Den Umsatz eines Projekts kennt jeder. Die Marge kaum jemand - weil geleistete Stunden und fakturierter Betrag in verschiedenen Werkzeugen liegen. Wie man zwei Zahlen verbindet, die man längst hat, und warum das Ergebnis die meisten Firmen beunruhigt.
Fragen Sie in Ihrer Agentur, was der letzte große Auftrag eingebracht hat. Sie bekommen die Zahl von der Rechnung. Fragen Sie, was davon übrig blieb - und es wird still, oder es kommt „das müsste ich ausrechnen“.
Diese Stille ist keine Nachlässigkeit. Sie ist die Folge davon, dass zwei Zahlen, die zusammengehören, in verschiedenen Werkzeugen liegen.
Warum die Rentabilität erst im Nachhinein berechnet wird
Die Rechnung liegt in der Buchhaltung. Die Stunden im Projekttool oder in einer Tabelle. Die internen Sätze der Rollen kennt der Inhaber und sonst niemand. Damit eine Marge entsteht, muss das jemand von Hand zusammenführen.
Und weil das Arbeit ist, geschieht es entweder einmal im Quartal oder erst, wenn etwas schiefgeht. Beides ist zu spät: der Auftrag ist fertig, der Preis war vereinbart, ändern lässt sich nichts.
Rentabilität, die Sie nach der Übergabe erfahren, ist Statistik. Rentabilität, die Sie währenddessen sehen, ist Steuerung.
Was Sie messen müssen
Erstaunlich wenig. Drei Dinge, und alle drei gibt es in der Firma schon:
- Was wir fakturiert haben (oder welcher Preis vereinbart wurde)
- Wie viele Stunden wer geleistet hat an genau diesem Auftrag
- Welchen internen Satz welche Rolle hat - nicht was Sie dem Kunden berechnen, sondern was Sie diese Stunde kostet
Leben diese drei Dinge in einem System, ist die Marge kein Bericht. Sie ist eine Spalte.
Den Umsatz kennt jeder. Die Marge kaum jemand.
7.200 € auf der Rechnung sehen gut aus. Nach Abzug von 214 geleisteten Stunden bleiben 17 %.
Ein Modellbeispiel, das auf die meisten Agenturen passt
Ein Website-Relaunch, vereinbarter Preis 7.200 €. Aufschlüsselung der Arbeit:
| Rolle | Stunden | Interner Satz | Kosten |
|---|---|---|---|
| Kreation | 62 h | 28 € | 1.736 € |
| Entwicklung | 104 h | 32 € | 3.328 € |
| Projektleitung | 48 h | 19 € | 912 € |
| Gesamt | 214 h | 5.976 € |
Es bleiben 1.224 €, also eine Marge von 17 %. Vor Bürogemeinkosten, Vertriebszeit und allen Stunden, die niemand erfasst hat.
Das ist keine Katastrophe - es ist eine normale Zahl. Die Katastrophe ist, sie erst im Dezember zu erfahren, nachdem Sie das ganze Jahr zwölf weitere Aufträge nach derselben Formel kalkuliert haben.
Der häufigste Grund für eine negative Marge
Es ist nicht der falsche Preis, es sind nicht erfasste Stunden. Arbeit, die niemand aufgeschrieben hat, erscheint in der Marge als Gewinn - bis jemand merkt, dass das Team ausgelastet ist und trotzdem „alles Geld verdient“.
Wie eine laufende Übersicht aussieht
Hängen Stundennachweise am Auftrag, lässt sich die Marge laufend verfolgen. Praktisch heißt das drei Ansichten, die sich lohnen:
Aufträge unter der Grenze. Ein Filter auf laufende Aufträge, deren Marge unter einen festgelegten Prozentsatz gefallen ist. Diese Ansicht sollte wöchentlich geöffnet werden.
Schätzung vs. Ist. Wie viele Stunden geplant waren und wie viele es sind. Der Unterschied sagt, ob das Problem bei der Kalkulation oder bei der Umsetzung entstand.
Rentabilität nach Arbeitsart. Die summierte Marge aller Aufträge derselben Art. Fast jede Agentur stellt damit fest, dass eine ihrer Leistungen die anderen dauerhaft subventioniert.
Was tun, wenn die Zahl schlecht ausfällt
Eine negative oder sehr dünne Marge hat meist eine von vier Ursachen, und jede verlangt eine andere Reaktion:
- Falsch kalkuliert. Die Lösung liegt im Angebot, nicht in der Umsetzung. Es hilft, vergleichbare frühere Aufträge mit echten Stunden zu haben.
- Ausgeuferter Umfang. Der Kunde bestellte nach und niemand fakturierte es. Lösung: Mehrleistungen sofort als eigene Positionen erfassen.
- Ineffiziente Umsetzung. Es hat länger gedauert als geplant. Diese Lösung liegt im Team.
- Die falsche Auftragsart. Manche Arbeiten verdienen schlicht nichts. Lösung: sie nicht mehr annehmen oder anders kalkulieren.
Ohne die Zahl können Sie keines der vier tun.
Eine praktische Anleitung zur Zeiterfassung steht in Zeiten auf Projekten ohne Excel erfassen. Wie Reporting über Livedaten aussieht, zeigt Reporting über View-Spalten und Formeln. Details zur Zeitmessung stehen auf der Funktionsseite Zeiterfassung. Den gesamten Lebenszyklus eines Auftrags führt der Leitfaden zu Auftragssteuerung und Rentabilität.
Häufige Fragen zur Rentabilität von Aufträgen
Wie setze ich den internen Satz einer Rolle an?
Die einfachste ehrliche Rechnung: jährliche Personalkosten dieser Person (inklusive Abgaben) geteilt durch die real geleisteten Stunden im Jahr. Es kommt eine deutlich höhere Zahl heraus als der Bruttostundenlohn - und genau diesen Betrag muss ein Auftrag decken.
Was, wenn das Team die Zeiterfassung ablehnt?
Meist ist es keine Ablehnung des Messens, sondern des Werkzeugs. Wenn ein Eintrag ein Klick direkt an der Aufgabe ist, an der jemand gerade arbeitet, verschwindet der Widerstand meist. Bei einer separaten Tabelle am Monatsende verschwindet er nie.
Müssen wir dafür die Rechnungsstellung ändern?
Nein. Das Buchhaltungsprogramm bleibt, wo es ist. Für die Marge genügt, dass das System den vereinbarten oder fakturierten Betrag am Auftrag kennt - ein Feld.