Von der Anfrage bis zur Margenauswertung. Wie Sie Aufträge so führen, dass jederzeit beantwortbar ist, in welchem Zustand sie sind und was übrig bleibt - und warum die meisten Firmen ihren Umsatz kennen, aber nicht ihren Gewinn.
Es gibt eine Frage, die die meisten Firmen nicht schnell beantworten können: was haben wir an diesem Auftrag wirklich verdient? Den Umsatz kennt jeder - er steht auf der Rechnung. Die Marge verlangt, zwei Zahlen zu verbinden, die meist in verschiedenen Werkzeugen liegen.
Dieser Leitfaden folgt dem gesamten Lebenszyklus eines Auftrags, von der Anfrage bis zur Auswertung, und zeigt, wo in jeder Phase die Information verloren geht, die am Ende fehlt.
1. Ein Auftrag als Datensatz, nicht als Ordner
Der grundlegende Denkwechsel. Ein Auftrag ist kein Ordner auf einem Laufwerk und keine Zeile in einer Tabelle. Er ist ein Datensatz, der von allem weiß, was zu ihm gehört: Kunde, Angebot, Termine, geleistete Stunden, Dokumente, Kommunikation und Rechnung.
Weiß er das alles, ist die Marge eine Subtraktion zweier Zahlen. Weiß er es nicht, ist es ein halber Tag in Excel - jeden Monat neu.
Genau das ist der Unterschied zwischen Aufgabentool und System. Ein Aufgabentool weiß, was zu tun ist. Es weiß nicht, für wen, für wie viel und was danach.
Dieselbe Aufgabe. Einmal für sich, einmal mit Kontext.
Der Aufgabe wird nichts hinzugefügt. Sie weiß endlich nur, zu welchem Kunden, Auftrag, Stundennachweis und welcher Rechnung sie gehört.
Ausführlich: Ein Aufgabentool ist kein System.
2. Die Phasen eines Auftrags und was in jeder entsteht
| Phase | Was entsteht | Was am häufigsten verloren geht |
|---|---|---|
| Anfrage | Kontakt, Anforderung, Quelle | Woher die Anfrage kam |
| Angebot | Umfang, Preis, Gültigkeit | Was genau zugesagt wurde |
| Umsetzung | Aufgaben, Stunden, Material | Mehrleistungen, die niemand berechnet hat |
| Übergabe | Protokoll, Unterschrift | Dokumentation am Auftrag |
| Rechnung | Rechnung, Fälligkeit | Aufträge, die nie berechnet wurden |
| Auswertung | Marge | Alles darüber zusammen |
Die letzte Zeile hängt von allen vorherigen ab. Deshalb lässt sich Rentabilität nicht „später ergänzen“ - entweder die Daten entstehen laufend, oder es gibt sie nicht.
3. Was Sie messen müssen
Erstaunlich wenig. Drei Dinge, und alle drei gibt es im Unternehmen schon:
Was wir fakturiert haben (oder der vereinbarte Preis). Ein Feld am Auftrag.
Wie viele Stunden wer geleistet hat an genau diesem Auftrag. Nicht als Monatssumme - am Auftrag.
Welchen internen Satz welche Rolle hat. Achtung: nicht was Sie dem Kunden berechnen, sondern was Sie diese Stunde kostet. Die ehrliche Rechnung sind die jährlichen Personalkosten inklusive Abgaben, geteilt durch die real geleisteten Stunden im Jahr. Es kommt deutlich mehr heraus als der Bruttostundenlohn - und genau das muss ein Auftrag decken.
Ausführlich: Zeiten auf Projekten ohne Excel erfassen.
4. Wie die Rechnung aussieht
Ein Modellauftrag, vereinbarter Preis 7.200 €:
| Rolle | Stunden | Interner Satz | Kosten |
|---|---|---|---|
| Kreation | 62 h | 28 € | 1.736 € |
| Entwicklung | 104 h | 32 € | 3.328 € |
| Projektleitung | 48 h | 19 € | 912 € |
| Gesamt | 214 h | 5.976 € |
Es bleiben 1.224 €, also eine Marge von 17 %. Vor Gemeinkosten, Vertriebszeit und allen Stunden, die niemand erfasst hat.
Den Umsatz kennt jeder. Die Marge kaum jemand.
7.200 € auf der Rechnung sehen gut aus. Nach Abzug von 214 geleisteten Stunden bleiben 17 %.
Ausführlich: Die Agentur, die weiß, was sie wirklich verdient hat.
5. Drei Ansichten, die sich lohnen
Aufträge unter der Grenze. Ein Filter auf laufende Aufträge, deren Marge unter einen festgelegten Prozentsatz gefallen ist. Diese Ansicht sollte wöchentlich geöffnet werden, nicht quartalsweise.
Schätzung vs. Ist. Wie viele Stunden geplant waren und wie viele es sind. Der Unterschied sagt, ob das Problem bei der Kalkulation oder bei der Umsetzung entstand - zwei völlig verschiedene Lösungen.
