Nicht jeder sollte die Marge sehen, eine Kundenseite sollte nur lesend bleiben, und ein Techniker muss keine Preise sehen. Wir zeigen, wie Sie einmal und dauerhaft festlegen, wer im Team was sehen und ändern darf.
Die Frage „wer sollte das eigentlich sehen" taucht in jedem wachsenden Unternehmen früher oder später auf - die Marge bei einem Auftrag, persönliche Daten von Kunden, interne Notizen zu einer Geschäftsverhandlung. Die Lösung ist nicht eine einzige gemeinsame Datei für alle, sondern Zugriffsrechte so genau einzustellen, wie Sie es tatsächlich brauchen, ohne sie dabei ständig neu einstellen zu müssen.
Drei Ebenen, auf denen Berechtigungen eingestellt werden
Seite oder Datenbank - wer überhaupt Zugriff darauf hat und ob nur lesend oder auch bearbeitend.
Spalte - ein bestimmtes sensibles Feld (Marge, personenbezogene Daten, interne Notiz) lässt sich unabhängig davon einschränken, wer den Rest des Datensatzes sieht.
Teilen nach außen - was nur für das Team bestimmt ist und was sich sicher auch außerhalb des Unternehmens teilen lässt, etwa mit einem Kunden oder auf einer öffentlichen Website.
Berechtigungen, die sich vererben, statt ständig neu eingestellt zu werden
Seiten und Unterseiten lassen sich endlos ineinander verschachteln, und Berechtigungen vererben sich von oben nach unten - Sie stellen sie einmal auf der obersten Ebene ein, und sie gelten dann in allen Unterseiten und Aufträgen darunter, ohne dass Sie sie einzeln einstellen müssen.
Seiten lassen sich endlos ineinander verschachteln, Berechtigungen vererben sich.
Der Zugriff wird einmal auf oberster Ebene eingestellt und gilt danach in allen Unterseiten - Sie müssen ihn nicht für jeden Auftrag oder Kunden einzeln einstellen.
Eine sensible Spalte separat, unabhängig von der Seite
Manchmal geht es nicht um eine ganze Seite, sondern um ein bestimmtes Feld - etwa die Marge bei einem Auftrag, die nur die Vertriebsleitung sehen soll, während der Rest des Teams den Rest des Datensatzes sieht. Die Einschränkung auf Spaltenebene funktioniert unabhängig davon, wer Zugriff auf die Seite als Ganzes hat, lässt sich also beliebig kombinieren.
Sicheres Teilen nach außen
Nicht alles ist nur für das interne Team bestimmt. Eine Ansicht, Seite oder ein Bericht lässt sich nach außen teilen - nur lesend, mit einem Kunden, oder sogar als strukturierte Daten (JSON) zur Anbindung an Ihre eigene Website oder App. Teilen nach außen ist immer eine ausdrückliche Entscheidung, nicht der Standardzustand.
Wie Sie die Einstellung planen
Bevor Sie mit dem Einstellen der Berechtigungen beginnen, lohnt es sich, drei Fragen zu beantworten: Wer im Team soll sensible Felder sehen (Preise, Margen, personenbezogene Daten), wer soll nur lesen und wer auch bearbeiten, und was - falls überhaupt etwas - soll auch außerhalb des Unternehmens sichtbar sein. Die Antworten fließen dann in eine Rollenstruktur ein, die Sie einmal einstellen und die im gesamten System gilt.
Wie das Verbergen einer einzelnen Spalte in der Praxis aussieht - zusammen mit zwei weiteren CRM-Anpassungen - zeigt Wie ein CRM aussieht, das Sie selbst anpassen.
Häufige Fragen zu Zugriffsrechten
Muss ich die Berechtigungen für jeden Auftrag einzeln einstellen?
Nein, dank der Vererbung von Berechtigungen reicht es, den Zugriff auf oberster Ebene einzustellen (zum Beispiel die gesamte Auftragsdatenbank), und er gilt danach automatisch in allen Unterseiten und Datensätzen darunter.
Lässt sich nur ein Feld einschränken und der Rest des Datensatzes sichtbar lassen?
Ja, die Einschränkung auf Spaltenebene funktioniert unabhängig von den Berechtigungen für die gesamte Seite - ein sensibles Feld (etwa die Marge) sieht dann nur die ausgewählte Rolle, während der Rest des Teams den Rest des Datensatzes sieht.
Ist es sicher, eine Ansicht direkt mit einem Kunden zu teilen?
Ja, das Teilen nach außen lässt sich als nur lesend einstellen, sodass der Kunde den aktuellen Status sieht (etwa den Fortschritt des Auftrags), aber nichts ändern oder interne Felder sehen kann, die nicht Teil der geteilten Ansicht sind.