Trzy konkretne zmiany, które w gotowym CRM oznaczają zgłoszenie do supportu i czekanie: dodanie własnego pola, przestawienie etapów sprzedaży i ukrycie cen przed częścią zespołu. Pokazujemy, jak wyglądają, gdy są tylko ustawieniem.
Większość firm nie kłóci się z własnym CRM o duże sprawy. Kłóci się o trzy drobiazgi, których nie da się zrobić: brakujące pole, złą kolejność etapów i to, że handlowiec widzi ceny zakupu.
Ten tekst pokazuje, jak te trzy zmiany wyglądają, gdy są ustawieniem, a nie zgłoszeniem do dostawcy. Razem zajmują około dwudziestu minut i nie potrzebujesz do nich nikogo technicznego.
Zmiana 1: dodanie pola „Źródło zapytania”
Dlaczego tego chcesz. Bez tego pola nie odpowiesz na pytanie, które decyduje o budżecie marketingowym: skąd biorą się zlecenia, na których naprawdę zarabiamy?
Jak to wygląda. W bazie szans sprzedaży dodajesz nową kolumnę typu „Wybór” i wpisujesz opcje: Polecenie, Strona www, Targi, Zimny kontakt, Klient powracający. Gotowe.
Od tej chwili przy każdym nowym zapytaniu wybierasz źródło i po trzech miesiącach masz pierwszą użyteczną liczbę. Po roku masz podstawę do decyzji.
Co to zrobi z istniejącymi danymi. Nic. Istniejące rekordy będą miały to pole puste i uzupełnisz je, gdy do nich wrócisz - albo wcale.
Zmiana 2: etapy według twojego procesu
Dlaczego tego chcesz. Domyślny pipeline w każdym CRM wygląda mniej więcej tak samo: Zapytanie → Oferta → Negocjacje → Podpisano. Tylko że u ciebie między zapytaniem a ofertą jest wizyta u klienta, i to właśnie na tym etapie utyka wam najwięcej szans.
Kiedy nie ma go w raporcie, nie widzisz, że tam utykają.
Jak to wygląda. Do kolumny ze statusami dodajesz wartość „Wizyta u klienta” i przesuwasz ją na drugie miejsce. Kanban przerysowuje się od razu, a istniejące rekordy zostają tam, gdzie były.
Mały szczegół, o którym warto wspomnieć. Etapy, których nikt nie używa, równie dobrze warto usunąć. Pipeline z pięcioma realnymi krokami jest czytelniejszy niż z ośmioma teoretycznymi.
Trzy zmiany, które gdzie indziej oznaczają zgłoszenie do supportu
Nowe pole, przestawione etapy i ukryta kolumna z ceną. Wszystko jako ustawienie, żadnego developmentu, żadnego czekania na dostawcę.
Zmiana 3: kto zobaczy wartość zlecenia
Dlaczego tego chcesz. Nie chodzi o brak zaufania. Chodzi o to, że handlowiec pracujący na prowizji nie musi widzieć cen zakupu, pracownik dorywczy nie musi widzieć kontaktów wszystkich klientów, a zewnętrzny współpracownik powinien widzieć tylko swoje zlecenia.
Jak to wygląda. Przy kolumnie „Wartość” ustawiasz, które role ją widzą. Rolę Handlowiec przełączasz na ukrytą. Kolumna znika z tabeli, z widoku szczegółowego rekordu, z eksportu i z widoków - wszędzie, nie tylko na ekranie.
Na co uważać. Ukrycie kolumny i ograniczenie dostępu do całej bazy to dwie różne sprawy. Pierwsze rozwiązuje „co widać wewnątrz rekordu”, drugie „do których rekordów w ogóle się dotrze”. Większość firm potrzebuje jednego i drugiego, tylko w innych miejscach.
Test, który powie ci więcej niż demo
Gdy będziesz testować dowolny system, spróbuj w pierwszej godzinie zrobić właśnie te trzy rzeczy. Jeśli poradzisz sobie sam, poradzisz sobie też za dwa lata. Jeśli trafisz na „napiszcie do nas, a my to ustawimy”, wiesz, jak będzie wyglądać każda kolejna zmiana.
Co się przez to zmienia
Pozornie chodzi o trzy drobiazgi. W praktyce zmienia się relacja z systemem.
Przestajesz przyzwyczajać się do obejścia. Większość firm przyzwyczaja się do brakującego pola tak, że prowadzi je gdzie indziej. Kiedy można je dodać, druga ewidencja przestaje powstawać.
Zmiany przestają być wydarzeniem. Kiedy zmiana trwa trzy minuty, robi się ją wtedy, gdy jest potrzebna. Kiedy trwa trzy tygodnie i kosztuje kilka tysięcy złotych, robi się ją raz w roku i tylko tę najpilniejszą.
System podąża za firmą, nie odwrotnie. Proces się zmienia - przybywa typ usługi, zmienia się sposób wyceny, pojawia się nowa rola. System, który się do tego dostosuje, zostaje użyteczny. Ten, który nie, powoli się wyludnia.
Dlaczego z gotowego CRM stopniowo robi się system, którego nikt nie otwiera, opisuje artykuł Płacisz za CRM, którego w 80% nie używasz. Kompletny sposób budowy własnego CRM znajdziesz w poradniku CRM na miarę bez programisty. Szczegóły o rolach i widoczności danych są na stronie Uprawnienia i role. Cały wybór CRM, od przygotowania po pytania do dostawcy, prowadzi przewodnik po wyborze CRM.
Najczęstsze pytania o zmiany w CRM
Czy tym nie zepsujemy danych, które już są w systemie?
Dodanie pola ani zmiana nazwy etapu nie dotyka istniejących rekordów - nowe pole jest u nich po prostu puste. Ostrożność jest wskazana tylko przy usuwaniu kolumn i przy zmianie typu pola, gdzie system uprzedzi cię o konsekwencjach.
Kto powinien mieć prawo do takich zmian?
W praktyce sprawdza się jedna do dwóch osób jako „administratorzy workspace'u” - zwykle ktoś z administracji lub operacji, kto rozumie proces. Pozostali mają zwykłe role bez prawa do zmiany struktury.
A co, jeśli potrzebujemy naprawdę nietypowego pola?
Do dyspozycji jest ponad dwadzieścia typów kolumn, w tym formuły, relacje do innych baz danych, podpis czy pliki. Jeśli i to nie wystarczy, zostaje integracja przez webhooki i API - ale przy typowych firmowych ewidencjach zwykle do tego nie dochodzi.