Rentabilität nach Arbeitsart. Die summierte Marge aller Aufträge derselben Art. Fast jede Firma stellt damit fest, dass eine ihrer Leistungen die anderen dauerhaft subventioniert.
Ausführlich: Reporting über View-Spalten und Formeln.
6. Was tun, wenn die Zahl schlecht ausfällt
Eine dünne oder negative Marge hat meist eine von vier Ursachen, und jede verlangt eine andere Reaktion:
- Falsch kalkuliert. Die Lösung liegt im Angebot, nicht in der Umsetzung. Vergleichbare frühere Aufträge mit echten Stunden helfen - genau das gibt Ihnen ein System nach einem Jahr.
- Ausgeuferter Umfang. Der Kunde bestellte nach und niemand fakturierte es. Lösung: Mehrleistungen sofort als eigene Positionen erfassen, nicht rückwirkend.
- Ineffiziente Umsetzung. Es hat länger gedauert als geplant. Diese Lösung liegt im Team.
- Die falsche Auftragsart. Manche Arbeiten verdienen schlicht nichts. Nicht mehr annehmen oder anders kalkulieren.
Der häufigste Grund für eine negative Marge ist allerdings keiner dieser vier. Es sind nicht erfasste Stunden - Arbeit, die niemand aufgeschrieben hat, erscheint in der Marge als Gewinn, bis jemand merkt, dass das Team ausgelastet ist und trotzdem „alles Geld verdient“.
7. Was von selbst passieren sollte
Auftragssteuerung ist einer der Bereiche, in denen sich Automatisierung am schnellsten auszahlt:
- Fertiger Auftrag ohne Rechnung → Meldung nach drei Tagen.
- Fehlender Stundennachweis → Freitagnachmittag eine Liste an alle Beteiligten.
- Marge unter der Grenze → Meldung an die Projektleitung, sobald es passiert, nicht am Ende.
- Umsetzung abgeschlossen → Übergabeprotokoll automatisch aus den Auftragsdaten erzeugen.
- Nahende Frist → Erinnerung einige Tage vorher, nicht am Tag selbst.
Ausführlich: Geschäftsprozesse automatisieren und Verträge und Angebote aus Daten erzeugen.
8. Wie Sie anfangen, wenn Sie heute Tabellen haben
Ein Vorgehen, das den Betrieb nicht stört:
- Bauen Sie Aufträge und Kunden. Zwei Datenbanken, eine Verknüpfung. Mehr nicht.
- Ergänzen Sie ein Feld „vereinbarter Preis“. Ein Feld, ohne das nie eine Marge entsteht.
- Schalten Sie die Zeiterfassung ein - aber nur an Aufträgen, nicht überall. Widerstand im Team ist fast immer Widerstand gegen das Werkzeug, nicht gegen das Messen; ist der Eintrag ein Klick an der Aufgabe, verschwindet er.
- Schauen Sie sich nach einem Monat die ersten Zahlen an. Sie werden ungenau sein. Das ist in Ordnung - sie zeigen Ihnen, was noch fehlt.
- Erst danach Automatisierungen ergänzen.
Ausführlich: Migration aus Excel oder Notion und Ein Firmensystem nach Maß: Leitfaden.
Häufige Fragen zu Auftragssteuerung und Rentabilität
Müssen wir dafür Rechnungsstellung oder Buchhaltung ändern?
Nein. Das Buchhaltungsprogramm bleibt, wo es ist. Für die Marge genügt, dass das System den vereinbarten oder fakturierten Betrag am Auftrag kennt - ein Feld.
Wie überzeugen wir das Team, Zeiten zu erfassen?
Am besten damit, dass ein Eintrag ein Klick an der Aufgabe ist, an der jemand ohnehin arbeitet, und dass das Ergebnis wofür verwendet wird. Zeiterfassung, die zu nichts führt, hören Menschen auf zu machen - zu Recht.
Was, wenn wir Pauschalkunden statt Aufträgen haben?
Das Prinzip ist dasselbe, Sie werten nur einen Zeitraum statt eines Auftrags aus. Die Monatspauschale gegen die in diesem Monat geleisteten Stunden. Bei Pauschalen ist das Ergebnis oft überraschender als bei Projekten.
Wie genau werden die Zahlen sein?
Im ersten Monat ungenau, nach drei Monaten brauchbar, nach einem Jahr verlässlich. Die Genauigkeit wächst, wie sich das Team ans Erfassen gewöhnt. Aber auch eine ungenaue Zahl ist besser als keine, weil sie die Richtung zeigt.
Lohnt sich das auch bei kleinen Aufträgen?
Einzeln nicht, in Summe ja. Kleine Aufträge sind meist die, bei denen die Marge am schnellsten verschwindet, weil der Aufwand pro Auftrag derselbe ist wie bei einem großen. Sie erfahren es nur, indem Sie sie messen.