Obrót na projekcie zna każdy. Marżę mało kto - bo przepracowane godziny i wystawiona faktura żyją w różnych narzędziach. Jak połączyć dwie liczby, które już masz, i dlaczego to nieprzyjemnie zaskoczy większość firm.
Zapytajcie w swojej agencji, ile zarobiliście na ostatnim dużym zleceniu. Dostaniecie liczbę z faktury. Zapytajcie, ile z tego zostało - i zapadnie cisza, ewentualnie padnie zdanie „musiałbym to policzyć".
Ta cisza to nie zaniedbanie. To skutek tego, że dwie liczby, które powinny być razem, żyją w różnych narzędziach.
Dlaczego rentowność liczy się dopiero po fakcie
Faktura jest w księgowości. Godziny są w narzędziu projektowym albo w tabeli. Stawki poszczególnych ról zna właściciel i nikt więcej. Żeby powstała marża, ktoś musi to ręcznie połączyć.
A ponieważ to praca, robi się to albo raz na kwartał, albo dopiero wtedy, gdy coś pójdzie źle. Oba momenty są spóźnione: zlecenie jest skończone, cena była uzgodniona, nic nie da się już zmienić.
Rentowność, o której dowiadujecie się po oddaniu projektu, to statystyka. Rentowność, którą widzicie na bieżąco, to zarządzanie.
Co trzeba mierzyć
Zaskakująco mało. Wystarczą trzy rzeczy i wszystkie trzy już w firmie istnieją:
- Ile wystawiliśmy na fakturze (albo jaka jest uzgodniona cena)
- Ile godzin kto przepracował przy tym konkretnym zleceniu
- Jaką stawkę wewnętrzną ma dana rola - nie to, co liczycie klientowi, ale ile ta godzina kosztuje was
Kiedy te trzy rzeczy żyją w jednym systemie, marża nie jest raportem. Jest kolumną.
Obrót zna każdy. Marżę mało kto.
180 000 na fakturze wygląda dobrze. Po odjęciu 214 przepracowanych godzin zostaje z tego 17%.
Przykład, który pasuje do większości agencji
Redesign strony internetowej, uzgodniona cena 180 000 zł. Podział pracy:
| Rola | Godziny | Stawka wewnętrzna | Koszt |
|---|---|---|---|
| Kreacja | 62 h | 700 zł | 43 400 zł |
| Development | 104 h | 800 zł | 83 200 zł |
| Zarządzanie projektem | 48 h | 483 zł | 23 200 zł |
| Razem | 214 h | 149 800 zł |
Zostaje 30 200 zł, czyli marża 17%. Przed doliczeniem kosztów biura, sprzedaży i czasu, którego nikt nie zaraportował.
To nie katastrofa - to normalna liczba. Katastrofa jest wtedy, gdy dowiadujecie się o tym dopiero w grudniu, a przez cały rok według tego samego wzoru wyceniliście kolejnych dwanaście zleceń.
Najczęstsza przyczyna ujemnej marży
Nie jest nią zła cena, tylko niezaraportowane godziny. Praca, której nikt nie zapisał, w marży wygląda jak zysk - dopóki ktoś nie zauważy, że zespół jest przeciążony, a mimo to „wszystko zarabia".
Jak wygląda podgląd na żywo
Kiedy wykazy godzin są powiązane ze zleceniem, marżę da się śledzić na bieżąco. W praktyce oznacza to trzy widoki, które warto mieć:
Zlecenia poniżej progu. Filtr na wszystkie trwające zlecenia, w których marża spadła już poniżej ustalonego procentu. To widok, który warto otwierać raz w tygodniu.
Szacunek vs. rzeczywistość. Ile godzin planowaliśmy na zlecenie i ile ich jest naprawdę. Różnica pokaże, czy problem powstał przy wycenie, czy przy realizacji.
Rentowność według typu pracy. Zsumowana marża ze wszystkich zleceń tego samego rodzaju. Prawie każda agencja po takim przeglądzie odkrywa, że jedna z jej usług od dawna dotuje pozostałe.
Co zrobić, gdy wyjdzie zła liczba
Ujemna albo bardzo niska marża zwykle ma jedną z czterech przyczyn i każda wymaga innej reakcji:
- Źle wyceniono. Rozwiązanie leży w ofercie, nie w realizacji. Pomaga mieć wcześniejsze podobne zlecenia z realnymi godzinami.
- Rozjechany zakres. Klient stopniowo dokładał zadania, a nikt tego nie fakturował. Rozwiązanie: ewidencjonować prace dodatkowe jako osobne pozycje.
- Nieefektywna realizacja. Trwało to dłużej, niż powinno. Rozwiązanie jest wewnątrz zespołu.
- Zły typ zlecenia. Niektóre prace po prostu nie zarabiają. Rozwiązanie to przestać je przyjmować albo wyceniać je inaczej.
Bez liczby nie zrobicie żadnej z tych rzeczy.
Praktyczną instrukcję raportowania czasu znajdziecie w tekście Jak raportować czas w projektach bez tabel w Excelu. Jak wygląda raportowanie na żywych danych, pokazuje artykuł Raportowanie przez kolumny widoku i formuły. Szczegóły dotyczące mierzenia czasu znajdziecie na stronie funkcji Śledzenie czasu. Cały cykl życia zlecenia od zapytania po ocenę opisuje przewodnik po zarządzaniu zleceniami i rentownością.
Najczęstsze pytania o rentowność zleceń
Jak ustawić stawkę wewnętrzną roli?
Najprostsze rzetelne wyliczenie: roczne koszty wynagrodzenia danej osoby (wraz ze składkami) podzielone przez liczbę realnie przepracowanych godzin w roku. Wyjdzie liczba wyraźnie wyższa niż stawka brutto za godzinę - i to właśnie ta kwota powinna być pokryta przez zlecenie.
Co jeśli zespół odmawia raportowania czasu?
Zwykle to nie opór wobec mierzenia, tylko wobec narzędzia. Kiedy wykaz zapisuje się jednym kliknięciem bezpośrednio przy zadaniu, nad którym ktoś pracuje, opór zwykle znika. Kiedy to osobna tabela na koniec miesiąca, nie znika nigdy.
Czy musimy przez to zmieniać fakturowanie?
Nie. Program księgowy zostaje tam, gdzie jest. Do wyliczenia marży wystarczy, że system zna uzgodnioną albo wystawioną na fakturze kwotę przy zleceniu - a to jedno pole.