Faktura, która powstaje sama w chwili, gdy zlecenie jest gotowe - bez ręcznego przepisywania kwoty, klienta ani pozycji. Pokazujemy, jak złożyć to z typowych bloków automatyzacji.
Ręczne wystawianie faktur ma zawsze ten sam schemat: zlecenie jest gotowe, ktoś otwiera narzędzie do fakturowania, ręcznie przepisuje imię i nazwisko klienta, pozycje i kwotę ze zlecenia, i dopiero wtedy wysyła fakturę. Każdy z tych kroków to okazja do literówki, zapomnianej pozycji albo opóźnionej faktury. Można to rozwiązać tak, aby faktura powstawała sama, dokładnie w chwili, gdy zlecenie zostanie oznaczone jako zakończone.
Jak działa automatyzacja wystawiania faktury
Podstawa jest taka sama jak przy każdej innej automatyzacji no-code - wyzwalacz i łańcuch akcji za nim:
- Wyzwalacz - zmiana statusu zlecenia na „Gotowe" (albo inne zdarzenie, np. podpisanie protokołu).
- Warunek - sprawdzenie, że zlecenie ma uzupełnione dane do faktury (klient, pozycje, kwota).
- Utworzenie faktury - nowy rekord w bazie faktur, wypełniony danymi wprost ze zlecenia.
- Powiadomienie - e-mail albo wiadomość do kolegi, że faktura powstała i czeka na wysłanie.
Wyzwalacz podłączasz do akcji przeciągnięciem.
Status zlecenia zmienia się na Gotowe, automatyzacja to wychwytuje i od razu przygotowuje fakturę - bez jednego ręcznego przepisania.
Co wziąć pod uwagę przy budowie
Skąd czerpać dane. Faktura powinna czerpać wprost z powiązanego rekordu zlecenia (relacja między bazami danych), nie z ręcznie skopiowanych wartości - dzięki temu powiązanie między fakturą a zleceniem pozostaje możliwe do prześledzenia także wstecz.
Kiedy fakturę tylko przygotować, a kiedy od razu wysłać. W mniejszych firmach często ma sens, żeby automatyzacja tylko przygotowała fakturę i powiadomiła osobę, która ją sprawdzi i wyśle sama. Przy większej liczbie zleceń można dodać też automatyczne wysyłanie, najlepiej z warunkiem, który zweryfikuje kompletność danych.
Powiązanie z wydrukiem. Sam rekord faktury to jedno, dokument PDF do wysłania klientowi to drugie. Ten krok da się połączyć z szablonem z placeholderami, który wypełni się danymi z rekordu - więcej w artykule o generowaniu dokumentów z danych.
Co to realnie oszczędza
Oprócz zaoszczędzonego czasu (zwykle 5–15 minut na fakturę, zależnie od złożoności) automatyzacja usuwa najczęstsze źródło błędów - ręczne przepisanie kwoty albo pozycji, które wychodzi na jaw dopiero wtedy, gdy zauważy je klient. Fakturowanie powiązane wprost ze statusem zlecenia dodatkowo oznacza, że faktura nigdy nie zostanie „zapomniana" tylko dlatego, że nikt sobie o niej nie przypomniał.
Ile na zleceniu po odliczeniu przepracowanych godzin realnie zostaje, pokazuje artykuł Agencja, która wie, ile realnie zarobiła na każdym zleceniu.
Częste pytania o automatyczne wystawianie faktur
Czy faktura musi zostać wysłana automatycznie, czy mogę ją najpierw sprawdzić?
Automatyzacja może tylko przygotować fakturę i powiadomić cię, że czeka na sprawdzenie i wysłanie - automatyczne wysyłanie to opcjonalny kolejny krok, a nie obowiązkowy element.
Da się tak wystawiać też faktury cykliczne (abonamenty)?
Tak, zamiast wyzwalacza na status zlecenia używa się wyzwalacza czasowego (np. „pierwszy dzień miesiąca"), reszta automatyzacji pozostaje taka sama.
Co się stanie, gdy zleceniu brakuje danych do faktury?
Dobrze zbudowana automatyzacja powinna obsłużyć ten przypadek warunkiem - zamiast zakładać niekompletną fakturę, powiadomi osobę, żeby uzupełniła brakujące dane.