Vystavit fakturu umí dnes každý nástroj podobně dobře. Rozdíl je v tom, odkud bere data - jestli je někdo přepisuje ze zakázky ručně, nebo faktura vznikne z toho, co už v systému je.
Vystavit fakturu trvá tři minuty. Zjistit, co na ní má být, trvá dvacet. Někdo dohledá odsouhlasenou cenu v e-mailu, ověří odpracované hodiny ve výkazu, přičte materiál z dodacího listu a teprve pak otevře fakturační program. Fakturační nástroj přitom není to, co tuhle práci dělá pomalou.
Ruční přepis se neschovává v nástrojích, ale mezi nimi
Cesta od hotové zakázky k odeslané faktuře má u většiny firem, které jsme viděli, čtyři až pět míst, kde se data přepisují rukou:
- fakturační údaje klienta, které už jsou v CRM, ale ve fakturaci chybí nebo jsou zastaralé,
- položky a ceny z odsouhlasené nabídky, obvykle z PDF nebo z e-mailu,
- odpracované hodiny z výkazu, přepočtené na sazbu a slepené do jednoho řádku,
- materiál a subdodávky, které dorazily na přijaté faktuře,
- číslo faktury a datum splatnosti zpátky do systému zakázek, aby se vědělo, co je vyfakturované.
Jeden přepis zabere dvě až tři minuty a nikomu nepřijde jako problém. U šedesáti faktur měsíčně je to ale deset až patnáct hodin práce člověka, který zná kontext, a proto to nikdo jiný udělat nemůže. Druhý náklad je horší než čas: chybějící položka nebo špatná sazba se pozná až u klienta a jednání o dobropisu stojí víc než ta faktura vydělá.
Třetí náklad se nedá vyčíslit vůbec. Když číslo faktury nežije u zakázky, nikdo bez ručního porovnávání neřekne, které dokončené zakázky ještě nejsou vyfakturované. Tenhle typ mezery mezi systémy popisuje článek Tři systémy, které spolu nemluví.
Faktura poskládaná z dat, ne z paměti
Šablona faktury se naplní údaji klienta, položkami zakázky a odpracovanými hodinami. Člověk ji zkontroluje a odešle, nepřepisuje ji.
Jednoduché fakturační služby vystaví doklad, o zakázce nevědí nic
Do téhle kategorie patří iDoklad, Fakturoid nebo Vyfakturuj. Zvládnou vystavení a odeslání dokladu, doplnění firmy z ARESu, opakované faktury za paušály, párování plateb z bankovního výpisu, upomínky po splatnosti a předání dat účetní. Nasazení je otázka odpoledne a měsíční cena se pohybuje ve stovkách korun.
Kde končí: neznají kontext. Faktura je pro ně seznam položek, který někdo zadal, ne výsledek odvedené práce. Nedozvíte se z nich, kolik na zakázce zůstalo po odečtení hodin a materiálu, ani které zakázky čekají na fakturaci. Pro živnostníka nebo firmu, kde je zakázka rovná jedné faktuře, to nevadí. Jakmile se jedna zakázka fakturuje po etapách nebo se na ní podílí víc lidí, začne rozdíl mezi nabídkou a fakturou hlídat člověk v hlavě.
Účetní systém je zdroj pravdy pro doklad, ne pro průběh práce
Pohoda, Money S3, Abra Flexi a podobné systémy řeší jinou úlohu: DPH, saldo, sklad, majetek, mzdy. Doklad v nich má oporu v účetní legislativě a účetní v nich umí pracovat. Tomu odpovídá i způsob, jakým se s nimi propojuje okolí - typicky jednosměrně a dávkově. Data dokladu tam natečou, zpátky se vrátí nanejvýš stav úhrady.
Dvě věci, které se u téhle kategorie často podcení. První je licence a přístup: obchodník ani projektový manažer většinou do účetního systému nevidí, takže informace „je to zaplacené" se k nim dostává přes e-mail účetní. Druhá je, že desktopová instalace na jednom počítači v kanceláři se propojuje jinak než cloudová služba - někdy jen přes sdílenou složku a naplánovaný export.
Ve třetí kategorii faktura vzniká z dat, která už máte
Sem patří systémy, kde je faktura pohledem na zakázku, ne samostatným dokumentem: Caflou, Fakturoid propojený s provozním systémem, oborová řešení pro servis a stavbu, nebo vlastní aplikace postavená na databázovém modelu. Položky faktury jsou řádky rozpočtu a výkazu práce. Klient je odkazem na záznam v databázi kontaktů, takže se fakturační údaje mění na jednom místě. Vazba mezi zakázkou a fakturou je skutečná relace, ne číslo dopsané do poznámky.
Prakticky to znamená, že faktura se dá připravit automaticky ve chvíli, kdy zakázka změní stav na hotovo, a člověk už jen kontroluje. PDF se skládá ze šablony nad živými daty, takže se změnou ceny v zakázce se mění i doklad. Apexloop takhle funguje: databáze zakázek, automatizace nad stavem a tiskový výstup jsou v jednom prostoru, takže mezi nimi není co propojovat. Přehled ostatních kategorií nástrojů na zakázky rozebírá článek Nástroje na řízení zakázek.
