Jak přejít z Raynetu: co si vzít s sebou a co nechat být

Firmy málokdy odcházejí od CRM proto, že by bylo špatné. Odcházejí ve chvíli, kdy si u čtvrtletní uzávěrky všimnou, že v systému žije obchod - a zbytek firmy je jinde. Podepsaná zakázka pokračuje v tabulce, dokumenty na sdíleném disku, fakturace v účetním programu, předávka technikovi v e-mailu. CRM přitom dělá přesně to, na co bylo postavené. Jen se ukázalo, že pokrývá zhruba třetinu toho, co firma potřebuje řídit.

Raynet je zavedené české CRM s dobrou podporou a vyladěnou obchodní pipeline. Pokud je obchod to hlavní, co ve firmě řešíte, je to solidní volba a tenhle text vám spíš potvrdí, že nemáte kam spěchat. Zbytek článku je návod na migraci CRM obecně - a zároveň seznam důvodů, proč ji možná nedělat.

Nejdřív si ujasněte, co vlastně odchází

Skoro každý přechod z CRM patří do jedné ze dvou kategorií a od toho se odvíjí všechno ostatní.

První je „chceme jiné CRM". Systém nesedí ergonomií, chybí konkrétní funkce, cena přestala odpovídat tomu, co z něj máte. Řešením je jiné CRM. Migrace je pak poměrně přímočará výměna nástroje za nástroj, protože datový model zůstává podobný - firmy, kontakty, příležitosti, aktivity.

Druhá je „chceme, aby CRM nebylo jediné, co máme". Obchod funguje. Problém je všechno, co následuje po podpisu. Tady výměna jednoho CRM za jiné nic neřeší - jen posunete stejnou hranici o kus dál a za rok stojíte na stejném místě s novým dodavatelem.

Než začnete cokoli exportovat, projděte si čtyři otázky:

• Kolik lidí ve firmě CRM denně otevře a kolik jich má hlavní práci jinde?
• Co se se zakázkou děje po podpisu a v kolika systémech se to odehrává?
• Kolikrát se stejné jméno, částka nebo termín ručně přepíše z jednoho místa do druhého?
• Kdyby bylo vaše CRM o třídu lepší v tom, co dělá dnes, vyřešilo by to váš skutečný problém?

Pokud u poslední otázky odpovíte ano, hledáte jiné CRM. Pokud ne, hledáte něco jiného než CRM - a to je jiné zadání, jiný rozpočet i jiný časový horizont. Ten rozdíl rozebírá průvodce výběrem CRM dřív, než začnete porovnávat ceníky.

Kdy nepřecházet

Migrace stojí čas, který nikdo nemá navíc, a několik týdnů, kdy tým pracuje ve dvou systémech. Není zadarmo a bezbolestná nebývá ani v ideálním případě. Pět situací, kdy je správná odpověď zůstat:

Obchod je jediné, co potřebujete řídit. Pokud je vaše práce shánět poptávky, vést je pipeline, hlídat follow-upy a uzavírat, specializované CRM to má vyladěné roky a obecnější systém vám v tomhle nic navíc nedá. Univerzálnější nástroj se vyplatí až v momentě, kdy potřebujete pokrýt i to, co je za podpisem.

Tým systém opravdu používá. Nejdražší část CRM nikdy nebyla licence, ale návyk. Když si obchodníci zvykli zapisovat schůzky a systém je součástí jejich dne, zahodíte migrací něco, co se buduje měsíce a co se v novém nástroji nemusí povést. Kolik systémů skončí nepoužívaných, popisuje článek CRM, které nepoužíváte.

Máte napojení, které jinde nedostanete. Funkční synchronizace s účetním systémem, e-shopem nebo oborovým nástrojem je konkrétní hodnota. Než ji opustíte, ověřte si u nového dodavatele ne to, že „integrace jde udělat", ale kdo ji udělá, kdy a za kolik.

Důvodem k odchodu je jedna funkce nebo jeden nespokojený člověk. Chybějící pole, nepohodlný report nebo obchodník, kterému se nelíbí barvy, jsou málokdy důvod k migraci. Většinou jde o nastavení, školení nebo požadavek na podporu - a ta u zavedených českých dodavatelů obvykle odpovídá.

Nemáte teď kapacitu to dotáhnout. Migrace nasazená doprostřed nejsilnějšího obchodního kvartálu končí tím, že se data převedou napůl, lidé zapisují do starého systému a firma provozuje dva neúplné. Lepší je počkat tři měsíce než odejít špatně.

Co si vzít s sebou a co nechat být

Migrace je jediná chvíle, kdy se firemní data reálně uklidí. Ve chvíli, kdy každý záznam musí projít mapováním, je levné se u něj zeptat, jestli má vůbec smysl ho stěhovat. Za rok už se do toho nikdo nepustí.

Reálnou hodnotu má obvykle jen část databáze. Firmy a kontakty, se kterými jste za poslední dva roky komunikovali. Otevřené příležitosti se všemi částkami a termíny. Historie komunikace u aktivních klientů - tam, kde se někdo za půl roku potřebuje podívat, co jsme slíbili. A dokumenty a smlouvy, které mají platnost do budoucna.

