Jméno klienta, adresa a částka se do smlouvy nebo nabídky pořád opisují ručně? Ukazujeme, jak si nechat dokumenty vygenerovat přímo z dat záznamu, přes šablonu s placeholdery.
Smlouva, protokol nebo nabídka mají skoro vždycky stejnou strukturu - mění se jen konkrétní údaje: jméno klienta, adresa, položky, částka, datum. Přesto se tahle data ve většině firem opisují ručně z databáze do dokumentu, pokaždé znovu. Dá se to obrátit: dokument vznikne z dat, ne naopak.
Šablona s placeholdery jako základ
Princip je jednoduchý. Do dokumentové šablony se místo pevného textu vloží placeholdery - třeba {{jméno}}, {{adresa}} nebo {{částka_celkem}}. Ve chvíli, kdy se šablona použije u konkrétního záznamu, se placeholdery nahradí skutečnými hodnotami z tohoto záznamu. Jedna šablona tak dokáže vygenerovat libovolný počet různých dokumentů, vždy se správnými, aktuálními daty.
Jak se placeholdery doplňují sami
Naplnění placeholderů není ruční krok - děje se automaticky ve chvíli, kdy se dokument generuje ze záznamu. Pokud se navíc do procesu zapojí automatizace, dá se před generováním přidat i další krok, třeba vložení obrázku, QR kódu s platbou nebo sloučení víc podkladů do jednoho výsledného PDF.
Automatizace k tomu přidá obrázek a vygeneruje jedno PDF.
Šablona se naplní daty ze záznamu, automatizace k ní přidá obrázek nebo přílohu, a obojí se sloučí do jednoho vygenerovaného dokumentu.
Typické případy použití
- Faktura - položky a částka ze zakázky, QR kód pro platbu, bez ručního přepisu.
- Předávací protokol - údaje o zakázce a klientovi, prostor pro podpis.
- Nabídka - varianty, ceny a podmínky vyplněné podle konkrétní příležitosti.
- Smlouva - strany, předmět a částka doplněné ze záznamu klienta a zakázky.
Stejný princip funguje i pro sady dokumentů - třeba faktura, protokol a smlouva vygenerované najednou z jednoho záznamu, každá ze své šablony.
Kde dokument po vygenerování zůstává
Vygenerovaný dokument by neměl skončit jako osamocený soubor v e-mailu - dává smysl, aby zůstal připojený zpátky k záznamu, ze kterého vznikl. Díky tomu je u zakázky nebo klienta kdykoliv vidět, jaké dokumenty už byly vygenerované a kdy.
Opačný směr - kdy dokument nevzniká, ale naopak se z došlého e-mailu čte a zakládá záznam - popisuje článek AI si přečte e-mail a založí zakázku.
Časté otázky ke generování dokumentů z dat
Musím pro každý typ dokumentu vytvářet novou šablonu?
Ano, každý typ dokumentu (faktura, protokol, nabídka) má obvykle vlastní šablonu s placeholdery, ale jednu šablonu lze použít opakovaně pro libovolný počet záznamů.
Jde do šablony vložit i obrázek nebo QR kód, ne jen text?
Ano, šablona může kombinovat text vyplněný z placeholderů s obrázky, QR kódy pro platbu nebo databázovými pohledy, které se do dokumentu vloží automaticky.
Dá se vygenerovat víc dokumentů najednou jako jedna sada?
Ano, víc šablon (třeba faktura, protokol a smlouva) se dá vygenerovat z jednoho záznamu najednou a sloučit do jedné tiskové sady ke stažení.