Eine gemeinsam genutzte Excel-Tabelle zur Zeiterfassung funktioniert, solange nicht mehrere Personen gleichzeitig hineinschreiben. Wir zeigen, wie Stundenzettel automatisch bei der Aufgabe selbst entstehen, ohne manuelles Eintragen in eine gemeinsame Datei.
Die Zeiterfassung über eine gemeinsam genutzte Excel-Tabelle hat dasselbe Problem wie jede andere gemeinsam genutzte Tabelle - sie funktioniert für eine Person, aber mit wachsendem Team häufen sich widersprüchliche Versionen, vergessene Zeilen und Fragen wie „wie viele Stunden sind für dieses Projekt schon erfasst". Die Lösung ist nicht, die Tabelle sorgfältiger zu überwachen, sondern Stundenzettel automatisch dort entstehen zu lassen, wo die Arbeit tatsächlich stattfindet.
Ein Timer direkt bei der Aufgabe
Statt von Hand in eine gemeinsame Datei zu schreiben, genügt bei jeder Aufgabe ein Start/Pause/Stopp-Button. Eine Person startet den Timer, wenn sie an der Aufgabe zu arbeiten beginnt, stoppt ihn, wenn sie fertig ist - und ein Eintrag über die geleistete Zeit entsteht von selbst, verknüpft mit genau dieser Aufgabe und Person.
Der Stundenzettel schreibt sich von selbst, nicht von Hand
Der entscheidende Unterschied zu einer Tabelle liegt darin, wohin die Zeit tatsächlich wandert. Jedes Stoppen des Timers erzeugt eine Zeile in der Stundenzettel-Tabelle - mit Aufgabe, Person, Datum und Dauer - ohne dass sie jemand von Hand abtippen muss. Eine gefilterte Ansicht direkt bei der Aufgabe zeigt dann nur ihre eigenen Einträge, sodass sofort sichtbar ist, wie viele Stunden tatsächlich dafür aufgewendet wurden.
Der Stundenzettel schreibt sich von selbst in die Tabelle und bleibt bei der Aufgabe.
Der Timer wird gestoppt, der Stundenzettel-Eintrag schreibt sich in die gemeinsame Tabelle und bleibt gleichzeitig direkt bei der Aufgabe sichtbar, über eine gefilterte Ansicht der eigenen Einträge.
Was sich aus Stundenzetteln weiter aufbauen lässt
Sobald Stundenzettel strukturierte Daten sind und keine Zeilen in einem Heft mehr, lässt sich darauf aufbauen:
- Summe der geleisteten Stunden je Auftrag - für die Abrechnung nach tatsächlich geleisteter Zeit.
- Überblick über die Teamauslastung - wie viele Stunden pro Woche jede Person über Projekte hinweg eingeplant hat.
- Vergleich von Schätzung und Realität - wie viele Stunden für eine Aufgabe geplant waren gegenüber tatsächlich angefallenen.
Keine dieser Sachen lässt sich verlässlich auf einer von Hand geführten Tabelle aufbauen, weil diese keine Garantie bietet, dass wirklich alle Einträge enthalten und konsistent erfasst sind.
Wann sich der Wechsel lohnt
Das Signal, dass die manuelle Zeiterfassung nicht mehr ausreicht, ähnelt dem bei jeder anderen gemeinsamen Tabelle: Mehr als ein, zwei Personen schreiben in dieselbe Datei, gelegentlich fehlt eine Zeile, oder die Frage „wie viel Zeit haben wir dafür tatsächlich aufgewendet" taucht auf und die Antwort dauert länger, als sie sollte.
An diese Frage knüpft Die Agentur, die weiß, was sie an jedem Auftrag wirklich verdient hat an - dort steht, wie aus geleisteten Stunden und dem fakturierten Betrag eine Marge wird. Den gesamten Lebenszyklus eines Auftrags führt der Leitfaden zu Auftragssteuerung und Rentabilität.
Häufige Fragen zur Zeiterfassung
Muss jedes Teammitglied den Timer manuell starten?
Ja, der Timer wird von der Person gestartet und gestoppt, die an der Aufgabe arbeitet - das ist genau der Unterschied zum nachträglichen Eintragen von Stunden, das meist ungenau ist.
Lässt sich nachträglich nachvollziehen, wie viel Zeit in eine bestimmte Aufgabe geflossen ist?
Ja, die gefilterte Ansicht bei der Aufgabe zeigt nur ihre eigenen Stundenzettel-Einträge, sodass Sie jederzeit die genaue Summe sehen, ohne die gesamte gemeinsame Tabelle zu durchsuchen.
Lässt sich die geleistete Zeit direkt mit der Rechnungsstellung verbinden?
Ja, die Summe der Stundenzettel-Einträge zu einem Auftrag lässt sich als Grundlage für das automatische Ausstellen einer Rechnung nach tatsächlich geleisteten Stunden verwenden.