Tiskové sestavy jsou užitečné jen tehdy, když vycházejí z aktuálních dat. Jakmile tým ručně kopíruje hodnoty z databáze do dokumentu, vznikají chyby a zdržení. Apexloop propojuje databáze, dokumentové stránky, placeholdery a automatizace tak, aby výstup vznikal ze stejného systému, ve kterém se práce řídí.
Šablona je dokumentová stránka
Dokumentová stránka může obsahovat text, nadpisy, separátory, média, databázový komponent, dashboard, QR kód, tlačítka a zkratky. Pro tiskovou sestavu slouží jako šablona, do které automatizace dosadí hodnoty.
Placeholdery mohou vypadat například takto:
{{cislo_faktury}}{{zakaznik}}{{datum_splatnosti}}{{castka_celkem}}{{qr_platba}}
Výhodou je, že stejná šablona může obsloužit mnoho záznamů.
Data přicházejí ze záznamu a vztahů
Faktura není jen jeden řádek. Potřebuje zákazníka, adresu, položky, měnu, datumy, stav, přílohy a často i číselnou řadu s prefixem. Část informací je přímo na záznamu, část přichází přes select, multiselect, record nebo view sloupce.
View sloupec se hodí pro opakované části sestavy, například položky faktury, úkoly projektu nebo rizika v reportu. Formule nad view sloupcem dopočítají součty, počty, marže a další hodnoty.
Automatizace vybírá výstup
Výstup může spustit tlačítko na záznamu, plán, webhook nebo změna stavu. Automatizace najde potřebná data, ověří podmínky, doplní šablonu a rozhodne, co se má stát dál.
Typické cíle:
- vytisknout dokumentovou stránku do PDF,
- uložit PDF k záznamu jako přílohu,
- převést obsah na email-safe HTML,
- odeslat e-mail zákazníkovi,
- zavolat externí integraci přes HTTP nebo webhook.
Příklady sestav
Faktury a nabídky používají číselné řady, měnové částky, položky a QR platby. Předávací protokoly kombinují datumy, osoby, soubory, fotografie a podpisový text. Projektové reporty používají agregace přes úkoly, timeline, chart a rizika. Newslettery vznikají z obsahu dokumentové stránky a plánované automatizace.
Všechny tyto výstupy mají stejný princip: záznam drží kontext, relace přidají související data, formule dopočítají hodnoty a šablona určí podobu.