Imię klienta, adres i kwota wciąż są ręcznie przepisywane do umowy lub oferty? Pokazujemy, jak wygenerować dokumenty bezpośrednio z danych rekordu, za pomocą szablonu z placeholderami.
Umowa, protokół lub oferta mają niemal zawsze taką samą strukturę - zmieniają się tylko konkretne dane: imię klienta, adres, pozycje, kwota, data. Mimo to w większości firm te dane wciąż są ręcznie przepisywane z bazy danych do dokumentu, za każdym razem od nowa. Można to odwrócić: dokument powstaje z danych, a nie na odwrót.
Szablon z placeholderami jako podstawa
Zasada jest prosta. Do szablonu dokumentu, zamiast stałego tekstu, wstawia się placeholdery - na przykład {{imie}}, {{adres}} lub {{kwota_calkowita}}. W momencie, gdy szablon jest używany dla konkretnego rekordu, placeholdery zostają zastąpione rzeczywistymi wartościami z tego rekordu. Jeden szablon może więc wygenerować dowolną liczbę różnych dokumentów, zawsze z poprawnymi, aktualnymi danymi.
Jak placeholdery uzupełniają się same
Uzupełnianie placeholderów nie jest ręcznym krokiem - dzieje się automatycznie w momencie generowania dokumentu z rekordu. Jeśli w proces zaangażowana jest dodatkowo automatyzacja, przed wygenerowaniem można dodać kolejny krok, na przykład wstawienie obrazu, kodu QR do płatności lub połączenie kilku źródeł w jeden wynikowy plik PDF.
Automatyzacja dodaje do tego obraz i generuje jeden plik PDF.
Szablon uzupełnia się danymi z rekordu, automatyzacja dodaje do niego obraz lub załącznik, a oba elementy łączą się w jeden wygenerowany dokument.
Typowe przypadki użycia
- Faktura - pozycje i kwota ze zlecenia, kod QR do płatności, bez ręcznego przepisywania.
- Protokół przekazania - dane zlecenia i klienta, miejsce na podpis.
- Oferta - warianty, ceny i warunki uzupełnione zgodnie z konkretną okazją.
- Umowa - strony, przedmiot i kwota uzupełnione z rekordu klienta i zlecenia.
Ta sama zasada działa też dla zestawów dokumentów - na przykład faktura, protokół i umowa wygenerowane naraz z jednego rekordu, każdy ze swojego szablonu.
Gdzie dokument pozostaje po wygenerowaniu
Wygenerowany dokument nie powinien kończyć jako samotny plik w e-mailu - sensowne jest, żeby pozostał dołączony z powrotem do rekordu, z którego powstał. Dzięki temu przy zleceniu lub kliencie zawsze widać, jakie dokumenty już zostały wygenerowane i kiedy.
Odwrotny kierunek - gdy dokument nie powstaje, lecz przeciwnie, jest odczytywany z przychodzącego e-maila i zakłada rekord - opisuje artykuł AI czyta e-mail i zakłada zlecenie.
Najczęstsze pytania dotyczące generowania dokumentów z danych
Czy dla każdego typu dokumentu muszę tworzyć nowy szablon?
Tak, każdy typ dokumentu (faktura, protokół, oferta) ma zwykle własny szablon z placeholderami, ale jeden szablon można wykorzystywać wielokrotnie dla dowolnej liczby rekordów.
Czy do szablonu można wstawić także obraz lub kod QR, nie tylko tekst?
Tak, szablon może łączyć tekst uzupełniany z placeholderów z obrazami, kodami QR do płatności lub widokami bazy danych, które są wstawiane do dokumentu automatycznie.
Czy można wygenerować kilka dokumentów naraz jako jeden zestaw?
Tak, kilka szablonów (na przykład faktura, protokół i umowa) można wygenerować z jednego rekordu naraz i połączyć w jeden zestaw wydruku do pobrania.