Kanban zeigt Datensätze als Karten, die nach der Phase, in der sie sich gerade befinden, in Spalten aufgeteilt sind - etwa "Neue Anfrage", "Angebot gesendet", "In Umsetzung", "Erledigt" bei Aufträgen, oder "Zu erledigen", "In Bearbeitung", "Erledigt" bei Aufgaben. Das Verschieben einer Karte zwischen Spalten (meist per Ziehen mit der Maus) entspricht einer Statusänderung des Datensatzes.
Die Methode stammt aus der Fertigungssteuerung (japanisch "Kanban" bedeutet Signalkarte) und verbreitete sich in der Software wegen ihrer Übersichtlichkeit - auf einen Blick ist erkennbar, wo etwas ins Stocken gerät, ohne dass irgendetwas gezählt oder gefiltert werden muss.
In einer Datenbankanwendung ist Kanban nur eine von mehreren Ansichten derselben Daten - denselben Auftragsdatensatz, den der Vertrieb als Karte im Kanban sieht, kann die Finanzabteilung als Zeile in einer Tabelle mit denselben, nur anders dargestellten Werten verfolgen.
Siehe auch: Was ist eine Ansicht, Ein Aufgabentool ist kein System, Wie ein CRM aussieht, das Sie selbst anpassen.