Große CRM-Systeme setzen eine Vertriebsabteilung voraus, die ein Handwerker oder ein kleiner Dienstleistungsbetrieb nicht hat. Wir zeigen, worauf Sie bei der Wahl eines CRM für den Außendienst wirklich achten sollten.
Die meisten CRM-Systeme sind für Unternehmen mit Vertriebsabteilung, Pipeline und monatlichen Berichten für die Geschäftsführung entstanden. Ein Handwerker oder ein kleiner Dienstleistungsbetrieb braucht etwas anderes - einen Auftrag von der Anfrage bis zur Rechnung, handhabbar vom Smartphone aus, direkt vor Ort beim Kunden. Wenn diese beiden Anforderungen durcheinandergeraten, entsteht ein CRM, das entweder unnötig kompliziert ist oder umgekehrt das Wichtigste nicht leistet.
Worin sich ein Außendienst-CRM von einem gewöhnlichen Vertriebs-CRM unterscheidet
Die Arbeit findet auf dem Smartphone statt, nicht am Computer. Der Auftragszettel, ein Foto der fertigen Arbeit oder eine Notiz des Kunden werden vor Ort erfasst, auf dem Handy - nicht abends nach der Rückkehr ins Büro.
Die Rechnungsstellung schließt direkt an den abgeschlossenen Auftrag an. Nicht als separater Schritt einen Tag später, sondern mit einem Klick, bevor der Handwerker beim Kunden losfährt.
Ein Auftrag hat eine Adresse und einen Termin, nicht nur eine „Vertriebsphase". Eine Pipeline mit Phasen wie „Angebot gesendet" ist bei komplexem B2B-Vertrieb sinnvoll, nicht bei einem Auftrag, der drei Stunden dauert.
Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten
Bevor Sie sich für ein bestimmtes Tool entscheiden, lohnt es sich, vier Dinge zu prüfen:
- Funktioniert es komfortabel auf dem Smartphone, oder lässt es sich nur „technisch im Browser öffnen"?
- Kann es direkt aus dem Auftrag eine Rechnung erzeugen, mit den richtigen Positionen, ohne manuelles Abtippen?
- Speichert es ein Foto oder eine Notiz direkt beim Auftrag, statt in einer separaten, nicht verbundenen App?
- Lässt es sich ohne Berater einrichten, oder erfordert es wochenlange Implementierung für etwas, das schon morgen laufen soll?
Wie das in der Praxis aussieht
Ein typischer Arbeitstag mit einem für den Außendienst gebauten CRM: Der Handwerker kommt beim Auftrag an, öffnet auf dem Smartphone den Auftragszettel mit Adresse und Notizen aus der Anfrage, füllt nach Abschluss der Arbeit ein kurzes Formular mit Foto aus, und das System bereitet daraus sofort eine Rechnung vor - versendet, bevor er überhaupt ins Auto steigt.
Wann ein einfaches Tool reicht und wann nicht
Für einen einzelnen Handwerker mit wenigen Aufträgen pro Woche können kurzfristig auch ein Notizblock und Excel reichen. Das Signal, dass es Zeit für ein CRM ist, kommt, sobald: mehr als eine Person im Team arbeitet, Aufträge anfangen verloren zu gehen oder vergessen zu werden, die Rechnungsstellung mehr Zeit kostet, als sie sollte, oder die Kommunikationshistorie mit dem Kunden nur im Kopf einer einzigen Person existiert.
Warum ein Standard-CRM mit der Zeit zu einem System wird, das niemand öffnet, steht in Sie zahlen für ein CRM, das Sie zu 20 % nutzen. Drei Anpassungen, die Sie in zwanzig Minuten selbst schaffen, zeigt Wie ein CRM aussieht, das Sie selbst anpassen. Durch die gesamte Auswahl führt der Leitfaden zur CRM-Auswahl.
Häufige Fragen zu CRM für Handwerker und Dienstleistungsbetriebe
Braucht ein einzelner Handwerker wirklich ein CRM?
Das hängt vom Auftragsvolumen ab. Sobald Aufträge, Termine oder Rechnungsstellung in Notizen und E-Mails unterzugehen beginnen, profitiert meist auch eine Einzelperson von einer einfachen Auftragserfassung und automatischer Rechnungsstellung.
Muss das CRM nur vom Computer aus bedient werden?
Nein - für den Außendienst ist entscheidend, dass Auftragszettel und Rechnungsstellung komfortabel direkt vom Smartphone aus funktionieren, nicht nur technisch „im Browser auf kleinem Display zu öffnen" sind.
Lässt sich die Vorlage für Handwerker vor dem Einsatz ausprobieren?
Ja, die Vorlage lässt sich mit Demodaten ausprobieren - Sie sehen einen echten Auftrag, den Auftragszettel vom Smartphone und eine ausgestellte Rechnung, ohne Änderung an Ihren eigenen Daten.