Ein Angebot, eine Kundenliste, eine Gehaltstabelle - täglich wirft jemand im Team so etwas in ein KI-Werkzeug. Drei Orte, an denen diese Daten landen können, und neun Fragen, die man einem Anbieter vor einem Vorfall stellen sollte.
Eine Szene, die sich heute in jeder zweiten Firma abspielt: ein Kollege soll ein Angebot schreiben, fügt eine Preisliste, den Vertrag vom letzten Jahr und eine Kontaktliste in einen KI-Chat ein, damit das Modell Kontext hat. Dreißig Sekunden später hat er den Text. Niemand hat gefragt, wohin diese drei Anhänge gegangen sind.
Das ist keine Unachtsamkeit. Es ist die normale Reaktion auf ein Werkzeug, das funktioniert. Die Frage „wohin geht das“ hat schlicht keinen Ort, an dem sie gestellt würde.
Die Frage lautet nicht „KI ja oder nein“
Ein KI-Verbot in der Firma funktioniert heute nicht. Die Leute umgehen es über den privaten Account und Sie erfahren nichts davon - ein schlechterer Zustand als der ursprüngliche.
Die nützliche Frage lautet anders: in welche der drei Kategorien fällt das Werkzeug, das wir nutzen?
1. Öffentlicher Dienst auf einem kostenlosen Konto. Registrierung per Mail, Bedingungen akzeptiert, los geht's. Bei kostenlosen Tarifen ist es üblich, dass der Anbieter Eingaben zur Verbesserung des Dienstes nutzen darf. Kein Skandal - es steht in den Bedingungen, die niemand liest.
2. Bezahltes Werkzeug ohne Auftragsverarbeitungsvertrag. Sie zahlen, haben aber nichts unterschrieben. Sie wissen nicht sicher, wo die Daten physisch liegen, wie lange sie gehalten werden und wer Zugriff hat.
3. Plattform mit Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Es gibt ein unterschriebenes Dokument, das sagt, wo die Daten liegen, wie lange, wer sie verarbeitet und was damit nicht geschehen darf.
Der Unterschied zwischen der dritten und den ersten beiden liegt nicht in der Technik. Er liegt darin, dass Sie bei der dritten etwas vorzeigen können.
Drei Orte, an denen Ihre Daten landen können
Den Unterschied macht nicht die Modellqualität, sondern das Papier. Entweder Sie wissen, wo die Daten liegen und wie lange, oder Sie vermuten es.
Neun Fragen an den Anbieter
Diese Liste lohnt sich bei jedem Werkzeug, in das Firmendaten fließen. Die Antworten sollten in der Dokumentation auffindbar sein, nicht am Telefon versprochen.
Zu den Daten
- Werden unsere Eingaben zum Training von Modellen verwendet?
- Wie lange werden Daten nach dem Löschen in der Oberfläche aufbewahrt?
- Können wir alle Daten jederzeit exportieren, und in welchem Format?
Zum Ort
- Wo laufen die Server physisch?
- Werden Daten außerhalb der EU übermittelt, und auf welcher Grundlage?
- Wer sind die Unterauftragsverarbeiter - welche weiteren Firmen sind beteiligt?
Zu Vertrag und Zugriff
- Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag und ist er ohne langes Verhandeln verfügbar?
- Wer auf Anbieterseite kann unsere Daten sehen, und unter welchen Umständen?
- Wie erfahren wir von einem Sicherheitsvorfall?
Frage eins ist die nützlichste
Die Antwort steht meist in zwei Minuten in den Nutzungsbedingungen und entscheidet, ob das Werkzeug für irgendetwas Sensibles taugt. Hat ein Anbieter sie nicht klar aufgeschrieben, ist das selbst eine Antwort.
Was das praktisch heißt
Sie brauchen keine zehnseitige Richtlinie. Drei einfache Regeln, die sich das Team merkt, genügen:
Teilen Sie Daten in drei Kategorien. Öffentlich (Marketingtexte, Preisliste auf der Website), intern (Angebote, Prozesse) und sensibel (personenbezogene Daten, Gehälter, Gesundheitsdaten, Geschäftsgeheimnisse). Sagen Sie für jede Kategorie, welches Werkzeug verwendet werden darf.
Legen Sie ein freigegebenes Werkzeug fest. Die häufigste Ursache eines Abflusses ist kein böser Wille, sondern dass jeder sein eigenes gefunden hat. Hat ein Team eine klare Option, die funktioniert, hört das Suchen auf.
Personenbezogene Daten haben eine Sonderregel. Namen, Kontakte, Gesundheitsdaten von Kunden - hier nur ein Werkzeug, mit dem Sie einen Vertrag haben und dessen Standort Sie kennen.
Prüfen Sie den rechtlichen Rahmen
Regeln zur Verarbeitung personenbezogener Daten und zum Einsatz von KI-Systemen werden in der EU laufend präzisiert und unterscheiden sich je nach Einsatzzweck. Bevor Sie interne Regeln beschließen, prüfen Sie den aktuellen Stand mit Ihrem Anwalt oder Datenschutzbeauftragten - dieser Artikel ist eine praktische Orientierung, keine Rechtsberatung.
Warum das kein Grund ist, KI zu meiden
Gehen Sie die neun Fragen durch, fällt etwas Überraschendes auf: der größte Teil des Risikos hat nichts mit KI zu tun. Er hat damit zu tun, dass Sie Firmendaten an einen fremden Dienst schicken - was Sie bei Cloud-Speicher und E-Mail auch tun, nur haben Sie sich daran gewöhnt.
Der Unterschied ist nur, dass die KI-Kategorie jung ist und viele Anbieter erst nachholen, was anderswo Standard ist. Deshalb lohnen sich die Fragen. Und die Antwort „ja, das haben wir geregelt, hier ist der Vertrag“ gibt es heute.
Wie Apexloop Backups, Verfügbarkeit und Verantwortung für Daten regelt, steht in Backups und Datensicherheit. Wer im Team welche Daten sieht, in Zugriffsrechte und Datensichtbarkeit. Unser Auftragsverarbeitungsvertrag ist öffentlich unter Datenverarbeitung.
Häufige Fragen zu Firmendaten und KI
Ist es sicher, ein Kundenangebot in eine KI zu geben?
Das hängt vom Werkzeug ab. Bei einem Dienst mit Auftragsverarbeitungsvertrag und ohne Training auf Eingaben ist es gängige Praxis. Auf einem kostenlosen öffentlichen Konto heißt es, dass der Inhalt Ihre Kontrolle verlässt - und wenn Kontakte oder Preise darin stehen, sollte man es lassen.
Wie erkenne ich, ob auf unseren Daten trainiert wird?
Suchen Sie in den Bedingungen nach „Training“ oder „Verbesserung unserer Dienste“. Bei Geschäftstarifen ist Training auf Kundendaten meist ausdrücklich ausgeschlossen, bei kostenlosen Konten oft erlaubt.
Reicht es, wenn die KI in der EU läuft?
Das ist ein wichtiger Teil der Antwort, aber nicht die ganze. Neben dem Serverstandort klären Sie Aufbewahrung, Unterauftragsverarbeiter und Training - ein in der EU laufender Dienst kann bei allen dreien unbefriedigend eingestellt sein.