Faktura, která se založí sama ve chvíli, kdy je zakázka hotová - bez ručního přepisování částky, klienta ani položek. Ukazujeme, jak si to poskládat z běžných automatizačních bloků.
Ruční vystavování faktur má vždycky stejný vzorec: zakázka je hotová, někdo otevře fakturační nástroj, ručně přepíše jméno klienta, položky a částku ze zakázky, a teprve pak fakturu odešle. Každý z těch kroků je příležitost pro překlep, zapomenutou položku nebo zpožděnou fakturu. Dá se to řešit tak, aby se faktura založila sama, přesně ve chvíli, kdy je zakázka označená jako dokončená.
Jak automatizace vystavení faktury funguje
Základ je stejný vzorec jako u jakékoliv jiné nocode automatizace - trigger a řetězec akcí za ním:
- Spouštěč - změna stavu zakázky na „Hotovo" (nebo jiná událost, třeba podpis protokolu).
- Podmínka - ověření, že zakázka má vyplněné fakturační údaje (klient, položky, částka).
- Vytvoření faktury - nový záznam v databázi faktur, naplněný daty přímo ze zakázky.
- Notifikace - e-mail nebo zpráva kolegovi, že faktura vznikla a čeká na odeslání.
Spouštěč napojíte na akci přetažením.
Stav zakázky se změní na Hotovo, automatizace to zachytí a rovnou připraví fakturu - bez jediného ručního přepisu.
Co si vzít v úvahu při stavbě
Odkud čerpat data. Faktura by měla čerpat přímo z propojeného záznamu zakázky (relace mezi databázemi), ne z ručně zkopírovaných hodnot - díky tomu zůstane vazba mezi fakturou a zakázkou dohledatelná i zpětně.
Kdy fakturu jen připravit a kdy rovnou odeslat. U menších firem často dává smysl nechat automatizaci fakturu jen připravit a upozornit člověka, který ji zkontroluje a odešle sám. U vyššího objemu zakázek je možné přidat i automatické odeslání, ideálně s podmínkou, která ověří kompletnost dat.
Návaznost na tiskový výstup. Samotný záznam faktury je jedna věc, PDF dokument k odeslání klientovi druhá. Tenhle krok se dá napojit na šablonu s placeholdery, která se naplní daty ze záznamu - víc v článku o generování dokumentů z dat.
Co to reálně šetří
Kromě ušetřeného času (typicky 5–15 minut na fakturu, podle složitosti) automatizace odstraňuje nejčastější zdroj chyb - ruční přepis částky nebo položek, který se objeví teprve ve chvíli, kdy si ho všimne klient. Fakturace navázaná přímo na stav zakázky navíc znamená, že faktura nikdy nezůstane „zapomenutá" jen proto, že si na ni nikdo nevzpomněl.
Kolik na zakázce po odečtení odpracovaných hodin reálně zůstane, ukazuje článek Agentura, která ví, kolik reálně vydělala na každé zakázce.
Časté otázky k automatickému vystavování faktur
Musí se faktura odeslat automaticky, nebo ji můžu nejdřív zkontrolovat?
Automatizace může fakturu jen připravit a upozornit vás, že čeká na kontrolu a odeslání - automatické odeslání je volitelný další krok, ne povinná součást.
Jde takhle vystavit i opakovaně se vracející faktury (paušály)?
Ano, místo triggeru na stav zakázky se použije časový spouštěč (například „první den v měsíci"), zbytek automatizace zůstává stejný.
Co se stane, když zakázce chybí fakturační údaje?
Dobře postavená automatizace by tenhle případ měla ošetřit podmínkou - místo založení neúplné faktury raději upozorní člověka, ať chybějící údaje doplní.