Eine Rechnung, die sich von selbst anlegt, sobald der Auftrag fertig ist - ohne manuelles Neu-Eintippen von Betrag, Kunde oder Positionen. Wir zeigen, wie Sie das aus gängigen Automatisierungsbausteinen zusammensetzen.
Manuelles Ausstellen von Rechnungen folgt immer demselben Muster: Der Auftrag ist fertig, jemand öffnet das Rechnungstool, tippt Kundenname, Positionen und Betrag von Hand aus dem Auftrag ab und sendet die Rechnung erst dann. Jeder dieser Schritte ist eine Gelegenheit für einen Tippfehler, eine vergessene Position oder eine verspätete Rechnung. Das lässt sich so lösen, dass sich die Rechnung von selbst anlegt, genau in dem Moment, in dem der Auftrag als abgeschlossen markiert wird.
Wie die Automatisierung der Rechnungsstellung funktioniert
Die Grundlage ist dasselbe Muster wie bei jeder anderen No-Code-Automatisierung - ein Auslöser und eine Kette von Aktionen dahinter:
- Auslöser - der Auftragsstatus ändert sich auf „Erledigt" (oder ein anderes Ereignis, etwa die Unterschrift eines Übergabeprotokolls).
- Bedingung - prüft, ob der Auftrag die Rechnungsangaben ausgefüllt hat (Kunde, Positionen, Betrag).
- Rechnungserstellung - ein neuer Datensatz in der Rechnungsdatenbank, gefüllt mit Daten direkt aus dem Auftrag.
- Benachrichtigung - eine E-Mail oder Nachricht an einen Kollegen, dass die Rechnung entstanden ist und auf den Versand wartet.
Sie verbinden einen Auslöser per Drag-and-Drop mit einer Aktion.
Der Auftragsstatus ändert sich auf Erledigt, die Automatisierung erfasst das und bereitet sofort die Rechnung vor - ohne ein einziges manuelles Abtippen.
Was Sie beim Aufbau beachten sollten
Woher die Daten stammen. Die Rechnung sollte direkt aus dem verknüpften Auftragsdatensatz schöpfen (eine Relation zwischen Datenbanken), nicht aus manuell kopierten Werten - so bleibt die Verbindung zwischen Rechnung und Auftrag auch später nachvollziehbar.
Wann die Rechnung nur vorbereiten und wann direkt versenden. Bei kleineren Unternehmen ist es oft sinnvoll, die Automatisierung die Rechnung nur vorbereiten zu lassen und eine Person zu benachrichtigen, die sie prüft und selbst versendet. Bei höherem Auftragsvolumen lässt sich auch der automatische Versand ergänzen, idealerweise mit einer Bedingung, die die Vollständigkeit der Daten prüft.
Anbindung an die Druckausgabe. Der Rechnungsdatensatz selbst ist eine Sache, das PDF-Dokument zum Versand an den Kunden eine andere. Dieser Schritt lässt sich an eine Vorlage mit Platzhaltern anbinden, die mit Daten aus dem Datensatz gefüllt wird - mehr dazu im Artikel zum Erzeugen von Dokumenten aus Daten.
Was das tatsächlich einspart
Neben der eingesparten Zeit (typischerweise 5–15 Minuten pro Rechnung, je nach Komplexität) beseitigt die Automatisierung die häufigste Fehlerquelle - einen von Hand falsch abgetippten Betrag oder eine falsche Position, die erst auffällt, wenn der Kunde sie bemerkt. Eine Rechnungsstellung, die direkt an den Auftragsstatus gekoppelt ist, sorgt außerdem dafür, dass eine Rechnung nie nur deshalb „vergessen" bleibt, weil niemand daran gedacht hat.
Was an einem Auftrag nach Abzug der geleisteten Stunden wirklich übrig bleibt, zeigt Die Agentur, die weiß, was sie wirklich verdient hat.
Häufige Fragen zum automatischen Ausstellen von Rechnungen
Muss die Rechnung automatisch versendet werden, oder kann ich sie vorher prüfen?
Die Automatisierung kann die Rechnung auch nur vorbereiten und Sie benachrichtigen, dass sie auf Prüfung und Versand wartet - der automatische Versand ist ein optionaler zusätzlicher Schritt, kein Pflichtbestandteil.
Lassen sich so auch wiederkehrende Rechnungen (Pauschalen) ausstellen?
Ja, statt eines Auslösers auf den Auftragsstatus verwenden Sie einen Zeitauslöser (zum Beispiel „am ersten Tag im Monat"), der Rest der Automatisierung bleibt gleich.
Was passiert, wenn dem Auftrag Rechnungsangaben fehlen?
Eine gut gebaute Automatisierung sollte diesen Fall mit einer Bedingung abfangen - statt eine unvollständige Rechnung anzulegen, benachrichtigt sie lieber eine Person, damit die fehlenden Angaben ergänzt werden.