Schreiben Sie Kundenname, Adresse und Betrag immer noch von Hand in einen Vertrag oder ein Angebot ab? Wir zeigen, wie Sie Dokumente direkt aus den Daten eines Datensatzes erzeugen lassen, über eine Vorlage mit Platzhaltern.
Ein Vertrag, ein Übergabeprotokoll oder ein Angebot haben fast immer dieselbe Struktur - es ändern sich nur die konkreten Angaben: Kundenname, Adresse, Positionen, Betrag, Datum. Trotzdem werden diese Daten in den meisten Unternehmen jedes Mal von Hand aus der Datenbank in das Dokument übertragen. Das lässt sich umdrehen: Das Dokument entsteht aus den Daten, nicht umgekehrt.
Eine Vorlage mit Platzhaltern als Grundlage
Das Prinzip ist einfach. In die Dokumentvorlage werden anstelle von festem Text Platzhalter eingefügt - etwa {{name}}, {{adresse}} oder {{gesamtbetrag}}. In dem Moment, in dem die Vorlage auf einen konkreten Datensatz angewendet wird, werden die Platzhalter durch die tatsächlichen Werte aus diesem Datensatz ersetzt. Eine einzige Vorlage kann so beliebig viele verschiedene Dokumente erzeugen, immer mit den richtigen, aktuellen Daten.
Wie sich die Platzhalter von selbst ausfüllen
Das Ausfüllen der Platzhalter ist kein manueller Schritt - es geschieht automatisch in dem Moment, in dem das Dokument aus dem Datensatz erzeugt wird. Ist zusätzlich eine Automatisierung am Prozess beteiligt, lässt sich vor der Erzeugung ein weiterer Schritt einfügen, etwa das Einfügen eines Bildes, eines Zahlungs-QR-Codes oder das Zusammenführen mehrerer Vorlagen zu einem einzigen fertigen PDF.
Eine Automatisierung fügt ein Bild hinzu und erzeugt ein einziges PDF.
Die Vorlage wird mit Daten aus dem Datensatz gefüllt, eine Automatisierung fügt ein Bild oder einen Anhang hinzu, und beides wird zu einem erzeugten Dokument zusammengeführt.
Typische Anwendungsfälle
- Rechnung - Positionen und Betrag aus dem Auftrag, QR-Code für die Zahlung, ohne manuelles Abtippen.
- Übergabeprotokoll - Angaben zu Auftrag und Kunde, Platz für die Unterschrift.
- Angebot - Varianten, Preise und Konditionen, ausgefüllt nach der konkreten Gelegenheit.
- Vertrag - Parteien, Gegenstand und Betrag, ergänzt aus den Datensätzen von Kunde und Auftrag.
Dasselbe Prinzip funktioniert auch für Dokumentensets - etwa Rechnung, Protokoll und Vertrag, die gleichzeitig aus einem einzigen Datensatz erzeugt werden, jedes aus seiner eigenen Vorlage.
Wo das Dokument nach der Erzeugung bleibt
Ein erzeugtes Dokument sollte nicht als einzelne Datei in einer E-Mail enden - es ist sinnvoll, dass es mit dem Datensatz verknüpft bleibt, aus dem es entstanden ist. So sehen Sie beim Auftrag oder beim Kunden jederzeit, welche Dokumente bereits erzeugt wurden und wann.
Die umgekehrte Richtung - wenn kein Dokument entsteht, sondern eine eingehende E-Mail gelesen und daraus ein Datensatz angelegt wird - beschreibt Die KI liest die E-Mail und legt den Auftrag an.
Häufige Fragen zum Erzeugen von Dokumenten aus Daten
Muss ich für jeden Dokumenttyp eine neue Vorlage anlegen?
Ja, jeder Dokumenttyp (Rechnung, Protokoll, Angebot) hat normalerweise seine eigene Vorlage mit Platzhaltern, aber eine Vorlage lässt sich wiederholt für beliebig viele Datensätze verwenden.
Lässt sich in die Vorlage auch ein Bild oder ein QR-Code einfügen, nicht nur Text?
Ja, eine Vorlage kann Text aus Platzhaltern mit Bildern, Zahlungs-QR-Codes oder Datenbankansichten kombinieren, die automatisch in das Dokument eingefügt werden.
Lassen sich mehrere Dokumente auf einmal als ein Set erzeugen?
Ja, mehrere Vorlagen (etwa Rechnung, Protokoll und Vertrag) lassen sich aus einem einzigen Datensatz auf einmal erzeugen und zu einem herunterladbaren Druck-Set zusammenführen.