Sdílená Excel tabulka na vykazování hodin funguje, dokud v ní nezačne psát víc lidí najednou. Ukazujeme, jak nechat výkazy vznikat automaticky u úkolu, bez ručního zapisování do sdíleného souboru.
Vykazování času přes sdílenou Excel tabulku má stejný problém jako každá jiná sdílená tabulka - funguje pro jednoho člověka, ale s rostoucím týmem přibývá konfliktních verzí, zapomenutých řádků a otázek „kolik hodin je na tenhle projekt už započítáno". Řešení není hlídat tabulku pečlivěji, ale nechat výkazy vznikat automaticky, přímo tam, kde se práce dělá.
Časovač přímo u úkolu
Místo ručního zápisu do sdíleného souboru stačí mít u každého úkolu tlačítko start/pauza/stop. Člověk spustí časovač, když na úkolu začne pracovat, zastaví ho, když skončí - a záznam o odpracovaném čase vznikne sám, navázaný na konkrétní úkol i osobu.
Výkaz se zapíše sám, ne ručně
Klíčový rozdíl oproti tabulce je v tom, kam čas skutečně putuje. Každé zastavení časovače vytvoří řádek v tabulce výkazů - s úkolem, osobou, datem a délkou - bez toho, aby ho kdokoliv musel ručně přepisovat. Filtrovaný pohled přímo u úkolu pak ukáže jen jeho vlastní výkazy, takže je hned vidět, kolik hodin na něj bylo reálně odpracováno.
Výkaz se zapíše sám do tabulky, a zůstane u úkolu.
Časovač se zastaví, výkaz se zapíše do sdílené tabulky a zároveň zůstane vidět přímo u úkolu, přes filtrovaný pohled na jeho vlastní záznamy.
Co se dá z výkazů dál skládat
Jakmile jsou výkazy strukturovaná data, ne řádky v sešitu, dá se z nich stavět dál:
- Součet odpracovaných hodin na zakázku - pro fakturaci podle skutečně odpracovaného času.
- Přehled vytížení týmu - kolik hodin má kdo za týden rozpočítáno napříč projekty.
- Porovnání odhadu a reality - kolik hodin se na úkol plánovalo oproti tomu, kolik jich reálně padlo.
Žádná z těchto věcí nejde postavit spolehlivě nad ručně vedenou tabulkou, protože ta nemá jistotu, že jsou v ní opravdu všechny záznamy a že jsou zapsané konzistentně.
Kdy se vyplatí přejít
Signál, že ruční vykazování už nestačí, bývá podobný jako u jiných sdílených tabulek: víc než pár lidí zapisuje do stejného souboru, občas chybí řádek, nebo se objeví otázka „kolik jsme na tohle reálně strávili času" a odpověď trvá déle, než by měla.
Na tu otázku navazuje článek Agentura, která ví, kolik reálně vydělala na každé zakázce - ukazuje, jak z odpracovaných hodin a vyfakturované částky spočítat marži. Celý životní cyklus zakázky vede průvodce řízením zakázek a ziskovostí.
Časté otázky k vykazování času
Musí každý člen týmu spouštět časovač ručně?
Ano, časovač spouští a zastavuje ten, kdo na úkolu pracuje - přesně to je rozdíl oproti zpětnému dopisování hodin, které bývá nepřesné.
Jde dohledat, kolik času padlo na konkrétní úkol zpětně?
Ano, filtrovaný pohled u úkolu ukazuje jen jeho vlastní výkazy, takže je kdykoliv vidět přesný součet, bez procházení celé sdílené tabulky.
Dá se odpracovaný čas propojit rovnou s fakturací?
Ano, součet výkazů u zakázky se dá použít jako podklad pro automatické vystavení faktury podle skutečně odpracovaných hodin.