Účetnictví tím nezmizí. Doklad se pořád předává účetní nebo do účetního systému - jen z něj nevzniká, nýbrž do něj odchází hotový.
„Má to integraci" nic neznamená, dokud nevíte, co kterým směrem teče
Větu „ano, máme integraci na fakturaci" uslyšíte na každé ukázce. Sama o sobě neříká nic. Zeptejte se na čtyři věci a odpovědi si nechte ukázat na obrazovce, ne popsat:
Které entity se přenášejí. Kontakt, položky, sazby DPH, střediska, měna, přílohy? Integrace, která přenese jen hlavičku faktury a jeden souhrnný řádek, vám ruční práci nesebere.
Kterým směrem. Nejčastější zklamání je jednosměrnost, na kterou nikdo neupozornil: faktura odejde do účetnictví, ale informace o úhradě se nevrátí, takže upomínky pořád hlídá člověk podle výpisu.
Jak často. Okamžitě při události, každou hodinu, nebo nočním exportem? U fakturace to většinou nevadí, u stavu úhrady a skladu ano.
Co se stane, když to selže. Kdo se dozví, že se faktura nepřenesla, a co se stane při opakovaném doručení - vznikne druhá faktura, nebo se ta původní přepíše?
Dvě místa, jedna číselná řada
Nejčastější škoda z polovičního napojení jsou duplicitní doklady. Určete jeden systém, který faktury vystavuje a vlastní číselnou řadu. Druhý je smí jen číst.
Pět způsobů napojení a co si u každého pohlídat
| Způsob napojení | Co ušetří | Co si musíte pohlídat |
|---|---|---|
| Hotový konektor od dodavatele | Nastavení za odpoledne, bez vývoje | Rozsah polí bývá pevný a často jde jen jedním směrem |
| API na vyžádání | Data si vezmete přesně ta, která potřebujete | Limity volání, expirace klíčů, někdo to musí udržovat |
| Webhook (událost tlačí data) | Reakce v řádu sekund, žádné dotazování | Výpadky, opakované doručení, ochrana proti duplicitám |
| Export a import souboru | Funguje i tam, kde API není | Rytmus určuje člověk, hrozí duplicity a rozbité kódování |
| Automatizační platforma | Propojí i nástroje, které se neznají | Cena za operace a další místo, které se rozbije a je nutné hlídat |
Kdy se vyplatí externí propojovací nástroj a kdy je lepší automatizace přímo v systému, srovnává článek Zapier, Make nebo vestavěná automatizace. Co je webhook technicky, vysvětluje slovník.
Podle čeho se rozhodnout
Vezměte deset posledních faktur a u každé si poznamenejte, kolik minut zabralo shánění podkladů a kolikrát se něco přepisovalo. Když je odpověď „skoro nic", zůstaňte u jednoduché fakturační služby a neplaťte za nic dalšího. Když se opakovaně objevuje přepis z nabídky nebo z výkazu hodin, problém není ve fakturačním nástroji a lepší fakturační nástroj ho nevyřeší.
Druhá otázka je, kdo je vlastníkem dat o zakázce. Pokud jím má být fakturační služba, počítejte s tím, že o marži, rozpracovanosti a historii komunikace se z ní nedozvíte nic. Pokud jím má být systém zakázek, fakturační nástroj se posouvá do role výstupu a stačí, aby uměl přijmout hotový doklad.
Jak přesně poskládat automatizaci od změny stavu zakázky po připravenou fakturu, krok za krokem ukazuje průvodce automatickým vystavováním faktur. Vzhled a obsah samotného dokladu řeší tisk do PDF ze šablon. Než podepíšete smlouvu, projděte si taky, jak se z nástroje dostanou data ven, protože fakturační historie je to poslední, co chcete nechat uvnitř - k tomu je vendor lock-in ve firemním softwaru a praktický přehled toho, co se při migraci mezi systémy ztratí.
Časté otázky k fakturačním systémům a jejich propojení
Jaký fakturační systém vybrat pro malou firmu?
Pokud je u vás jedna zakázka rovná jedné faktuře, stačí jednoduchá služba typu iDoklad nebo Fakturoid. Jakmile se fakturuje po etapách, podle odpracovaných hodin nebo s materiálem, hledejte spíš systém, který zná zakázku, a fakturaci k němu napojte.
Jde propojit fakturaci s CRM bez programátora?
Ano, u běžných českých fakturačních služeb existují hotové konektory nebo se propojení poskládá z automatizačních bloků bez psaní kódu. Vývojáře budete potřebovat teprve u starších účetních systémů bez veřejného API.
Co znamená, že nástroj má API?
Že se do něj dá dostat programově, ne jen přes obrazovku - jiný systém si může vyžádat data nebo založit záznam. Neříká to ale nic o tom, která pole jsou dostupná a jestli lze data i zapisovat, takže si vždy nechte ukázat konkrétní přenos.
Můžu fakturovat přímo ze systému na zakázky a fakturační program vůbec nemít?
Ano, pokud systém umí vystavit doklad s náležitostmi, hlídat číselnou řadu a předat data účetní. Ověřte si předem, jak řeší DPH, cizí měny a zaokrouhlení, a domluvte s účetní formu předávání.