Bevor Sie Unternehmensdaten irgendeinem System anvertrauen, lohnt es sich zu wissen, wo Ihre Verantwortung endet und die des Anbieters beginnt. Wir fassen zusammen, wonach Sie fragen sollten und wovon Sie sich sicher sein sollten.
Die Frage „ist das sicher" stellt sich bei jedem System, dem ein Unternehmen seine Daten anvertraut - und es ist die richtige Frage. Das Problem ist, dass die Antwort entweder zu allgemein ausfällt („ja, natürlich") oder so technisch, dass sie niemandem bei einer echten Entscheidung hilft. Sinnvoller ist es, Sicherheit in konkrete, überprüfbare Fragen aufzuteilen.
Drei Fragen, deren Antwort Sie kennen sollten
Wer sichert die Daten, und wie oft. Bei einer Cloud-Anwendung sollte die Datensicherung Teil der Plattform sein, nicht etwas, das jedes Team separat mit einem eigenen Export in eine Datei lösen muss.
Wer im Team was sieht und ändern darf. Ein gemeinsames Passwort für eine einzige Datei ist keine Zugriffskontrolle - echte Berechtigungen bedeuten, dass jede Person im Team nur das sieht, was ihr laut Rolle zusteht.
Ob nachträglich sichtbar ist, wer was geändert hat. Wenn etwas schiefgeht (ein falscher Wert, ein gelöschter Datensatz), sollte es einen Weg geben herauszufinden, wer das wann getan hat - ohne diese Nachvollziehbarkeit wird ein Fehler nur behoben, aber nie verstanden.
Wovon Sie sich bei jedem Unternehmenssystem sicher sein sollten
Drei Grundfragen, die jeder Anbieter eines Unternehmenssystems klar beantworten können sollte - unabhängig davon, wie er sie technisch löst.
Was die Plattform für Sie bereits löst
Zugriffskontrolle nach Rolle, nicht nach gemeinsamem Passwort, gehört zu den Dingen, die Apexloop direkt löst - Berechtigungen werden auf Ebene der Seite, der Datenbank und einzelner Spalten eingestellt und vererben sich automatisch in Unterseiten, sodass Sie sie nicht für jeden Auftrag oder Kunden einzeln einstellen müssen. Ausführlich beschreiben wir das im Artikel zu den Zugriffsrechten.
Bei konkreten Fragen zu Backups und Infrastruktur, die sich je nach Bereitstellungsart und Plan unterscheiden, empfehlen wir ein kurzes Gespräch - Sie bekommen eine genaue Antwort für Ihren konkreten Fall, keine allgemeine Aussage.
Wonach Sie fragen sollten, egal welches System Sie in Betracht ziehen
Ob Sie Apexloop oder etwas anderes in Betracht ziehen - es lohnt sich, jeden Anbieter nach denselben drei Dingen zu fragen: wie oft und wohin gesichert wird, wie der Zugriff einzelner Teammitglieder gesteuert wird, und ob eine Änderungshistorie nachvollziehbar ist. Eine Antwort wie „wissen wir nicht" oder eine ausweichende Antwort ist selbst schon eine nützliche Information.
Dieselbe Art Fragen, aber für KI-Werkzeuge - wohin die Daten gehen, wer sie hält und ob darauf trainiert wird - finden Sie in Sie laden Firmendaten in eine KI. Wo landen die?.
Häufige Fragen zu Backups und Datensicherheit
Muss ich mich selbst um Backups kümmern, oder übernimmt das die Plattform?
Bei einer Cloud-Anwendung sollte die Datensicherung Teil der Plattform sein. Für genaue Details je nach Ihrem Plan und Ihrer Bereitstellungsart melden Sie sich direkt bei uns - wir besprechen das gerne anhand Ihres konkreten Falls.
Wie finde ich heraus, wer im Team einen bestimmten Datensatz geändert hat?
Der Änderungsverlauf eines Datensatzes zeigt, wer wann einen Wert geändert hat - die Grundvoraussetzung dafür, einen Fehler nicht nur zu beheben, sondern auch zu verstehen, warum er entstanden ist.
Ist es sicherer, Daten in Excel auf dem eigenen Rechner zu haben, oder in einer Cloud-Anwendung?
Eine lokale Datei ohne Zugriffskontrolle und ohne Backup ist anfälliger für Datenverlust (Festplattendefekt, versehentliches Löschen) und dafür, dass jeder Zugriff hat, der an die Datei selbst gelangt. Eine Cloud-Anwendung mit rollenbasierter Zugriffskontrolle und zentralen Backups verringert dieses Risiko deutlich.