Aufgabentools sind hervorragend in dem, was sie tun - sie halten eine Liste der Arbeit. Sie können aber nicht beantworten, für wen diese Arbeit ist, was sie gekostet hat und was danach kommt. Fünf Fragen, an denen jedes Aufgabentool scheitert.
Aufgabentools haben Anerkennung verdient. Sie haben in Firmen etwas gebracht, das oft gefehlt hat: Sichtbarkeit. Wer macht was, bis wann, und ist es fertig. Freelo, Trello, Asana und ihre Verwandten machen diese Arbeit gut, und es hat keinen Sinn, etwas anderes zu behaupten.
Nur ist eine Liste der Arbeit bloß eine Schicht. Die zweite - für wen die Arbeit ist, was sie gekostet hat und was danach geschehen soll - steckt in einem Aufgabentool schlicht nicht drin. Und genau dort versickern die Stunden.
Fünf Fragen, die ein Aufgabentool nicht beantwortet
Probieren Sie sie an Ihrem nächstliegenden Projekt:
- Wie viel haben wir an diesem Auftrag wirklich verdient? Das Tool kennt Aufgaben, nicht die Rechnung und nicht die Stunden in Geld.
- Wo liegt der unterschriebene Vertrag mit diesem Kunden? Vermutlich in einer E-Mail, auf einem Laufwerk oder in einem anderen Werkzeug.
- Was soll am Tag nach Fertigstellung passieren? Rechnung stellen, Protokoll schicken, Wartung planen. Das Tool weiß es nicht, weil es die Auftragsart nicht kennt.
- Wie viele Aufträge hatte dieser Kunde dieses Jahr? Projekte hängen nicht zusammen - jedes ist eine eigene Insel.
- Was haben wir ihm zugesagt? Diese Information entstand im Verkaufsgespräch, das nie im Aufgabentool war.
Jede dieser Fragen wird heute in den meisten Firmen gleich gelöst: jemand öffnet drei Werkzeuge und sucht eine halbe Stunde.
Wo genau die Stunden verloren gehen
Der Verlust liegt nicht darin, dass langsam gearbeitet würde. Er liegt in drei wiederkehrenden Tätigkeiten:
Abtippen. Ein Auftrag entsteht per E-Mail, wird ins Aufgabentool übertragen, Stunden landen in einer Tabelle, die Rechnung im Buchhaltungsprogramm. Dieselbe Information geht viermal durch die Hände.
Suchen. „Wo ist das Protokoll?“ „Was haben wir ihm letztes Mal berechnet?“ Eine Zehn-Sekunden-Frage mit einer Zwanzig-Minuten-Antwort.
Abgleichen. Am Monatsende vergleicht jemand, was im Aufgabentool steht, mit dem, was fakturiert wurde. Läge es an einem Ort, gäbe es diese Arbeit nicht.
Dieselbe Aufgabe. Einmal für sich, einmal mit Kontext.
Der Aufgabe wird nichts hinzugefügt. Sie weiß endlich nur, zu welchem Kunden, Auftrag, Stundennachweis und welcher Rechnung sie gehört.
Was ein Datenmodell hinzufügt
Der Unterschied zwischen Aufgabentool und System liegt nicht in der Zahl der Funktionen. Er liegt darin, dass die Dinge voneinander wissen.
| Was Sie brauchen | Aufgabentool | System mit Datenmodell |
|---|---|---|
| Liste der Arbeit | Ja | Ja |
| Wer der Kunde ist | Text im Aufgabentitel | Ein Datensatz, auf den verwiesen wird |
| Aufgewendete Zeit | Separat, in einer Tabelle | Stundennachweis an der Aufgabe |
| Rechnung | In der Buchhaltung | Entsteht aus dem Auftrag |
| Rentabilität | Manuell, im Nachhinein | Rechnet sich selbst |
| Was folgt | Im Kopf des Projektleiters | Automatisierung nach Auftragsart |
Hat eine Aufgabe eine Verbindung zu Kunde und Auftrag, ist die Marge eine Subtraktion zweier Zahlen, die das System bereits hat. Fehlt sie, ist es ein halber Tag in Excel - jeden Monat neu.
Sie brauchen nicht mehr Werkzeuge
Die typische Reaktion auf dieses Problem ist, ein weiteres Werkzeug hinzuzufügen - für Stunden, für Rentabilität, für Dokumente. Damit vervielfacht man genau das, was das Problem verursacht hat: Daten an getrennten Orten. Die Lösung geht in die andere Richtung.
Wie der Wechsel gelingt, ohne dass etwas zerbricht
Der Wechsel muss kein Urknall sein. Ein bewährtes Vorgehen hat drei Schritte:
1. Beginnen Sie dort, wo es am meisten weh tut. Bei Agenturen und Dienstleistern ist das meist die Rentabilität oder die Frage, wem was zugesagt wurde. Bauen Sie zuerst eine Datenbank - Aufträge - und hängen Sie Kunden daran.
2. Ergänzen Sie, was dazugehört. Stundennachweise, Dokumente, Kundenkommunikation. An dieser Stelle merken die meisten Firmen, dass sie die Hälfte ihrer Tabellen nicht mehr brauchen.
3. Aufgaben zuletzt. Sie sind die einfachsten Daten und schnell umgezogen. Und vor allem: erst jetzt ergibt es Sinn, denn Aufgaben haben endlich einen Ort, an den sie gehören.
Das genaue Vorgehen beschreibt Migration aus Excel oder Notion. Wie die Berechnung der Rentabilität aussieht, zeigt Die Agentur, die weiß, was sie wirklich verdient hat. Ein direkter Vergleich steht auf Apexloop vs. Freelo. Den gesamten Lebenszyklus eines Auftrags von der Anfrage bis zur Margenauswertung führt der Leitfaden zu Auftragssteuerung und Rentabilität.
Häufige Fragen zum Abschied vom Aufgabentool
Heißt das, wir müssen unser Aufgabentool aufgeben?
Nicht sofort. Viele Firmen bauen zunächst neben dem Aufgabentool eine Auftrags- und Kundenverwaltung auf und ziehen Aufgaben erst um, wenn klar ist, dass sie direkt am Auftrag besser aufgehoben sind. Niemand zwingt Sie zu einem Wechsel in einem Schritt.
Ist ein System für ein kleines Team nicht überzogen?
Komplexität entsteht nicht durch Teamgröße, sondern durch die Zahl der Orte, an denen Sie Daten führen. Eine Drei-Personen-Agentur mit vier Tabellen und einem Aufgabentool hat einen komplizierteren Betrieb als eine Fünfzehn-Personen-Firma mit einem System.
Verlieren wir die Einfachheit des Aufgabentools?
Eine Aufgabenliste bleibt eine Aufgabenliste - sie gewinnt nur die Möglichkeit, zu Kunde, Auftrag und Stundennachweis durchzuklicken. Wer nur abhaken will, hakt weiter ab.