Duże systemy CRM zakładają istnienie działu sprzedaży, którego rzemieślnik ani mała firma usługowa nie ma. Pokazujemy, na co naprawdę zwrócić uwagę przy wyborze CRM do pracy w terenie.
Większość systemów CRM powstała z myślą o firmach z działem sprzedaży, pipeline'em i comiesięcznymi raportami dla zarządu. Rzemieślnik albo mała firma usługowa potrzebuje czegoś innego - zlecenia od zapytania po fakturę, obsługiwanego z telefonu, bezpośrednio na miejscu u klienta. Kiedy te dwa scenariusze się pomylą, powstaje CRM, które jest albo niepotrzebnie skomplikowane, albo nie robi tego, co najważniejsze.
Czym CRM do pracy w terenie różni się od zwykłego CRM sprzedażowego
Praca odbywa się na telefonie, nie przy komputerze. Karta zlecenia, zdjęcie wykonanej pracy czy notatka od klienta zapisywane są na miejscu, na telefonie - nie wieczorem po powrocie do biura.
Fakturowanie następuje bezpośrednio po zakończonym zleceniu. Nie jako osobny krok dzień później, tylko jednym kliknięciem, zanim rzemieślnik odjedzie od klienta.
Zlecenie ma adres i termin, a nie tylko „etap sprzedaży". Pipeline z etapami typu „oferta wysłana" ma sens przy złożonej sprzedaży B2B, ale nie przy zleceniu, które trwa trzy godziny.
O co pytać przy wyborze
Zanim zdecydujesz się na konkretne narzędzie, warto sprawdzić cztery rzeczy:
- Działa wygodnie na telefonie, czy tylko „technicznie da się otworzyć w przeglądarce"?
- Umie wygenerować fakturę bezpośrednio ze zlecenia, z poprawnymi pozycjami, bez ręcznego przepisywania?
- Zapisuje zdjęcie lub notatkę bezpośrednio przy zleceniu, a nie w osobnej, niepowiązanej aplikacji?
- Da się skonfigurować bez konsultanta, czy wymaga tygodni wdrożenia dla czegoś, co ma działać od jutra?
Jak to wygląda w praktyce
Typowy przebieg dnia z CRM zbudowanym do pracy w terenie: rzemieślnik dociera na zlecenie, na telefonie otwiera kartę zlecenia z adresem i notatkami z zapytania, po zakończeniu pracy wypełnia krótki formularz wraz ze zdjęciem, a system od razu przygotowuje z tego fakturę - wysłaną, zanim wsiądzie do samochodu.
Kiedy wystarczy proste narzędzie, a kiedy nie
Dla jednego rzemieślnika z kilkoma zleceniami tygodniowo krótkoterminowo może wystarczyć nawet notatnik i Excel. Sygnał, że czas na CRM, pojawia się w momencie, gdy: w zespole pracuje więcej niż jedna osoba, zlecenia zaczynają się gubić lub są zapominane, fakturowanie zajmuje więcej czasu, niż powinno, albo historia komunikacji z klientem jest tylko w głowie jednej osoby.
Dlaczego z gotowego CRM z pudełka po czasie staje się system, którego nikt nie otwiera, wyjaśnia artykuł Płacisz za CRM, którego w 80% nie używasz. Trzy zmiany, które w CRM zrobisz sam w dwadzieścia minut, pokazuje tekst CRM, które dostosujesz sam. Przez cały proces wyboru prowadzi przewodnik po wyborze CRM dla polskiej firmy.
Najczęstsze pytania o CRM dla rzemieślników i firm usługowych
Czy pojedynczy rzemieślnik naprawdę potrzebuje CRM?
Zależy od liczby zleceń. Jeśli zlecenia, terminy lub fakturowanie zaczynają się gubić w notatkach i e-mailach, nawet pojedyncza osoba zwykle korzysta na prostej ewidencji zleceń i automatycznym fakturowaniu.
Czy CRM musi być obsługiwane tylko z komputera?
Nie - dla pracy w terenie kluczowe jest, żeby karta zlecenia i fakturowanie działały wygodnie bezpośrednio z telefonu, a nie tylko technicznie „dały się otworzyć" w przeglądarce na małym ekranie.
Czy da się wypróbować szablon dla rzemieślnika przed wdrożeniem?
Tak, szablon można wypróbować na danych demonstracyjnych - zobaczysz prawdziwe zlecenie, kartę zlecenia z telefonu oraz wystawioną fakturę, bez żadnych zmian we własnych danych.