Zbytek je zátěž, kterou si stěhujete jen proto, že „by to mohlo být potřeba". Uzavřené a prohrané příležitosti starší dvou let už nikdo neotevře, ale zaplevelí každý filtr. Duplicity se v novém systému nezlepší, jen se rozmnoží. Kontakty bez jediné aktivity nejsou databáze, jsou seznam. A pole, která nikdo nikdy nevyplnil, jsou nejjasnější zpráva o tom, co do nového modelu nepatří.

Postup krok za krokem

Následující pořadí funguje bez ohledu na to, ze kterého systému odcházíte. Rozdíl je jen v tom, jak dlouho trvá druhý krok.

1. Inventura. Zjistěte, kolik je v systému firem, kontaktů, otevřených a uzavřených případů a kolik dat je starších dvou let. Bez čísel se migrace nedá naplánovat a překvapení přichází vždy až u exportu.
2. Export ze starého systému. Export do tabulky nabízí prakticky každé CRM. Ověřte si dopředu, co v exportu není - typicky přílohy, historie komunikace, vazby mezi záznamy a data z integrací.
3. Mapování polí. Sestavte tabulku „staré pole → nové pole" a u každého se rozhodněte, jestli se převádí, slučuje, nebo zaniká. Tenhle krok je nudný a rozhoduje o kvalitě výsledku víc než všechno ostatní.
4. Zkušební import na vzorku. Naimportujte 30 až 50 záznamů, ne celou databázi. Zkontrolujte diakritiku, formáty dat, měny, telefonní čísla a rozdělení jména a příjmení.
5. Kontrola vazeb. Ověřte, že kontakt patří ke správné firmě, příležitost ke správnému kontaktu a aktivita ke správné příležitosti. Právě tady se ztrácí to, co dělá z tabulky databázi - relace mezi záznamy.
6. Souběžný provoz. Dva až čtyři týdny běží oba systémy, ale jen jeden je zapisovací. Druhý je od prvního dne pouze ke čtení, jinak se data rozejdou a nikdo nebude vědět, která verze platí.
7. Přepnutí a uzavření starého systému. Stáhněte si finální archiv, vyřešte ukončení předplatného a písemně si potvrďte, co se stane s daty na straně dodavatele a do kdy.

Na co se při migraci nejčastěji zapomíná

Vazby mezi záznamy. Export do tabulky umí adresář i příležitosti, ale informace „tenhle kontakt patří k téhle firmě" v plochém souboru často zůstane jen jako text. Po importu pak máte správná data bez propojení, což se opravuje ručně a dlouho.

Přílohy a dokumenty. Nabídky, smlouvy a fotky bývají uložené mimo datový export a stahují se zvlášť. Počítejte s tím, že u větší databáze jde o gigabajty a několik hodin práce.

Historie komunikace. E-maily, poznámky a zápisy ze schůzek jsou objemově největší část dat a zároveň ta, která se převádí nejhůř. Rozhodněte se dopředu, jestli je potřebujete v novém systému, nebo stačí archiv, do kterého se dvakrát ročně někdo podívá.

Integrace a webhooky. Napojení na fakturaci, formuláře na webu nebo e-mailing se nepřestěhuje samo. Udělejte si seznam všeho, co dnes do CRM zapisuje nebo z něj čte, a projděte to položku po položce.

Uživatelská oprávnění. Kdo vidí ceny, kdo cizí klienty, kdo může mazat. V novém systému se to nastavuje znovu a bývá to poslední věc, na kterou při spěchu zbude čas.

Co se stane s daty ve starém systému. Po ukončení předplatného obvykle následuje lhůta, po které se účet a data smažou. Zjistěte si ji předem, stáhněte si finální zálohu a uložte ji tam, kde ji za dva roky někdo najde - k tomu, jak archivy držet bezpečně, vede text o zálohách a bezpečnosti dat.

Co je v Apexloopu postavené jinak

Rozdíl není v obchodní části - tam dělá zavedené CRM svou práci dobře. Rozdíl je v tom, že v Apexloopu je pod zákazníky, zakázkami, dokumenty i fakturací jeden datový model, takže podepsaná příležitost pokračuje jako zakázka ve stejné databázi a nemusí se nikam přepisovat. Datová struktura je zároveň upravitelná bez programátora, takže si vlastní pole a vazby doplníte sami. Jestli to ve vašem případě vyváží výhody specializovaného CRM, rozebírá detailní srovnání Apexloopu a Raynetu.

Pokud vám dnes obchod běží v CRM a zbytek firmy v tabulkách, začněte spíš u migrace z Excelu nebo Notionu - je pravděpodobné, že skutečný problém je tam. Jak vznikne stav, kdy spolu tři systémy nemluví a data se rozcházejí, popisuje článek CRM, ERP, projekťák. A než se rozhodnete přecházet, projděte si ještě jednou průvodce výběrem CRM - dobrá polovina migrací se dá nahradit jedním odpolednem stráveným nad nastavením stávajícího systému.