Drei konkrete Anpassungen, die in einem Standard-CRM ein Support-Ticket und Wartezeit bedeuten: ein eigenes Feld anlegen, die Vertriebsphasen umsortieren und Preise vor einem Teil des Teams verbergen. So sehen sie aus, wenn sie Einstellungen sind.
Die meisten Firmen zerstreiten sich mit ihrem CRM nicht wegen der großen Dinge. Sie zerstreiten sich wegen dreier Kleinigkeiten, die nicht gehen: ein fehlendes Feld, die falsche Reihenfolge der Phasen, und dass der Vertrieb Einkaufspreise sieht.
Dieser Text zeigt, wie diese drei Anpassungen aussehen, wenn sie Einstellungen sind und keine Anfrage an einen Anbieter. Zusammen dauern sie etwa zwanzig Minuten und brauchen niemanden Technischen.
Anpassung 1: ein Feld „Herkunft der Anfrage“
Warum Sie es wollen. Ohne dieses Feld können Sie die Frage nicht beantworten, die über Ihr Marketingbudget entscheidet: woher kommen die Aufträge, die wirklich Geld bringen?
Wie es aussieht. In der Datenbank der Verkaufschancen legen Sie eine neue Spalte vom Typ „Auswahl“ an und tragen die Optionen ein: Empfehlung, Website, Messe, Kaltakquise, Bestandskunde. Fertig.
Von da an bekommt jede neue Anfrage eine Herkunft, und nach drei Monaten haben Sie die erste brauchbare Zahl. Nach einem Jahr eine Entscheidungsgrundlage.
Was mit vorhandenen Daten passiert. Nichts. Bestehende Datensätze haben das Feld leer und Sie füllen es, wenn Sie sie das nächste Mal anfassen - oder nie.
Anpassung 2: Phasen nach Ihrem Prozess
Warum Sie es wollen. Die Standard-Pipeline sieht in jedem CRM ungefähr gleich aus: Anfrage → Angebot → Verhandlung → Abschluss. Sie haben aber zwischen Anfrage und Angebot ein Aufmaß beim Kunden, und genau dort bleiben die meisten Abschlüsse hängen.
Steht die Phase nicht drin, sehen Sie nicht, dass sie hängen bleiben.
Wie es aussieht. Sie ergänzen in der Statusspalte den Wert „Aufmaß“ und schieben ihn an die zweite Stelle. Das Kanban zeichnet sich neu, bestehende Datensätze bleiben, wo sie waren.
Ein Detail nebenbei. Phasen zu entfernen, die niemand nutzt, ist genauso nützlich. Eine Pipeline mit fünf echten Schritten ist lesbarer als eine mit acht theoretischen.
Drei Anpassungen, die anderswo ein Support-Ticket bedeuten
Ein neues Feld, umsortierte Phasen und eine verborgene Preisspalte. Alles Einstellungen, keine Entwicklung, kein Warten auf einen Anbieter.
Anpassung 3: wer den Auftragswert sieht
Warum Sie es wollen. Es geht nicht um Misstrauen. Es geht darum, dass ein Vertriebler auf Provision keinen Grund hat, Einkaufspreise zu sehen, eine Aushilfe nicht alle Kundenkontakte und ein Externer nur seine eigenen Aufträge.
Wie es aussieht. Bei der Spalte „Wert“ legen Sie fest, welche Rollen sie sehen. Die Rolle Vertrieb stellen Sie auf verborgen. Die Spalte verschwindet aus der Tabelle, aus der Detailansicht, aus dem Export und aus allen Ansichten - überall, nicht nur auf dem Bildschirm.
Worauf zu achten ist. Eine Spalte zu verbergen und den Zugriff auf eine ganze Datenbank zu beschränken sind zwei verschiedene Dinge. Das erste regelt „was er im Datensatz sieht“, das zweite „an welche Datensätze er überhaupt kommt“. Die meisten Firmen brauchen beides, an verschiedenen Stellen.
Ein Test, der mehr sagt als eine Demo
Wenn Sie irgendein System testen, versuchen Sie in der ersten Stunde genau diese drei Dinge. Schaffen Sie sie selbst, schaffen Sie sie auch in zwei Jahren. Stoßen Sie auf „schreiben Sie uns, wir richten das ein“, wissen Sie, wie jede weitere Änderung aussehen wird.
Was sich dadurch ändert
Auf den ersten Blick sind das drei Kleinigkeiten. Praktisch ändert sich damit Ihr Verhältnis zum System.
Sie gewöhnen sich die Umgehung ab. Die meisten Firmen gewöhnen sich an ein fehlendes Feld, indem sie es woanders führen. Kann man es ergänzen, entsteht die zweite Erfassung gar nicht erst.
Änderungen hören auf, ein Ereignis zu sein. Dauert eine Anpassung drei Minuten, wird sie gemacht, wenn sie nötig ist. Dauert sie drei Wochen und kostet 600 €, wird sie einmal im Jahr gemacht, und nur die dringendste.
Das System folgt der Firma, nicht umgekehrt. Prozesse ändern sich - eine neue Leistungsart, eine andere Preislogik, eine neue Rolle. Ein System, das sich anpasst, bleibt nützlich. Eines, das es nicht tut, leert sich langsam.
Warum ein Standard-CRM mit der Zeit zu einem System wird, das niemand öffnet, steht in Sie zahlen für ein CRM, das Sie zu 20 % nutzen. Das vollständige Vorgehen für ein eigenes CRM in CRM ohne Programmierer bauen. Details zu Rollen und Sichtbarkeit auf Berechtigungen und Rollen. Durch die gesamte CRM-Auswahl führt der Leitfaden zur CRM-Auswahl.
Häufige Fragen zu CRM-Anpassungen
Zerstören wir damit vorhandene Daten?
Ein Feld zu ergänzen oder eine Phase umzubenennen berührt bestehende Datensätze nicht - das neue Feld ist dort einfach leer. Vorsicht ist nur beim Löschen von Spalten und beim Ändern des Feldtyps geboten, wo das System Sie auf die Folgen hinweist.
Wer sollte solche Anpassungen machen dürfen?
In der Praxis bewähren sich ein bis zwei „Workspace-Admins“ - typischerweise jemand aus Verwaltung oder Betrieb, der den Prozess versteht. Alle anderen haben normale Rollen ohne Recht, die Struktur zu ändern.
Was, wenn wir ein wirklich untypisches Feld brauchen?
Es stehen über zwanzig Spaltentypen zur Verfügung, darunter Formeln, Verknüpfungen zu anderen Datenbanken, Unterschrift oder Dateien. Reicht auch das nicht, bleibt die Anbindung über Webhooks und API - bei gewöhnlichen Unternehmensdaten kommt es dazu aber selten.