazené k roli nebo k člověku je 214 hodin jen číslo. A pozor na to, kterou sazbu použijete: ta, kterou účtujete klientovi, do nákladu nepatří.
Režie. Pitche, interní porady, nemoc, dovolená, nájem, licence, účetní. Tenhle čas a tyhle peníze se na žádný projekt nevykážou, ale zaplatit se musí. Když je nerozpustíte do sazby nebo přirážkou, vyjde vám marže optimisticky asi o třetinu.
Rozpracovanost. Práce odvedená v květnu se fakturuje v červnu, retainer se čerpá nerovnoměrně, fixní cena se platí ve dvou splátkách. Bez evidence rozpracované práce srovnáváte náklady jednoho měsíce s tržbami jiného a měsíční výsledky skáčou bez zjevného důvodu.
Jak se marže na agenturní zakázce počítá krok za krokem, včetně modelového rozpadu na role, ukazuje text o tom, kolik reálně vyděláte na zakázce. Jak rozjet vykazování tak, aby ho lidé dělali, popisuje průvodce vykazováním času bez Excelu.
Systémy, kde je sazba, náklad i faktura ve stejných datech
Třetí skupina nejsou hotové aplikace, ale prostředí, ve kterých si evidenci postavíte: Airtable, z českých Tabidoo nebo Apexloop. Definujete, co je záznam a jak spolu záznamy souvisí - klient, projekt, role a její sazba, výkazy, přijaté náklady, vystavené faktury. Marže je pak dopočítaný sloupec nad navázanými záznamy, ne měsíční cvičení v tabulce.
Praktický rozdíl je v tom, kdo na číslo vidí a kdy. Pokud marži spočítá majitel jednou za kvartál, je to statistika. Pokud ji vidí vedoucí projektu v okamžiku, kdy klient chce třetí kolo korektur, je to řízení. Druhá věc je fakturace: když faktura vzniká ze stejných dat jako výkazy, odpadá přepisování a rozpracovanost se dohledá bez odhadů.
Kde narazí: musíte vědět, co chcete. Prázdný workspace je horší start než hotová šablona a někdo ve firmě musí model vlastnit, jinak si po půl roce každý založí vlastní pohled a data se rozejdou. Rozdíly uvnitř skupiny jsou taky velké - Airtable je anglický a české faktury si dodělává každý sám, Apexloop staví na tom, že pod projekty, e-maily i fakturací je jeden datový model.
Osm nástrojů vedle sebe
| Nástroj / kategorie | Vykazování času | Vidíte marži? | Kde narazí |
|---|---|---|---|
| Trello (úkolovník) | Přes doplněk | Ne | Projekt je karta, náklady a faktury nemají kam patřit |
| Asana (úkolovník) | Podle tarifu nebo přes integraci | Ne | Rozpočet a sazby žijí mimo nástroj |
| Freelo (úkolovník) | Vestavěné, česky | Jen odpracovaný čas | Náklady mimo hodiny a napojení na účetnictví |
| ClickUp (výkazy) | Vestavěný timer a sazby | Hodiny proti rozpočtu | České faktury a ARES si řešíte sami, konfigurace roste |
| monday (výkazy) | Vyšší tarif nebo doplněk | Částečně, podle nastavení | Formule a součty přes víc úrovní vazeb, česká fakturace |
| Caflou (výkazy) | Vestavěné | Ano u projektů, kde je nákladem čas | Struktura je daná, retainery a vícepráce se ohýbají |
| Airtable / Tabidoo (vlastní model) | Podle toho, jak si ho postavíte | Ano, pokud model dotáhnete | Prázdný start, model musí někdo vlastnit |
| Apexloop (vlastní model) | Vestavěné, navázané na projekt | Ano, jako sloupec u projektu | Vyplatí se od chvíle, kdy nestačí šablona |
Kategorie se navíc překrývají a dodavatelé funkce přidávají. Tabulku berte jako mapu, podle které se ptáte, ne jako verdikt.
Jednu větu si nechte ukázat na demu
Otevřete jeden hotový projekt a nechte si na něm ukázat tržbu, náklad a marži bez exportu a bez souhrnného dashboardu. Report se dá poskládat skoro kdekoli; číslo přímo na kartě projektu znamená, že náklady mají v datovém modelu své místo.
Jak si to ověřit na jedné hotové zakázce
Vezměte jeden ukončený projekt z minulého čtvrtletí a projděte ho ve dvou nástrojích z různých skupin, s reálnými daty, ne s ukázkovými. Zapište si, kolikrát jste během toho museli něco opsat z jiného místa.
Pak si odpovězte na tři otázky. Kolik druhů nákladu na projektu bylo kromě hodin. Kolik lidí do něj muselo zapisovat, aby čísla seděla. A jak dostanete data ven, kdyby se nástroj neosvědčil - odpověď „umíme export do Excelu" znamená ploché seznamy, ne vazby mezi projekty, výkazy a fakturami.
Jak vypadá agenturní provoz, kde na sebe navazují kapacity, projekty a ziskovost, rozebírá text o CRM pro marketingovou agenturu. Celý postup od evidence po číslo, které dává smysl, vede průvodce řízením zakázek a ziskovostí. A na co si dát pozor při stěhování dat z projektového nástroje s výkazy, shrnuje návod na migraci z Caflou.
Časté otázky k projektovým nástrojům pro agentury
Jaký projektový nástroj je nejlepší pro agenturu?
Rozhoduje, kolik druhů nákladu na projektu sledujete. Když je jediným nákladem čas lidí, stačí nástroj s výkazy typu Caflou nebo ClickUp. Jakmile přibudou subdodávky, licence a přeúčtované položky, potřebujete systém, kde má každý náklad vlastní záznam navázaný na projekt.
Stačí agentuře Freelo nebo Asana?
Stačí, dokud řešíte termíny, zadání a odpovědnosti. Přestane stačit ve chvíli, kdy chcete u projektu vidět peníze - úkolovníky nemají kam ukládat sazby, náklady a vazbu na fakturu, takže vyhodnocení skončí ve vedlejší tabulce.
Proč nevidím marži, i když všichni vykazují hodiny?
Protože k hodinám chybí sazba, režie a rozpracovanost. Vykázaný čas říká, kolik práce se odvedlo, ne kolik stála a kdy se za ni zaplatilo. Bez těchhle tří údajů ve stejných datech vzniká marže jen ručním spojováním na konci měsíce.
Vyplatí se agentuře nástroj na míru, nebo hotové řešení?
Hotové řešení je rychlejší start a u standardního provozu se od něj nemá smysl odchylovat. Vlastní model se vyplatí, když se opakovaně přistihnete, jak obcházíte strukturu nástroje kvůli retainerům, víceprácem nebo přeúčtování, a když tuhle evidenci má kdo ve firmě vlastnit.